医院人事档案管理的数字化实现过程

文/西山煤电集团公司职工总医院 马兰

医院人事档案管理的数字化实现过程

文/西山煤电集团公司职工总医院 马兰

最近几年来，随着我国医疗卫生事业发展速度的不断加快，为保证人们的身心健康带来了非常好的保证，能够提高医院人事管理效率和信息资源的整合力度，确保医疗卫生事业的进步。本文将重点分析医院人事档案管理当中存在的问题，同时深入研究医院人事档案管理的数字化实现过程。

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医院人事档案管理主要是全面客观对医院工作人员进行文字、图像、影像等个人基本信息的详细记录，便于医院对在职工作人员进行科学合理的人事变动以及管理。所以，实现医院人事档案管理数字化是医院人事档案管理的必由之路。医院人事档案管理数字化能够有效地弥补传统人事档案管理的漏洞，为医院人事档案管理工作带来更大的贡献。

一、数字化在医院人事档案管理中的优势

（一）管理效率的提升。应用数字化在医院人事档案管理过程中，能够将管理效率提高，和以往的人事档案管理方式比较，数字化医院人事档案管理中计算机运算速度快，而且数据存储量非常大，方便人事档案管理工作人员查找、编辑、检索需要的资料。另外，应用数字化可以在最短的时间里，提供给人事档案管理人员多种人事资料。根据实际情况可以知道，利用计算机技术进行数据录入以及有关数据的查找，能够降低手工操作形成的错误，降低工作压力，将工作效率和工作质量提高。

（二）档案信息资料的利用率得到提升。不可否认的是，在医院的人事档案管理当中，医院的发展受到资料是否完整的影响。而且人事档案管理部门需要不定期地为医院提供多种数据资料，方便有关部门进行借鉴。如果利用传统落后的方法，那么在查找信息资料的过程中将浪费大量的时间。但是利用数字化人事档案管理方法，能够在最短的时间里利用关键词找到资料并且进行查阅，从而更大程度上提高人事档案的利用率。

二、我国医院人事档案管理中存在的主要问题

（一）医院人事档案内容过于单一。因为大部分医院人事档案管理工作由医院内部人员担任，档案内容过于单一。局限在人员姓名、年龄、学历等基本情况上，记录员工的正常履历信息非常少，给新时期的人才流动和引进带来不小的困难。医院从人事档案当中不能获得人才的教育经历、工作经验、重大奖罚情况和专业知识的信息，就不能够对人才的综合素质进行客观的评价，从而将医院与人才之间的不适应性加大，影响了医院的稳定长久发展。

（二）医院人事档案管理方法落后。分析医院人事档案管理工作可以知道，其具备专业、机密、政治性，决定了人事档案需要专业的人士管理，单独保存。可是目前大多数医院办公用房比较紧张，长时间以来，人事档案材料存放档案室和人事办公室连在一起，加上人事管理人员编制不健全，导致其他人事部门的人员纷纷参与到档案管理工作当中，不但容易增加档案管理的失误率，而且还会降低档案管理的效率。

（三）管理人员的意识落后。当今，医院人事档案管理工作人员不重视档案管理，没有专业的知识和技能培训，有关人员管理意识淡薄，知识更新不足，业务素质低，而且有些管理者还沿用传统经验管理医院人事档案，缺少对医院人事档案管理工作的创新，对医院人事档案管理数字化发展准备不充分。

三、医院人事档案管理的数字化实现过程

（一）构建医院数字化人事档案管理系统。健全完善数字化管理系统是增强医院人事档案数字化建设的关键。第一，将数字化系统引入到医院人事档案管理系统当中，比如医院的信息系统以及资源规划系统等，针对医院的具体情况挑选最为恰当的管理系统。同时在这个前提下重点开发符合医院具体人事档案管理工作的人事档案管理系统，做好互相兼容促进。第二，有针对性地让医院将纸质档案转变为电子档案，存储在医院系统当中，完善好数据库工作。转化的流程中遵照先简单后复杂，先重要后次要的原则，预先将纸质档案管理信息进行分类，将人力资源集中，将比较重要的纸质档案转变为数字档案，做到科学合理搭配。具体转化过程中，首先将标准档案归纳到医院数字化管理系统当中，当全部导入档案之后，逐渐地规划电子信息档案数量和档案的页数。第三，所有的人事档案管理人员信息全部输入之后，需要对电子信息进行核对，保证所输入的信息准确，同时打印出来移交当事人进行核对，发现错误要及时进行更改。

（二）查询系统的设计。设计数字化系统管理当中，需要优化设计医院人事档案查询系统。开展医院人事档案管理，工作重点在于带来数字化的服务，从而实现更新人事档案管理工作。医院人事档案管理在创造查询系统中，将灵活便捷作为根本，提供给档案管理更大的便利，保证管理工作者按照自身需求将具体管理工作完成。查询系统需要非常丰富全面的字段，比如：学历、姓名、专业能力以及工作情况等，按照字段就可以查找到所需要的内容，为动态管理提供有效的帮助，实现全面管理的目标。同时，优化查询系统，综合查询人员的习惯和查询方式作出对应的改变，可以通过时间、病历以及入院时间来设计查询系统。可以有效提高查询效率，还可以将应用性能进行优化。

（三）及时更新档案数据库。实现医院人事档案数字化发展的重要保证就是更新档案数据库。医院人事档案由于职工个人变化以及发展情况的改变，决定了数字档案更新频率快的特点。对医院人事档案管理工作者来讲，需要按期对工作人员的档案更新情况进行检查，按照所出现的多种人事变动以及人事资料的改变对数字化档案进行及时更新。一般来说，更新档案数据库要通过各科室的负责人员、医院上下级用户和系统内部的用户管理员一起完成。每一个科室负责人将部门的成员工作情况以及工作岗位调动情况整理，上传到数字化档案信息管理系统当中，管理人员接受有关信息之后，将有关信息与对应的人员档案进行核查，针对做出改变的在职人员电子档案进行更正，保证医院人事档案管理的时效性。

（四）加强人才队伍建设。档案数字化建设发展，需要人才的支持。因为档案信息建设需要应用很多方面的先进科学技术，所以医院需要采用多种措施。首先要培养管理工作者掌握先进技术，充分掌握档案管理知识。其次，具备良好的计算机网络技术，了解医院业务，培养出复合型的人才，充分满足档案数字化发展的要求。所以建设人事档案数字化，不但需要管理人员具有完备的档案管理知识，而且需要管理人员具备高水平的计算机使用和安全防范能力。因而，加强档案管理人员的培训，有目的性地进行多种培训工作，尤其是对计算机、网络技术、信息安全保密制度的培训，增强工作人员的业务水平和安全防范能力，实现有效监控。

四、总结

总之，数字化医院人事档案管理是未来发展趋势，这样的变革帮助管理工作者减轻工作压力，提高管理效率。与此同时，为医院人事档案的安全、保密、准确性带来了强大的稳定性。数字化医院人事档案管理方式和传统医院人事档案管理方式比较，优势明显。所以，完善数字化人事档案管理系统，对增强医院档案管理制度，提高医院人事档案的安全可靠性有非常大的帮助。

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