人事档案的信息化管理及应用

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局 刘倩

人事档案的信息化管理及应用

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局 刘倩

伴随着科学技术的不断进步，计算机在人事档案管理中的应用已经十分广泛，为企事业单位的经营管理带来了更多的便捷，本文主要就人事档案信息化的管理及其应用进行分析。

人事档案管理；信息化；管理

如今，社会已是信息化时代，无论是政治、经济还是文化方面都迎来了更多的发展机遇。在这样的时代背景下，人事档案管理也逐渐衍变为信息化管理。但就目前来说，人事档案的信息化管理工作者依然存在着很多的问题，这就需要有关人员对问题有清晰的认识，并不断改善，从而推进人事档案管理工作的长期稳定发展。

一、人事档案管理信息化建设的意义

（一）符合时代趋势。在信息化时代的背景下，信息资源的价值日益明显，加快人事档案的信息化管理步伐是顺应时代趋势的必然之路。信息化管理也能够有效地提高人事档案管理工作的效率。

（二）实现资源共享。如今，信息资源已经成为社会发展中必不可少的战略资源。加强人事档案的信息化管理，对于实现档案资源共享有着重要作用，并且在一定程度上也能促进我国社会的进步。

（三）便于查阅。从本质上来讲，推动人事档案管理信息化的主要目的便是为了实现信息资源的数字化，也就是利用信息技术将原有的纸质档案进行收集和加工，实现档案的数字化储存，方便人们查阅，将其价值更好地发挥出来。

二、人事档案信息化管理及应用中存在的问题

（一）基础设施不完善。要想实现人事档案信息化管理，首先必须要拥有一定的设备作为基础，主要包括计算机、扫描仪等其他硬件设备，这些设备作为信息化管理的技术支撑，是实现人事档案信息化管理的必须前提。但就目前来说，有些单位的基础设施过于老旧，常有扫描不清晰等情况出现，在很大程度上影响了人事档案管理的信息化建设。

（二）缺乏标准化的信息管理标准。实现人事档案管理的信息化首先要有一个统一的标准，作为管理的参考依据，以确保人事档案管理信息建设的质量和效益。但现实中，很多单位都只从自身的利益角度出发，并未形成一个统一的管理标准，导致档案信息网络不够畅通，使档案管理工作的意义无法真正的体现。

（三）档案管理人员的综合素质较低。从本质上来讲，人事档案管理的主体是人，所以说，档案管理人员的专业素质对档案管理工作的质量起着决定性的作用。但就目前来说，我国的人事档案管理人才相对匮乏，多数人事档案管理人员的技术不过关，导致档案信息化管理存在很多的安全隐患。并且由于管理人员的马虎等原因，常常出现档案信息的失真现象，也给人事档案资源的使用带来很大不便。

三、人事档案管理的信息化应用办法

（一）配备先进的技术设备。要想实现人事档案信息化管理，先进的技术设备是保障一切工作的前提，是开发、利用资源的基础条件，同时也是实现档案信息传输与共享的主要途径。所以，当前形势下。对于人事档案管理信息化的建设需要更多的投入，购进更先进的设备，实现技术设备的快速更新，确立更加完善的网络信息管理体系，有效提高档案管理工作的效率，让人事档案管理现代化逐渐走上正轨。

（二）实现人事档案信息资源的数据化。就目前来说，人事档案管理工作中，存在着纸质材料以及电子文件两种材料，所以，档案管理部门就需要对二者同时进行收集与管理，之后将工作的重点放在信息储存以及二次开发上。这就需要制定出一套更加科学统一的标准，设置合理的人事档案管理系统，通过信息维护将原始的信息及资料录入计算机中，建立一个全国范围的信息数据库，让人事档案信息资源实现数据和管理，实现数据信息的共享。

（三）确保人事档案信息的安全。进行人事档案的信息化管理建设，除了要实现信息资源共享，还需要特别注意的一点就是档案信息的安全问题，要避免由于档案信息泄露而造成的无法挽回的后果。那便需要档案管理部门采用更加严密的保护措施来进行维护，并要做到执法严格，保证人事档案信息的真实性。与此同时，对于档案管理人员的管理能力、操作水准以及政治素养等方面也要进行提高，对于档案信息要进行备份，明确数据库的使用权限，所有的工作必须严格按照规章制度来进行，全面保障人事档案信息的安全。

（四）要提高人事档案管理工作的服务水平。实际上，人事档案管理的核心目标就是为了满足人们对于档案信息资料的需要，为人民提供更多的便捷，所以要不断提高人事档案管理工作的服务水平。这要求使用计算机技术对文本、图像、声音、视频等文件进行分类、提取和处理，通过不同的载体实现人员档案信息的数字存储，可以通过计算机网络平台实现远程传输和信息资源的通信，从而满足人们对于人事档案信息的不同需求，从整体上提高人事档案管理工作的水平。

四、结语

伴随着社会的不断进步，如今计算机已经成为人们生活、学习中必不可少的工具，为人们的生活带来了极大的便利。人事档案管理中的计算机技术也将传统的纸质档案转向了电子档案管理，使档案管理工作效率大大提高。但在档案管理信息化的应用过程当中，工作人员仍然需要不断发现问题、趋利避害，保证人事档案管理的安全性。

[1]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2012(15):142-143.

[2]王华.对人事档案信息化管理的探析[J].中国管理信息化,2016(21):180-181.