浅谈企业办公室公文处理的规范

文/中石化中原石油工程有限公司钻井一公司 贾萍

浅谈企业办公室公文处理的规范

文/中石化中原石油工程有限公司钻井一公司 贾萍

目前，在很多企业办公室的日常工作中，公文的处理存在很大的弊端，严重影响了公文处理的效率，影响了执行命令的传达，从而给企业带来一定的经济损失。因此，文章主要针对企业办公室的公文处理存在的问题进行简单的分析，主要以书写不规范及处理流程不正确为主要的分析内容，提出了如何规范公文处理流程，可以有效加强企业的工作效率以及服务质量。

企业办公品；公文处理；问题；规范；流程

不同行业和企业办公室的公文格式以及处理流程都是有一定的差别的，因为公文的特殊性，所以需要十分重视对公文的处理。公文处理关系到企业的发展策略和执行命令的顺畅等问题，因此，需要重视公文处理过程中存在的问题和弊端，这样可以保证企业的命令顺利传达。文章针对办公室的公文处理存在的问题进行了详细的分析，然后对规范公文处理行为和内容进行阐述，通过完善公文的处理流程、处理体系和提高专业人员素质三方面完成。

一、企业办公室公文处理不规范问题

（一）公文书写不规范。公文的书写，有着具体的格式要求，但是在实际办公室处理公文的时候，经常出现的情况就是书写不规范，这是因为没有严格按照公文书写的要求和要素进行书写，导致出现了严重的问题。尤其是在公文的标题拟定的时候，主要有三个要素，第一要有单位的名称，第二则是需要有事情的原由，第三则是确定公文的文种，这样才能构成一个正确的标题。而不是简单的“做好领导学习安排”这样简单的标题，这就是写作不规范的体现方式，是目前重点解决的问题之一。

（二）公文处理流程不科学。公文处理流程不科学，处理流程比较古板和呆板，也是目前公文处理的主要问题之一。首先，公文的处理的过程是十分严谨的，而且有一套自己的处理方法和办法，但是在实际的处理过程之中，某些环节就省掉了，因此导致出现了处理流程不科学的情况。这是因为没有按照现有的流程处理公文导致的。其次，则是已经存在的公文处理流程，与现代企业发展不匹配，不能高效率地处理公文，严重影响了企业的工作效率，针对企业的经济发展产生了阻碍。因此，应该科学简化处理流程，以现代流程为基础。

二、企业办公室公文处理规范分析

（一）建立公文处理体系。针对企业办公室公文处理存在的问题，首先需要解决的就是建立一个处理公文的体系。《中华人民共和国国家行政机关公文处理格式》中，详细规定了处理公文需要建立一个科学的体系。通过不断摸索，可以发现，同一个部门对文件进行发放，可以有效提高公文的处理效率，而且这样可以避免公文的内容外泄，导致出现泄密的情况发生。一旦出现越级权限，或者是不按照规定乱送文件，必须要退回，重新处理。这样可以保证整个公文的处理体系是十分的规范的。公文的传送一定不能采用横传的方式进行，必须是辐射式的方式进行。这样可以保证公文传输的科学性。

（二）创新公文处理流程。创新公文处理的流程，主要体现在两个方面，分别是工作内容和形式的创新，另一种是处理形式的创新。随着经济市场的发展，企业想要增加自身的竞争能力，首先要从企业内部改革，简化公文的处理流程，可以节省处理公文的时间，让企业的命令以及事情处理的效率不断增加。这样可以有效保证公文处理的质量，对于企业的发展具有重要的意义。而创新形式主要是加强对公文批示的监督，当天的公文，当天批示和回传，不能拖延，必须当日事当日毕。还需要相关部门对当日处理的文件进行清点和盘查，对执行的命令进行核实，是否准确到位。因此，创新公文处理的流程，对于企业的发展具有重要的意义和作用。

（三）提高办公室公文处理人员的专业素质。企业办公室公文处理的效率和质量，与公文处理人员的素质和专业素养具有重要的关系和联系。因此，需要提高办公室公文处理人员的政治素质，同时需要提高公文处理的职业素质，以及业务素质。同时要培养公文处理人员爱岗敬业的精神，最重要的是，还需要协调能力以及处理紧急事情的能力。因为任何企业都会遇见突发情况，只有沉着冷静，并且具有丰富处理公文经验的人员，能够及时解决问题，保证企业的公文处理顺利完成，避免企业出现损失。

三、结束语

企业办公室的公文处理工作，关系到企业有关命令和制度的执行，因此在企业发展中，扮演着十分重要的角色。由于在处理公文的时候，很多公文的书写是不规范的，没有使用专业术语，同时处理的流程也不符合相关规定；更不能出现横传的情况。因此，针对这两方面的问题进行分析，主要是通过完善处理体系，以及处理流程和提高人员的专业素质进行分析，希望可以加快和完善对公文处理的规范程度，这样可以保证公文的处理效率和质量得到有效的提高。

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[3]王庆杰.浅谈企业文秘工作[J].天津经济,2014(04):166-168.

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