秘书如何体现细致

孙苗+杨硕林

【摘 要】细致是秘书做好工作的基本要求。秘书的细致表现在信息的获取、问题的分析、服务的努力三个方面。

【关键词】秘书；体现；细致；信息；服务；分寸

细节决定成败，细致解决细节。细致是秘书必须具备的工作品质之一。秘书工作千头万绪，在组织中承上启下，所涉事务至关重要，稍有疏忽就会带来严重后果。所以，秘书必须细致。具体表现在如下几个方面。

一、表现在信息的获取上

（一）眼明，明察秋毫

1.能细致观察景象。办公室是领导人最主要的活动场所，秘书要对办公室及周边环境特别留意。比如，要看得到陌生人的进进出出，看得到文件夹被擅自取用过，看得到办公桌椅下安有窃听器，看得到办公设备上有冒烟等现象。

2.能细致观察表情。人的表情是极其细微的，它能透露一个人的真实的内心世界。秘书若要掌握交往的主动权，必须善于察颜观色，并进行科学判断。比如：笑时眼角没有皱纹，是假笑；说话时擦鼻尖，是撒谎；说话时眼球向右上方转动，是撒谎。

3.能细致观察图文。秘书看重要文书时，要看得出文书是否有被涂改痕迹；文章校对时，要看得到原稿与打印稿的差别；拆开信件时，要看得出信件是否被偷看过；看领导手迹时，要看得出笔迹是否伪造；看证据性图片时，要看得出照片是否有PS痕迹。

（二）耳尖，声声入耳

1.能听到细微声音。秘书要密切关注各方情况。比如开会时，有些人可能会对领导的讲话低声嘀咕。这种嘀咕反映了他们的意见。秘书有必要将这些“悄悄话”听到耳中。

2.能在嘈杂中听到。外界声音千千万，几乎都是好几种甚至几十咱声音混杂在一起。秘书的倾听细致还应表现在善于辨析出某个需要关注的声音。比如在接站时，要在众多旅客中听得出自己所接客人对自己的召唤。

3.能听出声音的细微变化。秘书要听得出语调的变化。柔和的语调表示坦率或友善，颤抖的音调表示激动，低沉的音调表示同情，若果是阴阳怪气那就是嘲讽了。秘书还应注意到座机电话的突然变弱。那很有可能是被人接线窃听。

（三）嘴勤，周到问询

1.能在调查中问明情況细节。秘书的调查结果有可能会直接影响到领导的决策，因此一定要保证调查的全面性和正确性。这就要求秘书要有耐心、有细心，在调查的时候将该问的问清楚，不放过一些特征性细节。在可能的情况下，还应该多问几个不同的人。

2.能在受命时问明要求细节。秘书做事最忌讳的就是自以为是，将自己的的主观臆测实施到工作中去。在接受到上级命令时，如果有不清楚、不明白的地方，要敢于去问，并问明实施中某些具体的要求。

3.能在协调时问明纠纷细节。秘书要经常做协调工作。毛主席说：“没有调查就没有发言权。”秘书在协调双方关系时，要先全面了解情况，问清事情的来龙去脉，问清各方的动机及情绪，然后设计出双方都能接受的协调方案。

二、表现在问题的分析上

（一）能在欠缺性上作排查

1.能排查出细微事物的遗漏。成功的行动方案必定由很多事物组成，它们成为一个有机整体，缺一不可。秘书的细致必须体现在对问题分析的完备性上。比如，秘书跟随领导出差，要带的文件和物品很多，秘书必须在上车前考虑周全。又如，写一则合同，要考虑到标的、数量、质量、价款、交付方式等款项。少写一个日期也许就要损失上千万。

2.能推断出细微的质量欠缺。秘书要对事物质量上的细微差别要有敏感性。语言质量是最先要考虑的。在接待宾客时不得体的话不说，在写规章制度时模棱两可的话不写，在写请示报告时呆滞罗嗦的句子不写。办事也有质量，比如，优秀秘书在给人打电话时一定要考虑对方接听电话在时间上的合宜性。

3.能体察到细微情感的缺憾。秘书要善解人意，在乎别人的情感感受。别人有些许疑惑、些许反感、些许犹豫、些许惊异、些许口是心非，都要放在心上，采取相应的措施解除其不良情绪，如果条件许可，就不强人所难。秘书还要关注网络舆情，并及时反映给领导。

（二）能在完美性上作考虑

1.能通过细微考虑促进效率。做事提前考察并制定好计划，这样可避免行动时茫然无序。如领导出访时，要合理安排好路线，走最短的路、最快的路，不走弯路，不走回头路。在安排事务时，以多快好省为目标，该连续的连续做，该合并的合并做，该套叠的套叠做。

2.能通过细微考虑防范风险。千里之堤溃于蚁穴，做事要有风险防范意识，有些风险就存在在细节中。比如会务工作时，秘书要对可能出现的意外情况制订应急方案：如万一露天广场下雨了怎么办，万一重要嘉宾不来怎么办，万一会议中停电了怎么办，万一出现食品中毒怎么办，万一客运车辆抛锚了怎么办，等等。

三、表现在服务的努力上

（一）能在多做一点上努力

1.能多提醒一句看似啰嗦的话。不管是对领导还是对其他人，秘书在必要的时候须提醒一句有助于对方的话，比如：别忘了明天的会，别忘了带上合同章，别忘了带高血压药。

2.能多留存一张看似没用的纸。秘书要敬惜字纸，要有凭证意识和纪念意识。不要随意丢弃有领导笔迹的纸张，因为那很可能是将来的文物；也不要随意丢弃生意过程中产生的纸质材料，因为那很可能是将来打官司的凭据。

3.能多携带一点看似累赘的小东西。秘书跟随领导外出进行商务活动时，有些备用性小东西须带上。如：纸笔、优盘、充电宝、清凉油、十滴水、创可贴等。

（二）能在沟通技巧上努力

1.努力在语言上表述得周密点。秘书是领导命令的执行者，说话时应注意措辞的准确性和严密性。准确性是指没有歧义，严密性是指不泄露机密，不给人留有把柄。

2.努力在语言上表现得委婉点。秘书在很多场合不宜直白表述。在批评时、拒绝时、乞求时、告诉负面信息时，甚至奉承领导时，都应该把话说得婉转些、策略些。

3.努力在语言上表现得热情点。秘书要多与人打招呼，见人有好表现就热情赞扬，见人遇到挫折时就热情鼓励，见人遭遇不幸时就温情安慰，受人帮助后就多说感恩戴德的话。

海不择细流，故能成其大，山不拒细壤，方能就其高。秘书工作中保持细致作风，就能成为领导称心如意的助手。

参考文献：

[1]董岩.秘书工作贵在培养细致作风.秘书工作》.2005.12.

[2]袁秉辰.青年秘书要培养严谨细致的好作风.秘书工作》2006.