浅析秘书人员所必备的综合素质

文/钦州市开发投资集团有限公司 覃舒

浅析秘书人员所必备的综合素质

文/钦州市开发投资集团有限公司 覃舒

秘书是各机构中枢系统中负责承上启下、协调左右，为决策层起参谋、助手作用的关键人物，秘书的综合素质决定了其工作的成效。

秘书人员；综合素质

何谓秘书？政党内之要职、商业机构内的文职人员、香港决策局的最高级公务员职位、美国联邦政府的部长英文名称亦为（总统的）部会秘书，如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army，平时称为部长先生M r.Secretary。由此可见秘书人员及其地位和角色的十分复杂性，在现实秘书工作中，对秘书这一职业的综合素质提出了相当高的要求，知识、能力、个性心理和气质性格方面是秘书人员综合素质要求的重要标准，与秘书工作的质量与效率密不可分。

一、知识

秘书人员所具备的知识应多元化且不断更新，这样才能更好地发挥参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用。秘书的知识结构主要包括基础知识、专业知识和相关辅助知识三类。

（一）秘书的基础知识是衡量一个人能否成为合格秘书人员的基本条件。基础知识越扎实、丰富，秘书人员的潜力发挥就越大。秘书人员的基础知识主要包括自然科学知识、社会科学知识两方面。

自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识秘书人员都应掌握。据有关研究表明，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，秘书也都不能忽视。如秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验立足于科学决策的基础之上。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。秘书作为枢纽人员，法律知识是必备的基础知识，做到知法、懂法、守法、护法，才能成为名副其实的“参谋助手”。

（二）秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

秘书专业的基础知识是秘书知识体系中的核心部分，是秘书人员与其他专业人员区别的基本标志，包括秘书业务理论知识和工作方法技能，如文书撰写、制作、处理和档案管理；调查研究、信息收集；会务安排、会场布置及服务；日常事务管理；协调管理等。行业专业知识是秘书人员所服务的行业、系统的专业知识，比如在政府机关工作的秘书人员就需要具备行政管理等方面的知识，在工厂工作的秘书人员理应通晓产品设计、质量管理，产品的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识等方面的基本知识。以及其他处于教育、文化、军事、医疗、外事等不同行业的秘书人员，也应分别具有各自行业的专业知识。

（三）相关辅助知识。多样的辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。但它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。过程定会表现出心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。熟悉电脑操作和办公自动化设备的使用，新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机及光学符号阅读器、缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变了秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高了办公效益和管理水平。

二、能力

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。

（一）秘书人员进行基础职业活动所必需的基本能力。具体包括如下几方面的内容：

1.观察能力。秘书工作每天都会面对大量需要解决的实际问题，分析、研究、解决这些问题，是现代秘书工作的重要内容,这正是所谓“研究新情况，发现新问题”。而分析、研究、解决问题，就需要避免主观臆断，需要对问题有正确的判断和全面的把握，就需要发现事物现象和本质之间的联系，以便于更好地解决问题。而这一切首先必须从观察开始。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。

2.记忆能力。良好的记忆能力是现代秘书的基本能力之一。信息管理职能的实现需要秘书有良好的记忆力。秘书部门是机构的信息枢纽站、集散地，信息的收集、贮存、加工、输出、反馈等处理过程，需要秘书具有良好的记忆能力，以确保信息的保真度和传递的有效性。

3.分析判断能力。分析判断能力是指人对事物进行剖析、分辨和研究的能力。具备良好的分析判断能力，既是秘书工作的要求，也是领导对秘书人员的要求。分析判断能力较强的人，往往学术有专攻，技能有专长，在自己擅长的领域里有着独到的见解和成就。秘书人员要具有较强的分析判断能力，必须有强烈的求知欲，养成勤思的习惯，在实践中不断培养和锻炼。

4.想象能力。秘书工作并不是刻板的、一成不变的，而是富有挑战性和创造性的。不管是对信息加工处理，还是给上司出谋划策等，都需要创造性思维，离开了想象力，创新就失去了基础。爱因斯坦有句名言：“想象力比知识更重要，因为知识是有限的，而想象概括着世界上的一切，推进着社会的进步，并且是知识进化的源泉。”可以说，没有想象力就没有创造。

5.应变能力。所谓应变能力，就是当环境、条件、对手等发生变化时，能够及时采取措施加以应对的能力。应变能力是种急智，是对秘书人员才智的全面检验，需要广博的知识、出色的智慧、敏捷的头脑和丰富的经验。培养应变能力，要养成事先策划、周密计划的习惯，要勇于实践不怕跌倒，要善于总结、举一反三、积累经验。

（二）职业能力，即秘书人员的职能技能。主要包括如下几个方面：

1.理解能力。准确领会上司意图，要理解方针政策，要理解法律法规，要理解口头的和书面的信息，要理解人与人的关系等等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。

2.速记能力。速记是一种快速记录口语的技术方式，用简单的符号、代码和缩写规则把交际和思维中的口语置换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录，秘书人员要学一点速记。

3.表达能力。表达能力是秘书的传统能力，也是秘书的看家本领。秘书的表达能力主要是指语言文字的表达能力，包括口头和书面语言文字的表达。秘书要处理人际关系，要传达上司意图和指示，要说服、演讲、论辩，要沟通协调等等，都需要良好的口头表达能力。一个称职的现代秘书要做到准确、简练、流畅、生动地使用口语进行交际，成为一个具有良好口才的人。

同时，秘书在处理各类文书，起草撰写公文等也需要有良好的书面表达能力。可以说，现代秘书每天都要与文字打交道，文字工作是秘书的一个基本工作。现代秘书必须要具有扎实的文字功底，要能够自如地驾驭文字，准确、严谨、恰如其分地通过书面语言表达观点、态度、立场。

4.协调能力。秘书部门具有协调职能，现代秘书也应该具有协调能力。所谓协调能力，是指秘书通过各种手段，解决和消除影响机构整体运作效率的各种矛盾或障碍，以保持机构顺畅运作的能力。

5.管理能力。秘书在某种意义上也属于管理者，承担一定意义的管理职能。具备良好的管理能力不仅是秘书本身工作的要求，同时也是秘书更好地发挥辅助决策和参谋作用的重要保证。

6.社交与公关能力。秘书工作离不开社交和公关能力。一方面，秘书人员每天要与许多人打交道，经常处理各种突发情况；另一方面，为辅助领导保持社会联系，也需要秘书人员懂得公关诀窍、熟悉人际关系。做好社交和公关工作，秘书人员要学习心理学知识，加强人格修养，了解掌握社交和公关的特点、原则和方法，提高情感沟通能力，言行有度，举止得体。

7.操作能力。秘书工作是一种务实的工作，实际动手操作的能力是做好秘书工作的一个重要能力。要做好秘书工作，就需要提高自己的动手能力，学会实际操作。包括现代办公设备的操作。

8.调研能力。调查研究是通过一定的方式方法获取客观信息并对所获得的信息进行归纳、总结和分析，以寻求某种联系和规律的过程。实际工作中，秘书人员主要通过个别访谈、集体座谈和问卷等形式获取信息，并通过一定的统计分析方法，对信息进行提炼和升华，满足领导对信息的需求。要提高调研能力，秘书人员应掌握调查研究和统计的基本方法，学会收集各方面的信息资料，并善于综合分析，为领导决策提供参谋服务。

9.学习能力。时代在不断地发展，社会在不断地进步，秘书工作也需要与时俱进。秘书要跟上时代发展和社会进步的步伐，就需要不断地学习，不断地提高自己做好秘书工作的各方面的素养。从这个意义上说，秘书还有一个更重要的职业能力，那就是学习能力。秘书的学习能力主要是获取新知的能力，包括阅读能力、鉴赏能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。

三、个性心理

优秀的秘书人员，不仅要具有较高的理论修养、良好的工作作风、高尚的职业道德和广博的知识，还必须了解和善于调节自己的心理状态。

（一）兴趣。秘书人员应自觉培养对本职工作的兴趣，以充沛的精力，蓬勃的热情投入其中，纵然工作又苦又累也会感到苦中有乐，其乐无穷。另外，秘书也应培养业余兴趣，如：摄影、养花、旅游等，以丰富生活，陶冶情操，培养身心健康。

（二）意志。意志是秘书人员自觉地确定目标、支配行动、克服困难、实现预定目标的心理过程。秘书要达到预定目的，积极地改造现实，就必须不断地克服困难，就离不开意志的参与。秘书工作的任务之重，难度之大，压力之强，没有良好的意志品质是很难完成的。秘书良好的意志品质的要求：1.自觉性。使自己的行为服从于社会的要求；2.果断性。紧急情况下明断是非，并做出决断；3.顽强性。即克服困难的坚韧的毅力、百折不挠的劲头；4.自制性。能完全支配，控制自己的情绪，约束自己的行为以符合角色需要。

（三）情绪。秘书人员的情绪是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。与人的需要相符合，就会产生肯定的、积极的情感如满意、愉快等，反之就产生否定、消极的情感，如哀伤、不满等。

在秘书活动中，情绪即可起正面的推动作用，也可起反面的减力作用。秘书人员要自觉培养自己良好的情感品质，清醒地把握自己的情绪状态，保持稳定的心境。即使在应急状态下也能镇定、从容、敏捷、果断地处理问题。同时，要加强情操的修养，具有高尚的道德感，高度的理智感。这是秘书情感在社会特性上的进一步体现。

（四）动机。动机是促使人们行动的原因，也就是人们产生和维持行动的个性心理倾向。人们在日常工作和生活中，一切言论和行为都是受动机支配和约束的，动机的正确与否直接决定了行为的客观效果。作为社会主义国家的一名合格秘书，从一旦踏上工作岗位开始，就应该培养和确立为民族振兴、富国强民、实现个人价值和追求个人财富的正确动机，而不应该是图个人名利，甚至是损人利己、损公肥私的动机。那些缺乏对秘书工作的认识，缺乏高尚动机的人是无法胜任秘书工作的。

（五）心理承受力。心理承受力，是指人的心理对外界情况发生变化时的承受能力。一个优秀的秘书要努力增强自己的心理承受力。这就要客观地看待环境，正确地估计自己。既要认识到生活不是平静的湖水，事业不可能一帆风顺，而是时有惊涛骇浪，时有暗礁浊流；又要认识到周围的人是各种各样的，即有胸怀坦荡的君子，又有损人利己的小人；更要正确地认识自己，提高自己的心理素质，培养自信、开朗、乐观、冷静、坚定等良好的心理素质，克服自卑、忧郁、妒忌等多种不良的心理素质。秘书要树立正确的人生观，建立良好的人际关系，创造宽松舒畅的工作和生活环境。工作中要做到“宠辱不惊”，并要善于自我心理调适，克服心理挫折和心理障碍，保持身心健康。

四、性格

性格是后天形成的个性品质，是可塑的。秘书人员要培养自己良好的性格品质，应努力培养积极的人生态度；善于解剖自己，正视自己的性格缺陷；及时给自己树立榜样，自觉加以模仿。

（一）诚实。秘书人员诚实的性格体现在两个方面：一方面，对党、对人民、对领导讲真话，忠诚老实，不弄虚作假，不阳奉阴违；另一方面，诚实地对待自己，如实反映自己的优缺点，不夸大，不隐瞒。秘书人员诚实正直的品质不仅影响工作作风和工作态度，还关系到党和人民的事业。作为秘书人员，必须勇于坚持真理，实事求是。

（二）敏捷。秘书人员应具有思想敏捷，对事物敏感，易于接受、善于分析的性格特点。具有动作敏捷、做事干净利落、不拖泥带水、不拖拉、不推诿的特点。

（三）谦虚。谦虚是人们所公认的一种美德，是一种良好的性格品质。秘书人员只有谦虚，才能做到尊重他人，才能不居功自傲。一方面，应遵循自己的角色规范，严格按照工作制度和领导意图办事，虚心听取他人的意见和建议；另一方面，只有谦虚，才能看到自己的不足，时刻保持积极的进取精神。

（四）稳健。秘书人员应遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳妥，不冒失行事，也不敷衍了事。待人稳重，温文尔雅。既不浮滑轻佻，也不冷漠。遇事不慌，泰然自若，从容处理，给人一种可信任感。

（五）宽容。所谓宽容，是指能容忍、有气量。不过分计较和追究，能谅解他人，是胸怀宽广的体现。秘书人员要有宽容的性格品质，能以大局为重，不计较小事，在非原则性问题上不斤斤计较，能忍让；不计前嫌，团结与自己意见不同的人共事；不嫉贤妒能、故意刁难，向那些比自己有才能的人取长补短；宽容失误，接纳工作中探索却没有做成功的事情，帮助领导或同事汲取教训，不断积累经验。

（六）自信。自信就是深信自己有能力去完成所担负的各种任务。秘书人员的自信主要表现在对工作的积极性和主动性上。一个自信心较强的秘书，不仅会具有较高的工作热情，也会产生战胜困难的巨大勇气。缺乏自信是一个人性格软弱的表现，不仅会因缩手缩脚、犹豫不决而影响工作的正常开展，还会因自卑而丧失进取的勇气。当然，秘书人员还要做到“自信之心不要缺，自负之心不应有”。

（七）坚毅。秘书人员应具有做事百折不回、坚持不懈的勇气和毅力。坚毅就要求对工作任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去做，甚至受到委曲时也能忍辱负重。坚毅还包括要努力克服自身的缺点。

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