浅谈文书档案管理工作新举措

文/汾阳市交通运输局 李晓静

浅谈文书档案管理工作新举措

文/汾阳市交通运输局 李晓静

文书档案工作是政府机构工作的重要环节，是各项方针政策能够及时被执行的重要前提，同时能够反映出单位运行过程中所存在的问题，因此是不容忽视的。但当前许多行政事业单位在文书档案管理工作方面存在着一系列的弊端，本文在对相关问题加以概述的基础上，从创新的角度出发探讨了相应的优化策略。

文书档案；管理工作；交通运输局

交通运输局作为基本的政府工作机构，其职能履行的质量直接影响到我国交通运输事业发展的进程。文书档案管理工作是交通运输局的基本工作，涉及了各项交通资料与档案的管理，一旦在文书档案管理工作中出现了差错，则会导致重要资料的缺失，进而影响到交通运输局的正常履职。因此必须加强并创新文书档案管理工作，使其能够更好地履行职能，服务于社会，进一步推动我国交通运输事业的进步。

一、当前文书档案管理工作中存在的弊端

（一）档案管理与文书管理缺乏协调性。尽管从形式上来看，文书与档案属不同的分工，但是二者在本质上具有一致性。而目前部分事业单位在工作实践中，却将二者孤立开来，未能构建其联合管理机制，实行分体式管理来开展文书档案管理工作，不但造成了工作环节上缺乏有效衔接，也在一定程度了加大了管理人员的工作负担，不具备实效性。

（二）文书档案管理人员整体素养偏低。由于存在人手不足的现象，目前部分机关单位中负责文书档案管理的工作人员一般是由文秘身兼两职，这部分人员缺乏专业的档案管理技能与经验，而文书、档案种类繁多，故而影响了工作效率，再加上部分管理人员对该项工作缺乏正确、深入的认知，使得文书档案管理工作在形式上仅仅表现为简单的资料收发，可能造成单位重要材料缺失。

（三）缺乏应有的重视。部分机关单位中，其领导人员对文书档案管理工作认识相对片面，未能认识到该工作的重要性，因而将单位管理的中心放在了部门建设上，而忽视了对文书档案管理工作的把控，单纯地将其视为资料的简单搜集与整理，即使在管理工作中出现了失职行为，也没有展开责任追究，进而使得文书档案管理部门内部滋生出了散漫的不良风气，造成了管理工作的无序与失效。

（四）信息化程度不高。随着现代信息技术的不断发展，许多机关单位在生产活动中都应用了大量的先进设备，大大地提升了该产业的信息化程度。但是有的交通运输局档案管理工作中对于信息技术的应用却远远不够，有的甚至还沿袭了传统的人工档案管理的方式，增加了管理人员的工作负担，致使档案管理效率不高。

二、关于文书档案管理工作优化措施的探讨

（一）强化对文书档案管理工作的重视程度。导致文书档案管理工作面临一系列弊端的主要原因在于单位对该工作的重视程度较低。这就要求在工作实践中，交通运输局的领导与部门管理人员需要转变思想意识，深化对文书管理工作的认识，加大重视，并定期对管理工作进度、效果加以检查，按照部门管理人员工作实际，强化对文书管理工作的监督，达到改善工作效率的目的。

（二）加大对部门整改的力度。由于当前部分机关单位文书管理工作和档案管理工作之间尚未建立起联合管理机制，导致了各项资源没有得到合理配置；造成了管理效率低下的弊端。为改善这一现状，交通运输局等行政事业单位必须加大部门整理力度，通过职能与责任的划分来保证文书档案管理工作的有序性与规范性，将两项工作加以合并，再以材料类型、内容作为分类依据，最后再根据人员职责分配管理任务，一方面可以大大地改善管理效率，另一方面则可以对人员配置加以优化，一举两得。

（三）重视对文书档案管理人员的培训。当前在部分机关单位文书档案管理工作中存在着人员整体素质偏低的现状，这就要求交通运输局能够从工作实践出发，加大人力资源开发与建设力度。一方面，要积极开发新的文书档案管理人力资源，通过公开考试招聘与选调来获得具备较高素质的管理人员，为单位的文书档案管理工作注入全新的动力；另一方面，要定期开展业务培训，对现有的文书档案管理工作人员进行专业技能、职业素养的培训，并在培训技术之后加大考核力度，将考核成绩与部门绩效相挂钩，从而督促员工不断突破，努力进取。

（四）建立健全文书档案管理配套机制。为了保证交通管理局文书档案管理工作能够有效开展，在工作实践中必须构建起相应的配套机制，如问责机制、激励机制等，从而为工作的顺利进行提供制度方面的保证。一方面，要依据部门人员的工作职能明确其应当承担的责任与义务，并在此基础上建立起相应的责任追究机制，针对文书档案管理不当、重要材料丢失等情况要进行严厉的惩处。另一方面，为了激发管理人员的工作能动力，还需要制定有效的激励机制，通过物质奖励与精神表彰来提高文书档案管理的动力，从而激发管理人员的上进心，推动文书档案管理工作的高效完成。

（五）重视技术创新，加大资金投入。要实现交通运输局档案管理的办公自动化，首先需要一定的技术支撑，这就要求引进先进的自动化管理设备，为实现办公自动化奠定物质基础；其次还要注重技术方面的创新，要对现有的电子档案处理技术加以改进，通过开发、引进不同的软件来进一步加强对文档数据的处理；最后还要加强网络管理，随着互联网技术的不断发展，信息安全问题也成了社会所关注的焦点，因此为了保证电力企业数据的安全性，就需要利用强有力的安全软件来防止木马、病毒的入侵，提高网络安全性。

三、结束语

在机关单位的文书档案管理工作中面临着一系列的弊端，要改善这些现状，就需要从工作实践出发，加大对该项工作的重视程度，强化部门整顿效力，并对文书档案管理人员队伍加以建设，制定完善的配套机制来激发管理人员上进心，从而达到优化管理效率的目的，为交通运输局的良性发展奠定基础。

[1]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志,2015(5).

[2]唐丽君.加强文书档案管理工作的措施[J].赤子,2013(5):188.

[3]李清华.文书档案管理存在的问题及解决措施[J].兰台世界,2016(S1).