机关档案工作管理存在的问题及对策探析

文/奎屯市园林局 宋荣辉

机关档案工作管理存在的问题及对策探析

文/奎屯市园林局 宋荣辉

本文立足当前党政机关档案工作实际，从目前机关档案工作管理现状出发，分析了现阶段党政机关档案管理工作存在的问题，并提出了促进机关档案工作的对策和建议，以期对各级党政机关内部档案管理工作的发展提供有益参考。

机关；档案；问题；对策

机关档案是机关行政机构从事管理活动过程中形成的真实记录，以提高机关工作效率和质量为目的，是维护机关历史真实面貌的一项重要的基础性工作。国家工作人员通过参考整理的历史工作记录来预测未来工作方向、维护国家相关政策、维持社会秩序和学习工作方法，以及保持国家政策科学决策的连续性和有效性，具有凭证价值的不可替代作用。当前，随着时代的发展与科技的进步，带动了整个社会与经济的快速成长，行政机关的档案管理工作也提出了新的要求，尤其是随着社会各领域全面深化改革工作的纵深发展，档案管理工作成为单位改制后开展业务和历史研究的重要依据，对本单位的正常运转和良好运行发挥着重要作用，但是，档案管理工作如何才能充分运用与发挥管理效能与价值，如何才能更好地为单位的良好发展提供有力支撑，已然是时下每一机关单位亟待解决的问题。

一、机关档案工作存在的问题

（一）档案员身份编制存在的问题。少数机关单位没有真正意识到档案的重要性，没有对档案工作进行认真的管理，存在敷衍的态度，且连基本的专职档案员都没有配备。一方面由于机关工作繁杂，人手编制不足，部分机关单位未配备专职档案员，采取聘用工勤人员、临时工和向下级单位借调人员等方式应付档案工作。另一方面主要是因为领导档案管理意识缺乏，没将档案工作作为机关的一项基础业务来抓。

（二）机关档案归档立卷制度建设方面存在的问题。一是机关工作人员未能全体参与档案工作，不利于全员档案工作意识的建立。建立部门归档(立卷)制度，需要建立由各处室兼职档案员组成的档案管理网络，并且各处室负责人要为档案的收集、整理、移交工作负总责。二是不利于理顺机关档案工作职能，明确各部门的职责和任务。部分单位未实施部门归档(立卷)制度，档案工作经常出现职责不清，相互推诿的情况，造成档案遗失，收集不全。三是专职档案员工作量过大，年末归档工作难以完成，不得已聘请社会档案整理公司或者临时档案整理人员突击完成整理任务。

（三）机关档案利用工作存在的问题。一是针对公众利用限制，手续繁琐，控制严格。由于国家法律层面的原因，机关档案室主要针对本机关内部工作服务，而早期的政务信息公开程度偏低，很多档案未按照要求移交到档案馆。因此社会大众需要查询利用较早时期的政务信息很难。二是利用方式原始，利用效率不高。社会迅速发展带来信息技术快速更新，但机关档案的发展步伐相对偏缓。三是档案业务基础较差、档案收集不全。机关档案室普遍存在只重视收集正式公文，对其他文件材料和其他门类档案收集力度不够。

二、改善机关档案工作的对策建议

（一）加强机关专职档案员队伍建设。一是要配备正式编制档案员。工作人员的配备是档案工作的基石，因此机关档案工作必须至少配备一名正式身份的专职档案员。二是要加强档案员业务学习和培训力度，提升档案人员业务技能和素质。档案信息化建设、电子政务、办公自动化建设也在稳步推进，这就迫使机关专兼职档案员不仅要具备扎实的档案业务功底，还要有较强的服务能力和档案管理水平。三是由于档案工作连续性强、持续时间久，所以要建设并稳定档案员队伍。同时提高档案工作人员的待遇水平，并为档案员创造职务提升空间，调动他们的主动性和积极性。

（二）在机关档案工作中积极推行部门归档(立卷)制度。

实施部门归档(立卷)制度，首先必须建立相应的管理制度，落实制度才能行之有效。机关单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。其次，要加强档案知识学习和加大档案业务培训力度。机关必须加强档案业务学习和培训，对档案人员进行再教育，更新其知识结构，促使他们适应新形势，跟上机关档案工作的发展趋势，全面提高综合素质，适应机关档案工作发展速度。最后，评比表彰，积极推动。建立良好的档案工作激励机制，有利于进一步稳定专兼职档案员队伍，稳定档案收集和整理群体，提高档案收集和整理效率，提升档案齐全率和档案整理规范率。

总之，机关档案工作是新时期档案事业发展的一项战略任务，随着我国经济的发展，档案管理工作也必将面临更大的挑战，相信通过各级政府、档案行政管理部门、各部门领导、档案工作人员以及全社会的共同努力，机关档案管理工作的科学化、规范化、制度化的目标一定会早日实现。

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