事业单位档案归档文件整理方法的思考

文/长白山科学研究院 李冰岩

事业单位档案归档文件整理方法的思考

文/长白山科学研究院 李冰岩

本文根据以往事业单位档案归档工作总结，介绍了事业单位档案归档文件整理所遵循的主要原则，并从文件资料整理方法、档案的归档方法、信息档案归档文件整理方法三方面，论述了事业单位档案归档文件整理的主要方法，希望对事业单位相关工作起到一定的帮助作用。

事业单位；档案归档；文件整理

当文件资料收集到档案室之后，相关工作人员需要对其进行科学整理归档以及编号上架，文件资料只有经过科学归档之后才能称之为档案。在事业单位中，档案管理部门需要对档案价值进行进一步分析，对有价值的档案进行继续保存，如果档案失去价值，则进行剔除，或者在得到审批之后对其进行销毁，以此来提高事业单位档案管理工作的效率。

一、事业单位档案文件整理的主要原则

（一）档案保存工作的基础原则。在档案管理中，不论是本单位产生的，还是上级单位下发的相关材料和指示，都与文件材料来源产生了不可分割的联系。因此，保持文件的来源清晰，成为了档案保存工作的重要基础原则，包括文件的时间、内容等方面的联系，这样，才能体现出档案记录历史的特点。事业单位档案在形成过程中包含着很多他人的劳动成果，也能直接体现出档案之前的整理情况。因此，在事业单位档案保存工作中，应该做到不拆卷整理。部门整理归档的档案，应对原卷进行仔细研究和检索，对之前整理中的错误之处进行纠正，确保档案文件整理工作的有效进行。

（二）档案保管和利用的基本原则。在档案有序化管理过程中，应首先满足档案的安全性，其次要体现出档案的作用。目前，计算机技术已经应用到档案管理中，实现了将不同分类中同一事件的档案信息快速检索出来，成为迄今为止保持归档文件在档案信息中的联系的最有效方式，实现档案的成套应用。

二、事业单位档案归档文件整理的主要方法

（一）文件资料整理的方法。首先，要实现文件保存价值的有效区分，对文件进行分卷整理。根据相关法律条文规定，处于不同保管期限的文件材料，要根据保管时间的长短来对其价值进行区分。其次，本单位内的党委文件要和行政文件材料相区分，并分别立卷存档。例如沈阳市于洪区人社局，在收到或者拟定相关党委文件时，有指定工作人员对相关业务进行接手并处理，有效避免与行政事务文件混淆。再次，不同年份的档案文件不能一起立卷。另外，很多事业单位中存在加密档案，对于这种文件，工作人员应该与普通文件区分开，秘密文件中的规范和要求与普通档案要求不同，如果不进行分开立卷，可能会造成文件内容的泄露，为事业单位带来巨大损失。最后，对特殊载体的文件要和文字文件一样，进行统一的归档整理，这样可以保证特殊文件不受破坏。

（二）档案的归档方法。在事业单位档案归档过程中，包含很多步骤和要求，其具体方式如下：第一，档案整理工作的开展。档案整理工作具有规范化、顺序化等特点，将文件整理成档案形式，可以方便以后档案的查阅和应用。例如，在文件批复过程中，必须要求拟稿、意见稿、定稿资料齐全，这样才能进行下一步工作。第二，档案的编目。档案编目代表着档案的具体级别，在档案的文件整理工作结束之后，要对档案封面项目进行仔细标注。在编目工作中，主要包括责任者姓名、文号、标号、日期和备注，还包括档号的编制，如类目名称、保管期限等。第三，档案的分类。不同的事业单位，对档案分类的标准也有所不同，一般来说，都是按照档案的来源、建立时间、内容和形式特点，对档案进行合理区分，构成档案管理体系。简单来说，是对整理好的档案文件进行分管、存放等工作，实现档案的分层管理。这里所提到的档案分层主要指档案的实体分层，在档案分层中，第一层往往代表着国家档案的宏观分类，包括历史时期属性、部门属性以及级别属性等，实现对档案材料属性的有效分类，也正是由于这种分类，为档案室中的档案合理存放提供了基础。第二层是档案室的合理划分。第三层主要是针对全宗内的档案进行分类，例如文件资料的来源、建立时间、主体内容、档案所建立的形式标准等等，实现了全宗内档案文件资料的系统化整理，保证档案卷的有效建立。

（三）信息化档案归档文件的整理方法。随着计算机技术的不断发展，事业单位实现了对档案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通过计算机，事业单位可以对相关档案管理软件进行下载和使用，之后对档案实施信息化电子管理。利用计算机，工作人员可以根据不同的时间、来源和部门等信息，将事业单位中的电子档案信息进行有效分类，并传送到相关文件夹中进行保存和管理，这样，可以提高档案的管理效率。通过这种管理方式，不仅有效缩短了管理时间，也实现了档案实际储存空间的节约。例如某事业单位通过使用信息化档案管理，节省出一间工作室，相关工作人员将工作室改装成了活动室，有效改善了事业单位的工作气氛，增加了职工之间的互相交流。

三、总结

综上所述，在事业单位档案文件整理过程中，应遵循一定的基本原则，这其中包括档案保存工作的基础原则和档案保管和利用的基本原则等。在此基础上，事业单位档案管理人员应继续对档案管理领域进行深入探索，与时代发展和进步相呼应，建立起符合新形势的档案管理模式，为事业单位发展作出应有贡献。

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[2]严永官. 论"事由原则"在档案整理中的作用——档案整理原则辨析之二[J].档案,2016(10):5-8.