事业单位档案管理的现状及对策研究

文/白山市电视转播台 黄艳春

事业单位档案管理的现状及对策研究

文/白山市电视转播台 黄艳春

事业单位是以服务人民群众为根本目标的，承担着社会公共职能，所以事业单位的档案对于社会发展有着重要的价值，鉴于此，研究事业单位的档案管理存在着一定的必要性，本文就事业单位的档案管理现状及对策作出研究。

事业单位；档案管理；现状及对策研究

随着对事业单位档案管理工作规范化要求的提高，更加完整真实地收集和规整各类档案成了一项重要的工作，事业单位的档案不仅涵盖着单位内部人员的人事相关情况，还包括社会活动经验和重大历史事件的记录，有着一定的参考意义，档案中的信息量可以作为支持社会进步的宝贵财富。尽管事业单位的档案管理工作取得了一定的进展，可是在一些方面仍然存在着不足和需要提高的地方，应该引起我们的充分重视。

一、档案管理的概念和对象

档案管理就是档案室对档案实体和数字信息进行管理和服务的过程，它包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用等八项工作。

档案管理的对象是档案，服务对象是档案使用者。档案管理需要处理的事情就是把纷繁复杂的信息归类整理，编号入位，化零为整，构成系统的归类信息；档案管理要向具有档案查询和使用资质的社会团体或个人提供档案服务，以便他们从中获取相关信息。

二、事业单位档案管理的现状

（一）档案管理未能引起重视，工作方式陈旧。比起事业单位的其他工作岗位，档案管理工作被认为是“闲职”，是最轻松的“可有可无”的工作岗位，这种错误的理念直接影响到档案管理人员的工作积极性，在他们看来，既然来自于社会和单位内部都认为该项工作可有可无，自己就没有必要斤斤计较，只要能把混乱的档案摆放整齐，确保不丢失就行。这种简单的工作模式只能让档案工作变得更加简单，让档案查询的过程变得更加复杂，提高了档案查询的成本。正是由于档案管理人员不注意档案归类、科学排列，让不同的档案合并在一起，当档案使用者需要使用档案时无法快速地找到档案，增加了时间成本，降低了工作效率。

（二）档案管理人员的专业素质普遍不高。在一些事业单位中，档案管理人员时常是其他工作人员的兼职工作，他们并没有受过专门的档案管理教育，时常会出现档案摆放位置不正确等问题，档案专业水平不高。由于不懂图书馆的排列方法，事业单位的档案大多是按照个人的思想随意地放在档案室，当有人需要查阅档案时，他们会要求查询者自己进入档案室查询资料，忽略了档案的保密性原则。

（三）档案管理人员年龄普遍较高，缺乏对新技术的掌握。尽管互联网技术已广泛地应用于各行各业，但是在事业单位档案管理工作中却没有能发挥有效的作用，其原因是事业单位对档案管理工作的重视程度不够，大多数档案管理员年龄偏大，对掌握互联网技术存在困难，从而没有有效地建立用于查阅和管理的档案管理互联网工作平台，日常的档案管理方式依然停留在传统的纸本登记方式。

（四）档案管理基础设施不足。常言道：“工欲善其事必先利其器。”档案管理工作也应当引入先进的科学技术，配备高效率的互联网工作平台，但实际情况是，很多事业单位缺乏对档案管理工作的认识，并没有投入资金和技术完善档案管理工作所需的各类基础设施，从而使得档案管理工作条件滞后。

三、事业单位档案管理的对策研究

（一）提高对事业单位档案管理工作的重视。事业单位应当加强对档案管理工作的领导，完善档案管理机制，邀请专家制定科学、规范的档案管理办法，加大培训力度，每个季度定期开展档案管理工作人员的教育培训活动，提高工作人员的业务素质。

（二）实现档案管理信息化，提高档案管理技术水平。为了提高档案管理工作的效率和服务水平，应当引进先进的科学技术和互联网技术建立电子档案，使档案的查阅、查找更加便利，档案的分类更加科学，管理更加规范，例如当组织提拔某位党员时，通常都会仔细翻阅人事档案，确保被提拔者不存在政治问题、重要错误等，当提拔者以交流的形式调到其他单位时，就需要实现档案的转移。如果拥有电子档案，两个单位的人事部门都可以通过线上的传输来完成人事资料的发送和接收。

（三）对档案管理人员结构进行调整。针对事业单位档案管理人员年龄偏大、不够专业、综合素养普遍不高的问题，事业单位应该适当调整管理人员的年龄结构，选择电脑技术水平高、有责任、有担当的年轻干部担任档案管理工作，并组织各类专业培训，不断提高管理人员的能力和水平。具体来说，提高档案管理人员的综合素养有三个部分组成：其一，遵守法律法规，构建保密意识。其二，开展档案管理专业技术培训，提高档案管理专业水平。其三，加强网络技术教育培训，让档案管理员及时更新旧的理念，创建与时俱进的思想。同时，要加强档案管理工作的监督机制，及时发现问题并进行督导和整改，不断规范和推进事业单位档案管理工作。

三、总结

在科技高速发展的今天，事业单位传统的档案管理方法已经不能适应时代发展的需要，因此就要创新档案管理工作机制，引进科学技术手段和互联网技术，加强档案管理中的监督工作，要在档案管理中及时发现存在的问题，坚持问题导向工作法，针对问题作出科学的调整，只有主动研究档案管理的先进方法，主动学习先进的经验，才能提高事业单位档案人员的档案管理水平，才能真正实现档案管理工作的科学化、规范化，从而提高档案管理工作的服务水平。

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