企业贯彻实施10号令的办法与难点

文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 乔俏

企业贯彻实施10号令的办法与难点

文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 乔俏

国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》是我国目前规范企业档案工作最具法律效力的文件，贯彻实施10号令是丰富企业档案资源，优化企业馆藏档案结构和保护企业档案必不可少的一项工作。科学合理且操作性强的文件材料归档范围和档案保管期限表是开展企业档案工作的重要保障。

10号令；归档范围；档案保管期限表；企业档案

2013年，国家档案局颁布了国家档案局令第10号——《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》。10号令是针对企业文件材料管理的规章制度，它是企业文件材料规范化管理的重要指南，是丰富企业档案馆藏资源和构建科学合理的企业文件材料管理体系的有力保障。其编制方法可以分为两条主线：一条是以职能为编制主线，另一条是以部门为编制主线。本公司在编制的过程中，结合自身特点，选择了以部门为编制主线的模式。

一、企业贯彻实施10号令遇到的问题

（一）部门之间的信息壁垒。编制本企业的归档文件范围和档案保管期限表要求档案工作人员全面了解每个部门的职责。只有在了解每个部门职责之后才能掌握其可能产生的文件材料并根据其价值判定是否需要归档，确定其保管期限。但在日常工作中各部门往往各司其职，部门之间存在一定的信息壁垒，要保证每个部门归档的文件材料完整齐全实属不易。如果对各部门职责和工作内容了解不全面则会对归档范围的界定造成偏差。

（二）知识结构和工作经验导致意见分歧。在确定文件材料归档范围时，编制人员与各部门对需要归档的文件材料在意见上会出现分歧，编制人员由于其知识结构和工作经验的局限性，仅通过学习研读10号令和各部门职责文件无法避免在考虑可能产生的文件材料时出现疏漏和偏差，并与各部门档案相关负责人在文件材料归档范围的意见上出现分歧。在出现意见分歧的时候，编制人员较易发生没有主见、完全听取各部门决定的情况，这就会导致编制成果质量较差，编制成果缺乏专业性和可操作性。

（三）职能交叉部门可能出现重复归档。由于职能部门的工作时常出现交叉，可能导致重复归档的问题，重复归档不仅浪费了人力物力，也违背了编制文件材料归档范围和档案保管期限表的初衷。例如党委工作部会产生“有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件”，而总经理工作部同样会收录这些文件材料，在出现类似情况时，应将这部分文件材料纳入哪个部门的归档范围里也给编制工作带来一定的困难。

二、企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制要点

（一）征得领导的支持与重视。企业的档案工作是一个企业管理工作的重要部分，是其发展历程中的记忆和十分重要的文化财富，是其日后以备查考的最为真实重要的凭证，是其日后辅助决策、科研和管理的重要依据。编制企业文件材料和档案保管期限表不仅需要档案部门人员的努力，还需要各个部门的配合，所以要积极征得领导的支持和重视，使领导意识到企业文件材料的重要性和归档工作的必要性才能加大协调力度，将这项工作稳步推进。

（二）开展对10号令的宣贯和培训。10号令的学习培训对象不仅是档案工作人员，还应包括各部门的兼职档案员。以部门为主线的编制模式需要各部门兼职档案员的高度配合，对兼职档案员进行对10号令的培训，使其深入学习10号令的精神有助于更好地把握需要归档的文件材料。各部门的兼职档案员对本部门的职能和产生的文件材料更为熟悉，决定了归档文件材料质量的高低，但由于兼职档案员对归档文件材料的文件类型把握不够准确，所以要加强宣贯培训。

（三）全面了解本企业各部门职责。只有在对各部门的职责和文件材料的形成情况全面掌握的前提下，编制的文件材料归档范围和档案保管期限表才是科学有效的。首先通过部门职责可以确定其业务类型，从而推断出各部门可能产生的文件材料，有助于全面考虑，规避错分或者遗漏的情况。其次，通过对部门职责的深入了解，可以将10号令的各项条目归入相对应的部门里，但在这个过程中会出现一些职责范围内产生的文件材料未被10号令覆盖，针对此类情况，可以采取通过职责分析导出的方式，分析在10号令附表中找不到对应材料的职责文件，可以通过其承担的任务或者职责进行分析后导出。

（四）引入责罚机制。企业文件材料归档范围和档案保管期限表拟定完成后需要分发至每个部门进行确认，将以此为规定去规范日后的文件材料归档工作。但是各部门是否能遵照执行，是否能够保证归档文件的数量和质量，这些都是必须思考的问题。如果不能够按规定执行，企业文件材料归档范围和档案保管期限表就是一纸空文。所以在拟定文件材料归档范围和档案保管期限表的同时，引入责罚制度是十分有必要的，需要落实归档责任部门和责任人，将归档工作与绩效挂钩，约束归档行为。

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表(二)[J].中国档案,2015(4):30-31.

2016年度国家档案高科技项目（2016-X-04）】