档案管理现代化探讨

金益

档案管理现代化探讨

金益

本文针对档案管理现代化的论题，阐明了档案管理的现代化含义及要求，说明了档案需要科学化管理的重要性，论述了加快数据准备，推进档案现代化管理进程的措施。

现代化管理是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系。

一、档案管理的现代化内涵及要求

档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

1.先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。

一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

2.档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现，档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代，作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门的重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

3.档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多档案资料尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

4.电子文件大量产生，现代科技日新月异，不断涌现各种新型的信息载体（图文声像），这就需要档案工作者及时收集整理鉴定保管。电子文件越来越多，电子文件和电子档案的管理将会在未来的档案学研究中扮演重要的角色。电子文件种类多，范围广，电子文件归档和电子档案长期保存问题日益突出。确保电子文件的原始性，真实性可靠性等安全技术（如加密技术，签署技术，消息认证，身份验证防火墙等）特别重要。

5.档案管理网络化是档案管理现代化的一个重要标志。计算机的应用，网络化的发展是信息时代档案管理的标志。要不断提高档案管理工作网络化水平，同时要结合办公自动化，逐步建设和完善建设档案部门内部的局域网（内网），依托党政公务网建设区域性档案目录信息网（专网），以国际互联网构架公共档案信息网（外网），最后构建形成区域性的，乃至全国性的档案工作信息网。现代化管理中有许多不同于旧管理方式的工作程序，特别是计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和扩展，日益迫切需要确保电子文件的真实性、可靠性、安全性。面对此类新问题、新要求，必须制定相应的法规、制度来保障档案信息的真实安全，这样才能使现代化管理持续、健康地发展。

6.档案管理的现代化还体现在管理方法的现代化上。档案管理的现代化依托先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术、新方法、新理论，改善、完善、充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条现代化档案管理的新路。

二、档案需要科学化管理

档案全文用计算机管理，各种档案业务及管理工作全部用计算机进行，档案信息交流用计算机进行，档案的各种媒体用计算集中统一管理等等，这些在技术上都是可以实现的。因为计算机有科学的数据处理、实际控制、辅助设计、辅助制造、文字处理、数字通信及智能模式等功能和成熟的技术，说明档案部门的一切工作都可以用计算机及网络技术进行。我国档案界于70年代末开始进行应用计算机辅助档案管理的尝试，至今快四十年，也取得了很大成就，大体上可分为调查论证、初步试验、技术攻关、推广应用等阶段，开发了各种类型、各个层次的档案管理实用系统。在档案部门，计算机应用广泛。一是档案目录信息管理，这是档案管理最基础的工作，要尽可能将重要和使用频率高的或对外开放的档案目录用计算机管理起来。二是文件、档案一体化管理，由于计算机进入办公室，将文件管理的两个阶段，即文件处理和档案管理紧密地联系起来，文件、档案一体化已成必然的发展趋势。三是档案全文存储与检索，特别是电子文件的出现，档案全文存储与检索已成为档案部门应用计算机管理档案的发展趋势之一；四是档案业务计算机辅助管理，档案业务的方方面面，都可以通过建立计算机辅助管理系统，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

三、加快数据准备，推进档案现代化管理进程

1.分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对一卷内几个文件涉及同一内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

2.分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的是使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放情况对它们进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程，提高社会利用的效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础。对于基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节大大地提高著录速度。

档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势，在档案管理现代化过程中还存在着档案标准化程度低等问题。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。通过档案管理标准化，使档案管理上新台阶。

要建设档案管理现代化，必须确立改革、创新和发展、进步的观念。在思想上要跟上时代发展，适应现代化。同时还应具备发展的观念，要不断跟踪科技发展的动态，不断提高档案管理的现代化水平。提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路，是时代的发展的需要，“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的，我们的目标是要实现与国际先进水平接轨，要实现这一目标就必须创新观念，实现档案工作的持续健康发展。

作者单位：荆州职业技术学院434020