新时期如何做好高校办公室秘书工作

文/长春大学旅游学院 赵佳玉

新时期如何做好高校办公室秘书工作

文/长春大学旅游学院 赵佳玉

高校办公室是对高校总体工作任务部署、各项工作调节以及高校发展战略制定等各项工作开展的主要场所，而高校办公室秘书需要担任办事、办文以及办会等职责，需要秘书工作人员具有较高的服务能力、创新能力等综合能力，同时由于秘书工作的保密性，也要求秘书人员能够保守工作机密。本文主要对新时期背景下如何提升高校办公室秘书工作进行探讨。

新时期；高校；办公室秘书

随着信息时代的来临，知识经济得到迅速发展，我国的经济管理工作也越来越趋向于全球化和专业化，这种大环境下对秘书的工作也提出了更高的要求，秘书需要用一种全新的思维方式去应对这个领域中的各项挑战。高校办公室是高校中的枢纽部门，需要对高校的整体工作进行指挥和调整，同时也起着承上启下的作用，能够使内部的管理更加规范，同时也能够向外彰显高校的实力。面对越来越激烈的市场竞争，办公室秘书工作的任务更加艰巨，需要不断完善和创新，进而满足秘书工作的要求。

一、高校办公室秘书工作现状分析

随着教育的改革，高校也面临着工资制度、人事制度以及组织制度等方面的改革，其改革的主要目标是有效控制管理成本、提升工作效率，提高教职人员的薪资补贴，从而激发全体工作人员的工作积极性，促进高校的发展。根据学院管理的具体要求设置岗位，并针对具体的岗位选择相匹配的人才，做到精兵简政。但这也为办公室秘书的工作增加到了一定的负担，不仅需要承担一定的行政工作，同时还需要监管人事以及财务等方面的工作，涉及到的事物复杂、琐碎。同时，随着秘书工作范围的扩大，其需要处理的关系也更加复杂，包括领导、教师、学生以及其他的职工之间的关系，在学校还涉及到其他的部门工作联系，这些工作纷繁复杂，使得秘书工作难度提升。而且当前行政人员相对于教职人员来说工作待遇普遍比较低，领导的重视度也不足，使得秘书工作人员容易陷入到被动中，缺乏工作的积极性。在思想上也比较消极，缺乏活力和创新能力。

二、新时期提升高校秘书工作的策略

（一）注重学习，提升综合素质和能力。秘书工作面临的工作比较复杂和繁琐，涉及到的内容也非常广泛，所以秘书必须要具有学习的意识和能力，进而不断提升自身的综合素质和能力，使自己更加适应秘书工作需求。高校办公室秘书工作中，需要保证学习的新颖性、针对性和全面性，首先，在学习的过程中需要注重知识的先进性，这样才能够保证学习的知识能够更好地适应当代的发展；同时学习的知识需要具有针对性，当前的新知识、新工艺、新产品以及新技能等不断涌现，秘书工作人员如果想涉猎所有的知识是不现实的，所以在学习的过程中，秘书需要针对自身的工作需要来选择适合的学习内容；此外还需要注重学习的全面性，此处所指的全面性是一个领域的全面性。比如秘书需要学习经济管理方面的知识，那么就需要全面掌握其工作中能够应用到的有关于经济管理类的全面的知识，这样在具体的工作中才能够得心应手。

（二）注重服务，加强服务的满意度。秘书工作本身具有一定的服务特点，而高校办公室秘书必须要做好领导以及教职员工的服务工作，帮助相关部门的人员排忧解困。比如，注重对办公室卫生工作的清洁，为领导提供舒适、清洁的办公环境；注重办事的效率，做好办公室的各项事务。比如对日常办公用品的采集和分配，车票、飞机票的购买、客人的借贷工作等；此外还需要做好文字材料的整理工作，比如对领导发言提纲以及讲话稿的草拟，对相关文件的阅读和告知、高校办公室相关规章制度的完善等；还需要做好对领导的提醒工作，比如开会的时间、地点、需要带的资料等。除了领导的事物外，还需要注重对教职工的服务，对于家庭或者生活上有困难的员工要及时向领导进行汇报，并提出解决这些困难员工的方案等；同时还需要把与员工切身利益相关的文件以及资料及时进行传达，使教职员工能够利用这些资料合理维护自身的合法权益；还要根据领导的意愿和时间为领导安排看望困难教师工以及离退休教职人员的活动，为这些员工送去温暖。

（三）强调工作的精细化。高校办公室秘书工作是一项对人的应变性、精细性等要求比较高的职业，如果办公室秘书的工作不够精细，在撰写文字和材料的过程中出现粗心大意，导致出现错别字或者语言表达不明确的情况会对领导的发言以及工作的开展造成严重的影响；其次需要对领导交办的事务时刻牢记，并以最快的速度、最完美的方式去解决和办理。此外，在工作中还需要精益求精，比如高校需要办一项全省交流的活动，办公室秘书负责对会议的承办，其不仅需要保证欢迎词的热情洋溢，包含对各位来宾的欢迎和祝福，同时还需要保证会场的温馨性，在主席台的座次排序上更是要准确得体，保证会场的茶水等方面的供应。进而突显高校的工作效率，同时也是为高校树立良好形象的重要方式。

三、结语

综上所述，高校秘书工作对高校的运行和形象的树立都具有重要的作用，同时高校秘书工作的内容繁琐、复杂，特别是新时期下，对秘书工作提出了更高的要求，所以高校办公室秘书工作必须更加精益求精，注重工作的细节完善和服务水平的提升，进而为高校的发展奠定坚实的基础。

[1]陈哲.高校秘书工作职业化的思考[J].决策与信息(下旬刊),2013(12):248.

[2]张舒壹.创新思维在高校秘书工作中的运用[J].现代经济信息,2016(18):46.