加强企业档案工作对企业建设的价值研究

文/浙江省送变电工程公司 钟海芹

加强企业档案工作对企业建设的价值研究

文/浙江省送变电工程公司 钟海芹

加强企业档案工作，不仅能够逐步规范企业管理，且能够为企业生产经营提供借鉴。本文从企业档案工作入手，分析企业档案工作对企业建设的决策、增值及培训等价值，并提出完善企业档案工作的有关建议。

企业档案；企业建设；价值

21世纪，人类社会正式进入到信息时代，现在信息技术发展对档案管理构成了深远影响。档案现代化管理，具有网络化、信息化及智能化特点，能够显著提高档案管理的有效性，且能够实现共享。全新的档案管理模式为企业建设带来了更多发展契机，如何抓住档案管理改革，加快企业建设进程受到了企业广泛关注。

一、企业档案工作概述

档案管理，主要是指基于企业发展为原则，制定统一管理方式，最大限度维护企业档案安全与完整。该项工作，能够为企业发展规划提供指导，且能够记录企业发展历程，对于企业战略决策具有指导意义。在网络、信息技术的影响下，档案管理也呈现出全新的特点，如网络化、信息化等，已经完全摆脱了以往形式化管理，朝着资源挖掘等纵向方向发展。

二、档案工作对企业建设价值分析

（一）决策价值。企业发展离不开战略决策的制定，而战略决策的制定以综合信息为基础。新时期下，档案管理工作不仅要以文字形式实现对企业资源的优化配置，还要融合图片、音频等多种形式，丰富档案内容。通过对现有资源的梳理，能够进一步挖掘其中价值，为企业战略的制定提供科学依据。特别是档案网络化趋势下，数据挖掘、比较等应用更为广泛，且准确性、快速性都显著提升，从而提高分析结果实用价值，能够为管理者提供参考。科学的决策无外乎从档案资源中获得，企业通过对信息资源的积累、掌握等，能够判断企业内外部情况，对信息进行整理和分析，能够切实制定出符合企业现实需求的规划。

（二）增值价值。知识经济时代下，知识资本成为一项重要资本。技术资料、专利权及商业秘密等作为档案的一部分，成为企业的重点保护对象。通过高效的档案管理，能够保障各类资源安全，从某种意义上来说，能够促使企业增值。诚然，安全的资源管理，能够推动资源搜索等工作进一步深入，挖掘企业发展潜能，实现对现有资源的优化配置，从而为企业创造更高的经济效益。新兴档案管理理念，建立在规范档案基础之上，在高效数据清理等多项环节下，完成信息生产、处理与传递，从根本上改变以往事后管理弊端，实现信息资源实时管理，为企业业务发展提供应有的支持。

（三）文化价值。企业档案为企业文化建设提供了大量历史文献，是企业文化建设的参考依据，能够有效发挥教育作用。档案管理作为企业文化的一部分，其文化价值具体表现在，档案客体对主体的需求与满足程度。一般来说，受到诸多因素的影响，档案价值大小也会有所差别，且价值鉴定具有主观性，要充分考虑企业建设，使其能够在多方面表现出积极价值，进一步丰富档案价值内涵。

（四）培训价值。档案是教育资源的具体表现形式之一，其真实性、原始性等特点，决定了其具有较强的感染力，将其纳入培训内容当中，能够起到事半功倍的培训效果。特别是企业现代化理念下，促进档案管理工作朝着制度化、流程化方向转变，对企业制度建设具有重要意义。因此加强档案管理，能够从中汲取优秀的成果，为企业建设与发展提供优质服务。

（五）其他价值。除了上述价值外，从作用性质上来看，企业档案具体分为情报与参考两项价值。前者由技术、经济情报构成，如企业技术、生产及设备档案等，加强对此类信息资源的挖掘，对企业生存和发展产生了极大的促进作用。对于后者，档案中记载了企业自成立以来各类生产活动情况、成果等，从自然资源、生产手段等各类信息，非常详尽，可以为企业科研等工作的开展提供依据。除此之外，企业在发展中，一旦遇到产品假冒等知识产权纠纷时，可以从档案中提取有力证据，确保自身知识产权安全。

三、加强企业档案工作促进企业建设措施

（一）强化全员档案意识。针对档案信息资源的运用，企业要树立品牌意识，打造外部社会形象，以此来增加档案资源附加值，丰富企业档案内容。加强企业档案管理，强化全员档案意识至关重要。在实践中，企业要建立分层机构，配备专门管理人员，以此来建设管理网络，将管理责任落到实处。同时，还要加强对管理人员的定期考核，针对不同时期的档案予以针对性管理，确保档案完整、准确。

（二）提升人员业务水平。档案管理人员是档案工作的核心，其综合素质、业务能力高低直接决定了企业建设情况。因此针对档案技术人员，企业要组织他们深入学习，及时了解和掌握先进技术，并引入企业档案管理工作当中，或者到高校、集团企业参观，不断提高技术水平。针对管理人员，在培训中，要侧重对人员理论知识、管理技能的传授，并设置合理的晋升平台，尽快完善人才进出、绩效考核等一体化机制，重视档案管理工作。还要积极引入市场竞争理念，以此来鞭策员工，引导员工能够在工作中发挥创新、能动意识，为档案管理工作现代化改革贡献力量，另外，还要注重对员工进行职业道德教育，避免个别员工为了一己私利而破坏档案安全，从而推动企业建设朝着良好的方向发展。

（三）完善档案管理制度。依法治国趋势下，企业也要积极引入这一思想，根据自身实际情况，制定并完善档案管理制度，明确档案形成、收集等各个环节，为实践工作提供切实可行的制度依据，以此避免人为因素的过度干涉。同时，企业还要引导管理人员树立服务意识，认识到本职工作的重要性，保证档案真实、完整，使得档案管理能够以动态形式发展，增强档案资料的服务价值，为企业建设保驾护航。制定严格的责任追究制度，并针对可能发生的紧急情况制定应急预案，确保档案安全。信息时代下，企业要对档案信息进行全数字化管理，实施新型管理模式，为企业与国际市场衔接做好充分的准确，在管理中，利用计算机检索等功能，能够实现对档案信息的接收、存储，提高工作针对性。

（四）优化档案编制。现代社会背景下，企业要尽可能优化档案编制，加强对优质资料的收集。企业要立足于可持续发展理念，采取科学手段对企业文化等各类资料进行编制，规范档案内容，以此来展现企业的成绩，同时从中发现不足之处，予以完善。企业档案管理，要将文书、会计及业务等各类档案共同交给档案室进行统一管理，既能够确保档案资料安全，且能够确保档案信息共享。另外，企业档案信息呈现形式多元，如文书、科技及产品等，真实地记录了企业发展全过程。因此企业要加大对档案资源的利用率，通过职工培训、广告宣传等途径，不断创新档案利用形式，为企业提供现代化档案服务。

（五）创新服务模式。企业之间竞争愈发激烈，对档案工作提出了更高要求。因此档案管理者要及时更新陈旧观念，树立创新意识转变档案管理模式，最大限度发挥档案价值。具体来说，要方便利用，企业档案要编制专题目录、索引等，使档案能够得到一体化利用。同时，以网络平台为基础，建立档案信息网站，拓展档案资料利用新渠道。不仅如此，还要提高人员翻阅率，针对其中重要价值的档案，以多种形式进行保存，确保档案资料安全。

四、结论

根据上文所述，传统时代，档案管理主要是简单的资料收集，没有体现出其重要价值；新时期，现代技术的应用，使得档案管理朝着现代化、信息化方向转变和发展。档案管理发生了本质变化，由最初的单一、滞后的服务转变为前端核心活动，为企业生产经营、文化建设及培训等工作提供了更多支持，不断提高企业综合竞争力。同时，还要加强对档案编制的优化、完善档案管理制度，创新服务模式，推动企业档案工作朝着规范、标准及信息方向转变，从而促进企业建设长足发展。

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