人事档案管理中的知情权与隐私权分析

张黎黎

人事档案管理中的知情权与隐私权分析

张黎黎

档案在每个人的一生中都很重要，档案里存有你所有的个人信息。人事档案关系着每一个公民的信息安全，用人单位拥有对当事人的档案知情权。当事人也有权保护好自己的档案隐私权，两者的关系只有在平衡后，人事才能做好档案的管理工作。

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一、前言

企业用人单位的人事在用人的时候有对应聘当事人档案的知情权，但是当事人也有对自己档案保护的隐私权。所以当二者发生冲突的时候，在一种什么样合理的情况下才能够解决这一问题，让人事了解了当事人的信息档案也让当事人保证了档案信息的隐私不被泄露。本文将就人事档案在管理中的知情权与隐私权的平衡关系展开研究分析，希望为企业人事在今后的档案管理中提供一个具有价值的参考资料。

二、人事档案知情权的内涵

人事档案的知情权指的是企业用人单位的相关部门和相关人员保管的与当事人信息有关的档案情报，当事人有权利知道自己的档案信息，企业的人事也有种拥有对当事人信息的知情权[1]。档案就像一种符号一直伴随着我们成长，是公民的第二张身份证，档案里包含了公民的所有个人信息，包括：个人基本情况、家庭住址、电话号码、教育经历以及工作经历和感情状况等在档案里面都会有记载。

三、人事档案隐私权的含义

因人事档案具有了一定的知情权，所以相应的也会具有一定的隐私权。隐私权指的是当事人有权利对自己人事档案中的信息和个人隐私进行保护的权利，也包括了企业人事依法对当事人隐私的保护权利。当事人有权利对自己的隐私进行保护，对当事人隐私进行保护保证当事人不会受到侵犯是人事档案管理工作中的首要任务。为了更好的保证公民的人事档案中的隐私不被泄露，我国出台了《公正档案管理办法》为人事档案的隐私管理提供法律支持和法律保护。

四、如何维护人事档案在利用中的公民知情权

在人事档案的管理工作中，由于人们对自己档案享有的知情权不足，所以导致了自身的利益受到损害，因此档案的管理人员应该加强对档案的维护工作，要充分的保证当事人的档案信息不被侵害。在企业用人单位的人事档案管理工作中，所有的人事档案都要经当事人本人亲自签字、或经当事人亲自授权，企业才可以将当事人的档案进行归档管理。但是现在的企业用人单位中并没有严格得按照相应的管理程序进行档案的管理。

五、人事档案在利用中如何保证公民的隐私权不被侵犯

公民依法享有档案的隐私管理权，我国于1992年实施《各级国家档案管开放档案的办法》，其中第二条规定凡涉及国防，外交，公安以及国家安全类的档案的开放期限为30年[2]。对个人档案的开放并没有相关的涉及，因此在认识档案管理中，对于那些非法公布档案隐私内容的行为应当给予严厉的打击。对于非法获取或买卖个人档案的行为应当在充分保证公民档案隐私权的基础上对其违法行为进行追究。在人事档案的管理工作中，应该加强对档案管理人员的保密工作教育，在培养其职业道德的同时还要提高其道德素质。

六、平衡人事档案知情权与隐私权的具体方法

（一）重视起对人事档案的管理工作

只有重视起对人事档案的管理工作，才能保证人事档案的利用在知情权与隐私权之间的动态平衡，人事档案的管理部门应该加强监督力度，让人事档案的管理工作完全的透明化，要保证当事人能够及时的了解到自己档案中的信息变化。保证当事人的知情权，也保证了档案的真实性。人事档案的管理人员在对当事人的档案翻阅时应该严格的按照相应的借阅程序，在查证信息后要及时的将档案进行归还。人事档案管理人员应该做好对档案的保护工作，对将档案进行不当行为的人员要进行严厉的打击。

（二）把握好对当事人信息档案的知情权与隐私权的界线

在人事档案的管理工作中，要想保证两者之间的动态平衡，就要把握好两者在使用中的可用范围，要掌握好对人事档案的保密限度。当事人不可以对档案进行过度的保护，而档案的管理人员也不可以将当事人的档案进行过度的公开。在两者中和的基础上，要实现档案信息的完整、真实和透明。公民对档案有知情权，但不是无限的知情权，在不违背两者利益的基础上要适当的将档案进行对人事的公开。而人事在了解了当事人的档案信息后不应该对当事人的隐私进行公开和扩散传播。只有正确的处理好两者之间的界线，才能使档案的管理工作更好的进行。

（三）建立健全人事档案知情权与隐私权的保护制度

要想人事档案管理工作中知情权与隐私权之间和谐的发展，就应该建立健全相应的管理制度，在管理中加大监管力度，使档案的管理程序是透明的，公开的。企业人事在对当事人档案的查证中，要严格的按照相应的借阅程序，借阅完成后要及时的归还档案。在档案管理部门、社会用人单位以及当事人之间要形成相互的监督机制，要及时的制止对档案的篡改行为，要充分的保证当事人的权利不被侵害。

七、结语

人事档案作为国家和企业用人到位了解当事人信息的第一途径，在其管理工作中一定要处理好知情权与隐私权之间的关系。在管理中健全相应的管理制度，及时的将人事信息进行完善和改进，保证人事档案发挥出其真正的价值。

[1]关绍鹏.人事档案知情权保障问题浅析[J].经营管理者,2017(03):253.

[2]方卫红.平衡人事档案知情权与隐私权的利用[J].才智,2017(08):280.

（作者单位：攀钢集团公司海绵钛分公司）

张黎黎（1984-），女，辽宁开原人，本科，攀钢集团公司海绵钛分公司，助理经济师，研究方向：人事档案管理。