我国高校档案管理信息化研究

文/朔州师范高等专科学校 常江

我国高校档案管理信息化研究

文/朔州师范高等专科学校 常江

本文从档案管理信息化内涵入手，分析了目前我国高校档案信息化管理进程中存在的主要问题，并针对这些问题提出了加大软硬件基础设施经费投入、提高管理者综合素质、建立制度保障体系、健全安全机制等应对策略。

高校；档案管理信息化；对策

档案工作的根本目的是提供一种便利的信息渠道为社会服务。高校档案管理作为一种信息管理资源，其重要性不言而喻。21世纪是信息化的时代，如何实现高校档案管理信息化，怎样让档案管理在教学、科研、教育改革中发挥重要作用，已经成为高校管理者思考的重要议题。随着计算机信息技术的不断演进和校园科学技术水平的持续推广，用信息化管理模式来管理高校档案已经成为发展的必然，也是衡量高校管理是否完备的重要指标。高校档案管理信息化的本质是以计算机网络建设为基础，将纸质档案数字化、规范化的一种资源组建模式。因此，加快高校档案管理信息化进程，综合开发利用档案管理信息资源，是当前高校档案建设的重要任务。

一、档案管理信息化的内涵

档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案信息资料通过加工处理，应用计算机网络和数字化原理等大数据信息库技术，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，从而实现档案信息资源的社会化共享，提高档案信息的利用率。

传统的档案管理是建立在纸介质基础上，工序复杂效率低。而现代档案管理的信息化主要是通过网络进行信息的传递，利用计算机及互联网平台将信息进行收集、整理、归档、编目、检索，建立大数据库平台。档案管理信息化方便了资料的存取和与国外网络的连接，能充分开发和利用档案信息，为高校内部和社会广大用户提供各种检索服务、文献数据库信息、咨询服务、查询服务，实现资源共享。

二、高校档案管理信息化存在的问题

目前，我国高校信息化管理面临诸多问题，比如：思想观念滞后、软硬件基础设施建设落后、高校档案管理人员综合素质普遍偏低、信息化管理制度还不够健全等，这些问题急需解决。

（一）信息化意识不强，思想观念滞后。高校档案信息化管理是现代高校信息资源的合理分配和有效利用，所以档案管理工作的内容和方式应不断发展创新。但在实际工作中，许多校领导还没有清楚地认识到高校档案管理的重要意义和价值，对档案信息化建设的进程不太重视。档案管理人员信息化意识不强，思想观念滞后，缺乏创新意识和创新实践。还有一些人依然固守传统落后观念，认为信息化管理档案效果不大。总体而言，现代高校管理人员对档案信息化管理缺乏深刻认识，他们认为档案工作是一项附带性工作，忽视了它的重要性，所以在行动上表现出安于现状的工作态度。

（二）经费投入少，软硬件基础设施建设落后。根据相关调查数据显示，我国大多数高校档案都存在信息网封闭的问题，还没能实现数字化资源的共享和有效传递。我国高校普遍存在的问题是对基础设施的经费投入少，基础设施落后，主要表现为：很多高校打印机、扫描仪、计算机等办公设施落后且简陋，而档案管理信息化建设首先需要有现代化的基础设施。除此之外，与硬件设施相配合的软件设施也比较落后，软件达不到信息的现代化要求，无法实现信息的跨库检索，在实际的应用过程中，有诸多不便。

（三）高校档案管理人员的综合素质有待提高。高校档案信息化专业要求比较高，需要档案管理与信息管理做到有机结合。这对于传统的档案管理人员来说，是一项不小的挑战。我国目前从事档案管理的人员大多是一些退休教师，他们的专业知识体系较为传统，计算机知识更是薄弱，有些甚至连计算机最基本的操作应用都很难掌握，还有一些档案管理者学历水平较低，既不懂专业又不懂技术，信息化管理对于他们来说更是举步维艰。高校档案管理工作其实是一项偏技术性的工作，对工作人员的专业要求和技术要求都比较高，我国高校在人才综合素质这方面还比较欠缺，既跟不上信息化对档案管理的要求，又跟不上网络全球检索服务的要求。

（四）信息化管理制度还不够健全。任何管理工作都需要相关制度加以保障，高校档案信息化管理对制度保障要求相对比较高，所以必须建立一套行之有效的制度来规范和保障档案管理。然而，我国大多数高校行政管理制度不健全，体系不完备，程序不统一，加之其它辅助性管理制度缺失，直接影响了我国高校档案管理的信息化建设进程。

三、高校档案信息化管理对策

如前所述，高校档案管理信息化是实现高校公共服务的基础工程，体现了现代大学的办学水平、办学质量和管理层次。信息化管理既是机遇又是挑战。根据前期建设的问题及经验，笔者认为应该从以下四个方面提出对策：

（一）加大经费投入，加强各种软硬件基础设施建设。加大经费投入力度，加强各种软硬件设施建设是我国高校档案管理信息化的基础。计算机、打印机、扫描仪等硬件设施需配套使用，还要开发、引进、创新相关的档案管理软件设施，保障和完善各种软硬件基础设施的安装和维护。

（二）提高高校档案管理人员的综合素质。高素质人才是提高高校档案管理信息化的关键，建议从以下三个方面进行：一是人才引进。为了提高档案管理人员的综合素质，需要严把质量关，把业务素质和信息技术处理能力作为招聘人才的要求，用高知识素养来扩充档案管理人才队伍。二是强化档案管理人员的学习意识和创新意识。高校应该鼓励和支持档案管理人员学习专业知识，拓宽视野，不断学习充电，掌握档案管理的前沿理论和技术，实现档案管理从传统型向信息化、规范化、现代化的过度。三是注重对档案工作人员的培养。高校应贯彻“走出去”“引进来”的原则，多开展继续教育、定期培训、技术研讨等各种形式的专业学习，提高档案管理人员的普遍素质。

（三）建立相关的管理制度保障体系。“无规矩不成方圆”，高校档案管理信息化需要建立一套完整系统的制度保障体系。全面核查案卷，将有用信息补充完整，无用信息剔除；对案卷重新整合，规范化管理，将页码、目录、标题一一补充完整；按统一分类标准进行分类，规范检索查询索引，提高查询效率。

（四）健全高校档案管理信息化安全机制。档案属于个人隐私，所以一定要保障档案管理的信息安全。防止档案信息泄露，首先要保障高校网络运行环境的安全，因为信息化管理的过程中，会大量使用计算机等网络媒介进行信息的储存、管理和使用，一旦运行环境出现漏洞，很容易因遭受电脑黑客攻击而造成信息的泄露，这会给档案系统管理造成严重威胁。其次要保障档案信息本身的安全。在管理人员进行信息编目整理的过程中，使用规范化的网络设备操作，以防信息数据丢失或破坏；除此之外，还要严格审核网上数据信息，设置网上访问权限，保障个人隐私安全，并定期排查、更新和备份。

总之，高校档案信息化建设不可能一蹴而就，需要高校档案管理领导和档案工作人员齐心协力、不断探索，需要高校相关部门积极配合，才能迈向新台阶，与世界高校档案管理的国际化接轨。

[1]章邺.论高校档案信息化管理[J].盐城师范学院学报（人文社会科学版）,2012(12).

[2]谷丽萍.高校档案信息化建设[J].山西大同大学学报（社会科学版）,2009(10).

[3]程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报（哲学社会科学版）,2009(3).