对档案信息化建设存在问题及应对措施的探析

彭云龙

【摘 要】档案信息化管理是档案工作适应社会化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来，档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其重要的是，现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案化建设是做好档案管理工作的关键。

【关键词】档案；信息化；建设

一、档案信息化建设的重要性

1.可改善档案管理工作。只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、忱质的服务。

2.可用翔实的档案信息支持决泵和管理。决策及时正确，管理楷施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

3.可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化可一次性投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间。提高档案信息利用的时效性。

4.可避免出现 “时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

二、档案管理信息化建设的必要性

档案管理信息化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建设的基本内涵包括档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。

三、档案信息化建设面临的主要问题

1. 思想认识错位。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为是可有可无的事，即使争创档案升级，也是办公室档案人员的事，与己无关。由于思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。

2.枚入严重不足。表现为经费投入不足和人力投入不足。在经费投入不足上表现为各级政府投入不足和单位投入不足。资金投入不足造成信息化工作所需要的设备缺乏或严重不配套，有的没有档案专用电脑，有的没有安装使用档案专用软件，有的没有扫描仪等等。没有这些硬件设施，就无法开展档案信息化工作。在人力投入不足上表现为两个方面：一方面，从事档案工作的时间和精力得不到保障，档案人员无时间充电提高能力水平，主要是各单位从事档案工作的人员多为兼职人员，由于兼职工作太多，几乎没有多少时间从事具体的档案工作。另一方面，档案工作人员要适应档案信息化的需要，必须具有较强的综合能力。这就需要档案人员要参加相关培训学习，同时还要加强自学。但是，很多单位苦于经费紧张，难得派员参加培训学习；因兼职过多，档案人员难以挤出时间学习钻研档案业务技能知识。

3.档案队伍还不适应档案信息化的需要。首先，档案队伍不是很稳定。有相当部分档案单位档案人员变动频繁，刚熟悉档案工作又调整岗位，新接手人员在短期内又难以 “上手”，造成档案工作的脱节和被动，甚至以难为继。其次，档案人员的素质能力不能完全适应档案信息化工作开展的需要。从事档案信息化建设工作，一方面要求档案人员要掌握档案业务技能知识，知道档案材料如何收集、分类、整理、归档、录入、保管和利用，同时还要求档案人员能熟练运用电脑操作知识等，而眼下的档案人员多数从事多项工作，不熟悉档案业务知识和电脑操作技能的不在少数。由此就不能有效开展档案信息化工作。

四、做好档案资源信息化建设的基本对策

1.各级领导都要重视档案资源信息化建设工作。真正把档案资源信息化建设作为公共财富加以开发利用，树立全新 的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动档案资源信息化建设。

2.档案资源信息化建设，重在档案管理软件的开发。要按照各行业特点，突出重点，注重应用，讲究实效，从强化 管理的实际出发，开发、推广适应单位性质、特点、职能需要的档案信息管理软件，为档案工作人员创造出全新的工作样式，以提高工作效率。

3.研究解决和改进数字档案对设备信赖性过强的问题，配置高标准的的磁介质档案存储设备，以解决电子文件和电子档案管理方面存在的问题。电子文件和档案一体化管理是数字化档案归档的根本方式，主要通过计算机网络管理来完成， 是一种很使捷的方式，一般应在完成逻辑归档后，把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存在存储介质上，完成物理归档。采取这种方式才可以保证数字化文件的内容、背景、原数据等信息的完整性，使其不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息丢失或破坏掉。如照搬纸质档案收集方式，发现问题可能无法挽救，所以必须规范数字档案收集手段，重视和做好电子文件的归档及其档案管理工作，为档案资源信息化建设提供依据，为档案信息共享打下扎实的基础。

4.普及信念技术知识，提高档案工作人员的整体素质。一支业务过硬的专业技术队伍是实现档案资源现代化的需要。必须大力加强对档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育，及时掌握新知识、不断扩大知识面，完善知识结构。同時，要积极引进各层次、多类型的人才，合理调整档案工作队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构。