基于学习型组织理论的高校办公室团队建设

文/东莞理工学院城市学院 叶凯贞

基于学习型组织理论的高校办公室团队建设

文/东莞理工学院城市学院 叶凯贞

高校办公室是高校的综合办事机构，是承上启下的纽带，是联系左右的桥梁，是对外开放的窗口，办公室工作水平的高低取决于办公室团队的建设。本文在学习型组织理论的基础上，阐述了高校办公室团队应具备的特点，从学习型组织理论的视角对高校办公室团队的建设提出建议。

学习型组织；办公室；团队建设

在深入推进高校改革发展、依法治校的大背景下，高校办公室及其人员如何适应高校的快速发展，保持其职能的发挥和工作的有效运转，助力提升办学水平，是值得探讨的一个现实课题。

一、学习型组织理论

（一）学习型组织的内涵。管理大师彼得·圣吉对学习型组织的定义是全体组织人员能全身心地投入并持续增长学习能力的组织，这个组织能让成员体验到工作中生命的意义，能够促使成员通过学习产生创造自我、创造未来的能力。国内有学者认为学习型组织是指通过设立激发创造性思维的学习环境，建立起扁平化持续发展的组织，其最大的特点就是持续学习的能力。学习型组织的价值在于通过学习使组织具备不断改进的能力，提高组织的竞争力，使组织中的个人实现自我价值。

（二）学习型组织的五大要素。1.建立共同愿景。共同愿景是组织共同奋斗的最终目标，建立共同愿景，才能凝聚组织成员，增强成员的意志力，激发乐于奉献的精神，为组织目标奋斗。2.团队学习。在个体学习的基础上，强调团队的学习，采用集体思考和分析，强调团队智慧的力量，做出正确的组织决策。3.改变心智模式。障碍组织发展的很重要因素之一是个体的思维惯性，通过在集体中学习和思考，改变心智模式，对组织的发展起到创新的作用。4.自我超越。组织中的个体愿意投入工作，追求精致，通过创造性思维实现自我超越。5.系统思考。能够通过搜集分析资讯，全面掌握情况，具备全方位、系统性的思考能力，能够透过问题看本质。

（三）学习型组织的五大特征。一是成员精干。能干高效是每个成员具备的特质，成员能够很好地服务于组织。二是结构扁平化。组织从上至下的结构中，很少有中间环节，容易形成互相学习、互相思考、协调合作的团队，利于激发创造性。三是富有弹性。能够迅速地调整自身来适应变化的环境。四是能不断地改造自我。超越自我，进而实现自我。五是有强烈的学习意愿，善于不断地学习。这是学习型组织的本质特征。

二、办公室团队应具备的特点

办公室是高校各项工作的枢纽，是领导的参谋助手、对各部门工作进行督促检查，发挥着承上启下、联系内外和协调左右的重要作用。形势在变化，办公室工作的职能、领域、要求也在变化，办公室团队必须树立三种意识、提高三大能力，充分发挥参谋、助手和窗口作用，才能真正提高办公室的工作水平。

（一）三种意识。一是大局意识。关于大局意识，习总书记曾强调：“必须牢固树立高度自觉的大局意识，自觉从大局看问题，把工作放到大局中去思考、定位、摆布，做到正确认识大局、自觉服从大局、坚决维护大局。”大局就是全局，树立大局意识就是要自觉在大局下行动，树立全局观念和一盘棋的思想，站在全局的角度看问题、想办法，作出决策。高校办公室人员应具备大局观，在工作中服从和服务于大局，要积极营造风清气正、干事创业的工作氛围。二是责任意识。办公室工作繁杂，如果工作效率和质量低下，就会影响学校各项工作的进展。作为办公室工作的一员，必须紧紧围绕学校工作重心，以强烈的责任感和高度的自觉性做好办公室工作。必须认真、严谨、细致，从细节入手，在工作上做到不出差错。要强化责任意识，时刻严格要求自己，遇到困难，要积极想办法解决，对于没做好的工作，要勇于担当责任，加强自我反思和总结，推动工作取得更大进步。三是服务意识。作为办公室工作人员，服务工作是第一位的，必须树立服务意识，把为领导、为部门、为师生服务好作为首要任务。只有不断转变工作方法和工作习惯，创新服务方式，提高服务质量，将被动服务转为主动服务、超前服务，把服务始终贯穿于日常的各项工作之中，才能做好办公室工作。强化服务意识，必须具有奉献精神，只有具备这种精神，才能做到积极、主动服务。必须正确处理好集体与个人、得与失的关系。

（二）三大能力。1.学习能力。管理大师德鲁克说：“真正持久的优势就是怎样去学习，就是怎样使得自己的企业能够学习的比对手更快。”创新才能使一个组织在激烈的竞争中处于领先地位，而创新需要知识。随着高校管理体制改革、现代大学制度建设的逐步深入，在实际工作当中高校办公室迎来机遇也面临挑战，要确保各项工作顺利开展，办公室人员必须树立终身学习的理念，加强理论和业务学习，用丰富的理论知识和过硬的业务能力武装自己。2.创新能力。只有以实事求是的态度，加强调查研究，深入分析研究，才能不断培养创新能力。创新是推动工作的重要手段，在改革发展的新形势下，高校面临新的要求和任务，办公室人员要不断增强创新意识，积极应对新的变化，推动各项工作的开展。要勤于思考，勇于实践，通过创新思维、完善制度、改变方式，开创工作的新局面。3.业务能力。办公室人员的业务能力直接影响办事效率和工作质量，提升业务能力要从以下几方面着手：一是要加强文字表达能力，做到有条理和有说服力。二是要加强口头表达能力，做到语句简洁，合乎规范，重点突出。三是要加强办事能力，熟悉办文办会办事的流程，把握事情的轻重缓急，养成有条不紊、井井有条的办事风格。四是要加强综合协调能力，在各项活动、会议中做到周密组织、多方协调。五是要加强信息化能力，主动学习新科技新技能，加强办公室工作的自动化、信息化和智能化。

三、基于学习型组织理论的高校办公室团队建设

（一）建立共同愿景，增强团队凝聚力。愿景有个人愿景和共同愿景。个人愿景是个人的愿望，是个人最想追求的东西。人各有志，个人愿景可能各不相同。共同愿景是团队组织共同的愿望，是团队中所有人一起追求的目标，团队中每个人都愿意付出精力和时间为之奋斗的愿景。建立清晰明确、大家认同的共同愿景能够增强团队凝聚力和战斗力，指引团队成员朝着一个目标共同努力奋斗。建立共同愿景，明确办公室的定位和使命，团队所有成员才能为共内愿景所激动、激励，心往一处想，劲往一处使，形成无可比拟的合力，完成组织目标。高校办公室应坚持以“参谋有道、协调有方、服务有为、保障有力”为工作理念，以争当“助推发展的先锋，优质服务的楷模，综合协调的能手”为目标，为高校的发展贡献力量。

（二）增强学习意识，营造学习氛围。增强高校办公室人员的学习意识，营造学习氛围，是建立学习型高校办公室的先决条件。要端正学习态度，变被动学习为主动求学，由浅入深、循序渐进、从量变到质变，达到享受学习的境界。要将学习与工作相结合，创新学习方式方法，干中学，学中干，学以致用。

（三）坚持团队学习，发挥团队合力。坚持团队学习，发挥团队合力，共同实现团队目标的重要环节。建立学习型高校办公室就要重视团队学习，发挥团队的作用。加强团队学习有以下方法：一是深度会谈。团队所有成员要相互敞开心扉，畅所欲言，充分表达自己的观点、愿望和经验；在思想的自由交流和碰撞中进行系统思考，共同进步。二是集中讨论。团队成员要对某一主题或事件进行深入剖析，各抒己见，在不断沟通中达成共识。三是行动学习。团队成员要主动找出组织面临的问题，由大家共同研究提出解决方案并付诸实施，在解决实际问题中不断总结经验、学习和反思，实现做与学的有机结合。团队学习要注意统筹安排，制订学习方案，增强学习的主动性、自觉性、系统性和针对性；要制定相关的学习制度，有效避免“习惯性防卫”“囚徒困境”等影响学习效果的现象，鼓励团队成员乐于分享自己的经验、敢于说出自己的真实想法。团队学习的最终目的就是使成员成为彼此的学习资源，从而实现个体和团队的共赢。

（四）转换领导角色，促进自主发展。转换领导角色是创建学习型高校办公室的关键步骤。高校办公室的主任具有高度的责任意识和丰富的管理经验，深得学校领导的信任。要建立学习型高校办公室，就要转换高校办公室主任的角色，做好愿景领导、知识领导和道德领导。作为愿景领导，高校办公室主任有责任和义务建立组织的共同愿景和价值观，强化团队的学习意识和营造团队学习氛围，提升团队的执行力、凝聚力和创造力。作为知识领导，高校办公室主任就是要给办公室人员提供和创造各种学习机会，为不同的岗位人员搭建不同的舞台，实现每个办公室人员的自我提高，促进学习型组织的发展。作为道德领导，高校办公室主任要在学习工作中以身作则，要勇于接受别人的批评指正以及经常自我反省，也要帮助成员认清自我，要以高度责任感来发挥领导的效能。

（五）更新组织结构，加强现代化管理。现代化管理是高校办公室工作快速跟上高校改革发展步伐的必经之路。将组织结构变得灵活快速是实现现代化管理的重要方法，扁平化组织有利于高校办公室工作更为灵活、更具适应性，可以充分利用现代信息与技术，实现现代化管理，从而更加高效。扁平化的组织结构能赋予成员更多的支配权，从而激发成员的主动性和工作热情，提升办公室工作效能。

[1][美]彼得·圣吉著.张成林译.第五项修炼:学习型组织的艺术与实践[M].中信出版社,2009.

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