信息化背景下创新民办高校档案管理工作的研究

文/广州城建职业学院 沈小军

信息化背景下创新民办高校档案管理工作的研究

文/广州城建职业学院 沈小军

信息化建设是民办高校档案工作创新的客观需要，只有抓住信息化建设的方向，才能真正使档案工作上一个新台阶。本文主要分析了民办高校档案信息化工作的现状，提出了加快信息化建设的必要性和具体方法。

信息化；创新；民办高校；档案管理工作

目前，信息技术发展迅速，推动了各行业的发展，也将档案工作推向了一个全新阶段，民办高校档案工作要想在学校管理中体现自身价值，就必须主动适应信息时代的发展，加快档案信息化建设，提高信息化管理水平，创新档案工作，更好地发挥服务功能。

一、档案信息化是民办高校档案管理工作创新的客观需要

信息化为档案工作的开展带来了前所未有的挑战，“档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。”为此，国家多次出台相关文件，积极推进档案信息化建设。2000年，国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》中，提出了加强档案信息化建设的要求，2002年11月颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》，是各单位推进档案信息化建设的指导性文件，也是民办高校加强档案信息化建设的推动器。

加快档案信息化建设是档案管理现代化的需要，民办高校作为重要的人才培养基地，每年产生大量的行政、教学、财务等档案，这些档案都需要规范有效的管理和保存，传统的档案管理方法已经不能适应学校发展的需要，这需要档案人员跟上信息化发展的趋势，改变传统的工作方法，学习新技术，积极应对档案工作的新挑战。

二、民办高校档案工作信息化水平的现状

民办高校的档案工作起步晚，普遍存在着档案工作不受重视、管理不规范、信息化程度不高等问题，表现为一些学校的档案基础设施简陋，缺少复印机、扫描仪等设备；档案人员编制少；一些档案员身兼数职，即是档案员，又是统计员，还要负责文秘、工会等工作，工作量繁重；一些学校的档案员文化程度偏低，计算机应用不熟练，思想比较守旧。这些问题的存在，制约了档案信息化建设的进程，许多民办高校的档案成了“死”档案，利用率低，降低了档案工作存在的意义。

三、信息化背景下创新民办高校档案工作的措施

我们应该看到，公办学校的档案工作信息化建设投入大，信息化程度高，已经走在了民办高校的前面。所以，民办高校相关人员应认真对待档案工作中的问题，积极解决，创新档案工作的新局面。具体来说，应做好以下几个方面的工作：

（一）提高领导重视，加大资金投入。民办学校的档案工作因为不能直接产生效益，不如教学、招生等工作受重视，在人、财、物方面得不到应有支持，存在重视程度不够、资金投入少、设备配置低等问题，与公办高校存在不小的差距。在档案信息化工作的进程中，首先需要民办高校的领导转变观念，增强档案意识，设立专项经费，提高资金投入力度，档案信息化建设建立在一整套现代化软硬件设备基础上，为此，应该购置扫描仪、打印机、数码相机、图像识别、处理软件等设备，改善档案工作的办公条件，实现管理设备的先进化，保障档案信息化建设的基础设施。

（二）建立科学的档案管理体系。民办高校应改变旧的工作观念和模式，坚持以信息化建设为载体，建立科学的档案管理体系。“档案管理信息化是指档案部门改革传统管理方法，运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的过程。”民办高校档案信息化建设应纳入学校的整体发展规划，与学校数字化校园建设同步进行，档案信息资源应该全面整合，集中管理，利用网络实现资源共享，优势互补。

（三）建立民办高校档案信息数据库。目前，大部分民办高校的档案仍以纸质为主，纸张档案在保管中容易出现发脆、发黄等问题，长期保存比较困难，而进行档案信息数字化建设则可以解决这些问题。可以说，建立档案信息数据库，实现档案数字化是档案信息化建设的重要工作，也是档案工作发展的必要趋势。主要应做好以下两个方面的工作：1.加强纸质档案的数字化建设。档案信息化建设中，纸质档案的数字化建设是基础性工作，工作量大，难度高，需要对纸质档案进行扫描等技术处理，用数字记录的方式全部存入磁盘、光盘之类的储存器中，纸张档案数字化不仅有利于档案的长久保存，还能改善档案的利用方式，提供更便捷的服务，实现信息共享。2.完善电子文件的收集、整理和保管工作。随着计算机的普及，各高校产生大量的电子文件，其中大部分电子文件属于归档范围，我们应加强对这些电子文件的归档工作，严格执行纸质档案和电子档案的“双套制”归档制度，这需要我们一方面收集归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件；又要及时接收各归档单位新产生的电子文件，与校园网、办公自动化系统做好连接，使文件材料通过网络就可以接收和归档。应保持电子档案收集工作的连续性、完整性和多样性，不仅要收集文字、图表等档案，还要保存相片、录音、录像等档案资料。

（四）建立科学的档案服务体系。档案信息服务工作是档案工作的目的，传统的单一、被动的档案服务模式已不能适应社会发展的需要，目前，一些民办高校档案部门的信息资源开发还处在浅层次，档案利用率低，不能满足师生对档案信息的需求。随着信息化时代的到来，档案人员在规范整理档案的基础上，还“要多角度、多渠道、全方位、深层次开发档案信息，主动、及时和超前提供利用服务。”不但要做到档案的收集归档工作，还要对归档的档案进行深入研究，编制各种文献资料，改变服务观念，提高档案服务水平，充分发挥网络快捷、便利的特点，实现档案服务模式的创新。

（五）建立一支优质的档案工作队伍。“实现档案工作现代化，人才培养要先于设备，档案管理技术手段越先进，对工作人员的专业化素质要求就越高。”学校应重视档案室的人员配备和兼职档案员的队伍建设，完善档案管理人员队伍，培养一支政治过硬、业务熟练的档案工作队伍。 民办高校档案人员应改变传统的思想观念，多向信息化程度高的学校档案部门取经，按照档案工作现代化的要求，运用现代技术和信息技术，不断创新档案管理工作的新局面。

四、总结

总之，民办高校的档案工作起步较晚，受主客观因素的制约发展滞后，在社会信息化大潮的推动下，必须明确发展方向和工作重心，学习公办院校的先进管理经验，提高档案工作的信息化水平，争取成为一流的档案馆（室）。

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广州城建职业学院2016年校级课题——信息化背景下创新民办高校档案管理工作的研究（课题编号：Y201668）的阶段性成果。】