试论企业档案管理的信息化建设

文/湖南有色金属研究院 向岚

试论企业档案管理的信息化建设

文/湖南有色金属研究院 向岚

在企业的不断发展中，企业档案工作也需要给予提高，良好的档案管理工作能够显著提升企业的工作效率，有利于企业的长远发展。透过对一个企业档案内的数据进行分析可以发现，诸多企业的信息可以透过信息而规划企业的发展方向，否则，杂乱无章的档案管理工作则会减少企业的运转效率，对企业的长远发展十分不利。在信息化与网络化的环境中，传统档案建设与档案管理工作也需要给予创新。

企业；档案管理；信息化；建设

对所有企业或单位来讲，做好档案工作极其关键，通过个人视角而言，个人档案包含了诸多私人信息，这些私人信息均为个人隐私，应当获得保密性保护，假如企业的档案管理工作无法执行到位，则易使员工的个人隐私被泄露，在这些私人信息被不法分子所利用时，则会对员工的生活乃至工作带来较大的烦扰。对于企业而言，档案管理工作不到位，则会令员工的档案信息暴露在外，从而显著影响到员工对企业的信任与好感，减少企业的团结力与竞争力，并且，还令商业竞争对手得到机会，从而影响到企业的运转。在传统档案建设与档案管理工作中，因为档案管理工作涵盖的信息较为繁琐，所以诸多企业的档案建设工作并未获得良好的成效，如何使企业的档案信息管理工作得到良好执行，则成为企业领导人应当考量的一个方面。

一、企业档案管理信息化建设的问题

（一）企业基础设施薄弱，总体结构不科学。首先，企业档案管理信息化建设应当引进计算机设备，应当运用并发展互联网技术，这些均应当具备较多的资金与技术。当前诸多企业特别是中小型企业技术水平较差，设备与资金不充分，以此妨碍了企业档案管理信息化的建设。其次，被资源影响。大部分规模小、效益差的中小型企业较难在档案管理中融入信息化，企业档案管理信息化建设更加无法涉及。而规模大、效益佳的大型企业能够完成档案管理的信息化建设，在有效运用资源的条件下能够不断扩充规模，提升效益。这一结构的不正确性妨碍了企业的进步。

（二）技术能力欠缺，专业人才不足。首先，企业档案管理信息化建设中应当持续运用并发展计算机的互联网技术，而当前并未运用良好方式完成档案资料的共享，由此产生电子档案反复建设以及资源浪费的状况，令企业电子档案不能展现最大的效用，令共享性以及服务性不佳。并且，因为系统建设不够良好，互联网的安全问题令档案资料较易被侵害，安全技术也需要提升。其次，在企业档案管理岗位中，较为欠缺高素质以及高技能的人才，令企业档案管理信息化建设中的创新不足，研发能力缺乏。

（三）欠缺统筹规划，盲从性较强。企业档案管理涵盖企业研发、生产经营、项目管理以及人事管理等诸多方面，过程极为繁琐，信息化的引进需企业把控正确方法。当前，企业的管理信息化建设意识不足，系统性不足，从而令信息化建设在企业档案管理内的效果大打折扣。

二、企业档案管理信息化建设的策略

（一）创新档案管理信息化理念。档案管理信息化建设应当加快相应理念的创新，通过创新理念而加快实践的发展。建立大局理念，把以人为本、服务为首当成档案工作的主要目标。加快理念的创新，在全新的发展状态中，创新档案管理信息化建设的内容，令其真正实现与时俱进。具体而言，企业应当透过组建培训方法强化员工对档案管理工作的注重程度，提高工作人员的专业能力及素养。

（二）创新档案管理信息化技术。建立交互性、开放式的档案服务平台，实现计算机信息技术如实为档案管理进行服务，加快档案管理网络的建设发展，并且以此为条件加快电子档案管理系统的完善，提升相应档案数据信息的输出量及运用效率，令档案管理能够有效为企业及社会的发展作出贡献。加快电子档案管理制度的科学及完善，技术作为档案信息化建设的主要动能，企业在执行相应档案管理信息化建设时，需要通过现代信息技术进行支持，将纸质档案作为根本，创建相关的电子档案信息管理制度，完成电子档案信息技术的有效运用，将管理行为进行规范，以此加快信息资源的良好发展与运用。

（三）创新档案管理信息化制度。在当前市场经济环境中，企业档案管理制度应当在形势的发展中给予变化。所以，为了显著顺应企业的发展所需，企业应当创建岗位责任制度与良好的奖惩制度。加快企业中岗位责任制的创建，依照档案管理工作的要求与规律，把具体责任落实到所有部门与员工方面，进一步明确权责。并且，通过良好的奖惩制度缔造企业内部良好的工作氛围，依照具体岗位责任，融合企业的发展实际，通过正确的奖惩方式与实际的考核制度规范人员的行为，以此将工作人员的使命感与责任感调动出来，加强计算机网络软件与硬件的管理，规避信息泄露的风险。

（四）创新档案管理信息化服务。本着实现档案信息化服务的持续更新，令其符合时代的发展所需，显著运用网络实现资源共享，提升资源的利用率。并且，企业还应当建立相应的电子文档信息中心，所有用户不但能够自主上传电子文档，还应当在此平台执行相应的电子文档下载工作。本着持续更新档案信息化的服务，从而符合所有信息用户的所需，令档案管理工作能够有效符合经济发展所需。强化档案信息管理工作的社会化服务，打造全新的服务主体，完成联机与档案馆相互间的互补检索，透过网络远程检索进行服务，完成服务主体的多元化。

三、结束语

综上所述，企业执行档案管理信息化建设成为时代发展的所需，国有企业档案管理部门应当牢牢抓住机会，解决困难，积极工作，创建企业档案管理信息化，为数字档案建设做好铺垫。

[1]王淑芬.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界,2013(22):134-136.

[2]李雪.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].江西电力职业技术学院学报,2013(3):189-193.