浅谈仓储档案痕迹化管理

文/云南森林自然中心 陈娜

浅谈仓储档案痕迹化管理

文/云南森林自然中心 陈娜

随着物流事业的兴起，仓储管理事业也随之繁荣，如何做好仓储管理工作逐渐成为仓储管理工作者探讨和重视的问题之一。仓储档案痕迹化管理是结合仓储工作动态化的特征，以时间、空间无空隙检查记录为形式，以标准化、制度化和时效化为原则的一种管理手段。本文从仓储档案痕迹化管理的重要性、痕迹化管理的原则、要素和方法等方面进行阐述，明晰了档案痕迹化管理的概念，进一步规范了仓储档案痕迹化管理的工作步骤与方法，从而阐明了仓储档案痕迹化管理对仓储管理工作具有最重要现实意义。

仓储档案；痕迹化管理；管理价值

仓储管理工作的关键在于过程比结果更重要，细节决定成败。痕迹在汉语词典当中的释义，指事物经过后，可察觉的形影或印迹。痕迹化管理反映了管理工作由事后结果控制向事前计划和事中监控转移的趋势，也是管理科学化和精细化的一个表现，精细化的管理正是管理国际化的选择。文章以仓储档案痕迹化管理为论述对象，从仓储档案痕迹化管理的重要性、痕迹化管理的原则、要素和方法等方面进行论述，以揭示痕迹化管理在仓储档案管理工作中的重要意义。

一、仓储档案痕迹化管理的重要性

（一）档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。仓储管理工作实际上就是一个过程控制工作，要保证在仓库当中发生的一切行为都受到科学掌控，已达到预期目标。过程控制的方法和依据就要从痕迹化管理的档案中来，因此，档案痕迹化管理是仓储管理工作的基础。

（二）档案痕迹化管理对于仓储管理工作具有一定的经济价值。信息时代信息的综合数据具有一定的经济价值，尤其在仓储行业当中，数据是仓储管理工作的主要输出结果，数据的来源以及走势都对整个仓储事业有着重要价值，甚至有的带有密级，有的具有一定的经济价值。

（三）档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。仓储管理工作繁琐但呈现出一定的规律性，掌握其规律并制定相应的痕迹化记录，构成仓储档案痕迹化管理，不仅与仓储管理的动态性相契合，并且有利于提高效率，因此档案痕迹化管理决定着仓储管理水平。

二、仓储档案痕迹化管理的原则

（一）标准化。结合仓储工作实际，按照标准化工作流程建立和管理仓储档案。统一定制或采购不同类型的机关痕迹文档所需要的记录载体如标注卡、统计表、流转袋的格式、材料。通过规章制度、暂行管理办法等形式划定痕迹化记录的时间、范围、具体条目等内容，制度化地制定各项记录的名目，是保证痕迹化管理科学和效率的前提。

（二）时效化。痕迹化管理的重要价值就在于时效性强。只有在各个时间环节做好仓储动态情况的控制，才能保证仓储管理工作有条不紊，也才能在此基础上获取综合信息，对仓储物资做出综合分析，从而对仓储工作作出正确抉择。

（三）精准化。仓储工作繁琐复杂，器具物资的维护、物资装卸过程以及仓库的消防安全系统都离不开检查检录，且必须精确化。唯有精确化，仓储档案痕迹化管理才有意义，否则检查记录只是流于形式，则失去了实质。完善管理体系和明确的岗位职责划分，形成职责分工，将个人岗位职责内容细化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明确，也更加方便平时工作痕迹的完善和保存。

三、仓储档案痕迹化管理方法

关于痕迹化管理的概念，陈舜平先生在《痕迹化管理刍议》一文中指出：“痕迹化管理就是让所有的管理都留下印记，即使是小小的一个环节、步骤都要留有痕迹，以便以后有证可查，还可理解为对管理痕迹的管理，即对于实施管理时所做的记录、图片、电子档案等都需要收集、整理、分类、保存等，以备今后考察。”

（一）采用信息化技术，提高档案信息化管理技术。除了纸质文档，加强电子文档、照片、光盘等多种方式，注重新科技的提升来加强仓储档案痕迹化管理。其一，运用电子文件管理系统的设置、捕获新科技提升文档痕迹化管理技术。其二，运用数字档案室系统的审计跟踪新科技提升仓储档案痕迹化管理技术。运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理。

（二）建立仓储档案痕迹化管理常态化机制。要切实履行仓储档案痕迹化管理，就必须制定相应的规章制度，建立仓储档案痕迹化管理常态化。通过制度管理实现岗位全痕迹信息管理对岗位行为实施全方位的监测、追踪、记录、收集、挖掘、处理全部管理行为痕迹信息，从而减少无形信息的流失，降低信息不对称，进而实现信息对称或接近对称，提高仓储档案痕迹管理效率。

（三）提高档案痕迹化管理人员专业技能。首先，加强专业技能培训。第二，加强宣传教育。最后，通过平时工作中的点滴痕迹、“以小见大”地观察和衡量成员工作的方法、结果和个人的能力，同时加入绩效考评的标准当中，通过各种材料、数据和奖励等平时的痕迹的支持，巩固工作人员个人专业技能的提升。

四、结语

痕迹化管理作为档案信息管理的重要组成部分，在仓储档案管理工作中，如何提高档案痕迹化管理显得尤为重要。从文中论述不难看出，提高仓储档案痕迹化管理水平是提高仓储管理水平的有效途径之一，仓储档案痕迹化管理对仓储管理工作具有重要现实意义。在今后仓储档案管理工作中，如何提高痕迹化管理工作水平？值得我们思考和探讨。

[1]朱锐.以痕迹管理促进安全精细化管理[J].管理观察,2011(23):105.