电子文件归档与电子档案管理

文/中交第四航务工程局有限公司 王宇

电子文件归档与电子档案管理

文/中交第四航务工程局有限公司 王宇

电子文件的归档是赋予有保存价值的电子文件以档案身份的过程。其标志性动作是将具有档案价值的电子文件由形成文件的业务系统向电子文件管理系统移交，电子文件管理责任也随之由文件生成部门向档案部门正式转移。电子文件在出现问题导致风险和损失之后才被认识管理的重要性。同时对电子文件的管理提出了新的挑战。电子文件信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、易变性、不固定性等给电子文件管理带来了前所未有的难度。档案管理进入了一个崭新的发展阶段——电子文件管理。

电子文件；归档；档案；管理

信息技术的广泛应用使各类电子文件日益增多，作为证据使用的电子文件已成为企业各项活动的记录和信息资产的重要来源。各企业已将电子文件归档与电子档案管理纳入企业信息化建设规划，并指定措施和规范。确保档案信息资源的安全，推动信息化持续发展。各企业对电子文件的收集、积累、归档和电子档案管理实行全程，集中与规范管理，确保电子档案真实、可靠、完整和可用。

电子文件的归档是赋予有保存价值的电子文件以档案身份的过程。其标志性动作是将具有档案价值的电子文件由形成文件的业务系统向电子文件管理系统移交，电子文件管理责任也随之由文件生成部门向档案部门的正式转移。

电子文件归档的主要对象，是经过鉴定需要保存的电子文件。此外，还应从几个方面考虑收集相关材料：1.电子文件具有软硬件依赖性，对于采用专有格式的电子文件，可归档文件的支持软件及软件的文档资料，档案部门已有的无须重复归档。2.描述电子文件内容、结构和背景的元数据都必须随电子文件一起归档。另外，电子文件形成阶段的管理活动也可能形成一些记录材料，如更改单、登记表、使用权限登记表等，有些可能记录在纸上，也应予以归档。归档之后应保持元数据。管理信息与文件的联系。3.在同一活动中，除了电子文件外，有时还会生产纸质文件、光盘等其他形式的重要文件，如上级机关的来文、外购设备文件等。为保持这些文件之间的历史联系，确保同一活动中形成的档案信息完整无缺，需要将之同归。也可将这些文件作数字化处理，作为电子文件归档和保存。4.具有永久保存价值的文本或图形形式是电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。虽然《中华人民共和国数字签名法》已经承认了部分电子文件的原件资格，不过大多机构为慎重起见，仍坚持电子文件及其硬拷贝一起归档，双套保存，这就是双套制。5.为明确责任，电子文件的移交双方应确认归档电子文件的数目、技术情况以及相关材料是否齐全，并在确认移交清单上签字盖章，保存备查。

电子文件的真实性管理贯穿了电子文件生命周期的全过程，每一阶段的管理状况都会对电子文件的真实性产生影响。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

电子文件在出现问题导致出现风险和损失之后才认识到管理的重要性。同时对电子文件的管理提出了新的挑战。电子文件信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、易变性、不固定性等给电子文件管理带来了前所未有的难度。档案管理进入了一个崭新的发展阶段——电子文件管理。

电子档案的管理是从档案计算机辅助管理系统发展而来。电子文件的管理必须是建立在科学、标准的基础之上。管理上，指定详细的系统操作规程，对电子文件从形成、处理到利用的全过程进行控制。

长期保管是档案管理的一个重要和主要任务，真实性问题给电子文件的长期保管提出了一个新的要求，长期保管不单只是电子文档载体单位安全储存，而是包括了对电子文档内容真实性的维护。

真实电子文件的长期保管要求包括：完整性、可读、可检索。档案部门在电子文件接收伊始，履行严格的交接手续，接收的文件必须由移交人签名，以确保移交电子文件的真实性。文件进入档案部门之后，则要进行著录，保证电子文件可以被检索到。定期检查电子文件的可读性状态，必要时进行载体的转移和格式的更新，从而保证电子文件的长期可用性，这是实现电子文件真实性、发挥凭证价值的前提条件之一。迁移方法的选择要符合电子文件的具体情况，迁移过程也要有相应的记录。严格的操作程序无疑加强了电子文件作为凭证的说服力。

档案是企业不可缺少的信息资源和重要资产，档案工作是企业极具专业性的基础性管理工作，加强企业档案工作，对于强化企业内部管控水平，有效防范经营风险，确保信息资源和资产安全，提升可持续发展力，具有重要意义。

[1]张宁.电子文件的真实性管理[M].辽宁人民出版社,2009(5).

[2]赵豪迈.数字档案长期保存研究[M].西安陕西师范大学出版总社公司,2015(3).