大数据时代背景下档案管理的探讨

文/济南护理职业学院 席侃；山东省社会公正计量行 满曼；山东专利工程总公司 满瑜

大数据时代背景下档案管理的探讨

文/济南护理职业学院 席侃；山东省社会公正计量行 满曼；山东专利工程总公司 满瑜

随着科学技术的发展，档案管理工作也面临着更多的挑战。而在大数据的背景下如何有效地进行档案管理并且提升档案管理的价值成了许多人的研究课题。本文分析了大数据的背景对传统档案管理的影响，阐明了如何在大数据时代提高档案管理的价值，以期能为档案管理工作者的工作开展提供新思路。

大数据时代；档案管理；价值

一、大数据时代对传统档案管理产生的影响

（一）促进了档案管理者管理理念的转变。传统的档案管理工作主要是对档案的分类管理，主要集中于纸质档案，所有的档案就像是图书馆中的馆藏，按照类别进行清晰的分类，按照秘密、绝密等有层次、有主次地进行分类，便于档案的管理。而大数据时代则是主要进行档案信息的管理，不拘于纸质，主要是以数据库为主，对海量数据档案的管理必须要有极强的信息整合分析能力，对档案管理工作者要求更高，促使档案管理工作者转变管理理念。

（二）促进了档案管理工作性质的转变。在大数据时代背景下，档案管理工作从最初的以纸质档案为主已经转变为以数据档案为主，而在大数据时代背景下，档案管理工作不再是单纯的对档案信息进行保存与掌握，更需要档案管理者对海量的信息进行专业化分析提炼，从大量的信息中挖掘出更具有价值的信息数据。因此，大数据背景下档案管理工作性质也发生了质的转变，如何提高档案管理工作效率与科学性也成为档案管理工作者思考的重要问题。

（三）促进了档案管理工作者专业技能的提高。大数据时代的来临对于档案管理工作的要求已经不再是对档案简单地进行分类整理，为了更好地为社会服务，档案信息具有开放性与多元性的特点，档案信息也更多地被调阅，这是新时期的必然趋势。比如档案管理中对相关的信息进行分析处理等，这对档案管理工作人员提出了新的要求，档案管理工作者必须要掌握更多的专业技能，转变管理理念，从而更好地为档案管理工作服务，为社会服务。

二、大数据时代对档案管理发展的作用

（一）大数据时代促进了档案管理的发展。在进行档案信息管理过程中会遇到很多问题，比如政府机关、企事业单位在日常工作中会产生许多的文件，文件数量急剧增加，大大地增加了档案管理工作的压力。即使每个部门都会建立专门的数据库管理相关档案，但是由于数据库库存量与即时更新上面存在问题，使得档案信息管理并不科学。大数据时代提高了信息保存技术同时扩展了储存空间，有效地解决了数据库的缺点，存储新的档案时可以同时备份旧档案，误删有价值的档案可以从备份文件中找回，既能够扩展空间又能避免有价值信息的流失。因此，大数据时代让档案管理更加方便。

（二）大数据时代各类档案的应用更加方便快捷。在传统的档案管理工作中，档案主要是纸质档案或者电子档案，在查阅档案时容易花费大量的人力、物力与财力，大大地降低了档案的利用率。而大数据时代改变了这一情况，大数据与云计算的结合，可以在短时间内查阅大量的信息，提高了工作效率，节省了社会资源同时也提升了档案的利用率。

三、大数据时代背景下提高档案管理价值的建议

（一）提高档案管理工作人员的工作效率。档案管理工作价值的提高离不开档案管理人员素质的提高，因此提高档案工作者的素质是促进档案管理价值提高的重要方法。因此，在大数据时代背景下，档案管理的方式与档案管理人员管理理念也发生了变化，这对档案管理人员提出了新的要求，必须要有较高的从业素质，能够满足大数据要求，高效完成好档案管理工作。大数据时代的档案管理已经不再是人力进行手工管理，从业人员必须要有新的工作理念。而目前我国高校教育也开设了档案管理专业，培养专业的档案管理工作者。因此，档案馆选拔档案管理工作者时需要设置门槛，让专业的管理者提高整体档案管理工作者的从业素质，能够在新时代背景要求下，以正常的心态积极面对大数据时代的挑战。

（二）提高档案管理的技术水平。大数据时代背景下，在进行档案管理过程中，档案馆可以与大型的数据公司合作，让档案管理者能够在工作中利用数据技术进行档案管理，必须要有效地结合数据管理技术与先进的管理方式，最终提高档案管理的价值，将数据与管理工作有效地结合是思想的革新，与研发公司合作，研发出符合档案馆管理工作实际的技术。在大数据时代的背景下，计算机并不能单一而完全地进行数据管理工作，必须要在工作过程中结合云计算技术与存储技术。而对于档案管理工作还需要多方共同努力，创新档案管理方式，提高管理效率。

（三）建立健全档案管理工作的监督管理制度。大数据为档案管理工作带来了便利，但是也为档案管理带来了新的挑战，在大数据时代的背景下，数据信息越来越开放，人们可以利用信息进行交流。但是，在交流的过程中也让信息更加分散，降低了数据的安全性。因此，必须要建立健全档案管理的监督管理制度。档案管理人员必须要将信息更好地保护，保证档案的安全。同时，政府也需要促进信息现代化建设，提高信息的安全性。

四、结语

大数据时代是历史发展的必然趋势，档案管理工作人员必须要积极把握机遇迎接挑战，不断地学习新管理方法，积极促进单位档案管理手段的改进。除此之外，档案管理工作必须要积极运用新技术，提高档案管理工作的价值。