用友U8采购和销售业务的红字单据处理

黄辉+汪越元

摘 要： 通过一个完整的案例，对采购和销售业务中的退货业务按环节进行了梳理，并通过示例图对业务中涉及的红字单据处理进行了深入的分析和说明。

关键词： 用友； 采购； 销售； 红字单据

中图分类号：F49 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2017）11-64-04

Deal with the red letter document of U8 purchasing and selling business

Huang Hui， Wang Yueyuan

（School of economics and management， East China Jiaotong University， Nanchang， Jiangxi 330013， China）

Abstract： Through a complete case， the paper makes a detailed analysis of the return business in the purchasing and sales business， and analyzes and illustrates the processing of the red letter document involved in the business through the example diagram.

Key words： UFIDA； purchasing； selling； red letter document

0 引言

在供应链相关业务中，特别是在采购或者销售环节，有时会发生一些退货业务（采购退货或者销售退货）。与正常业务相比，这些退货业务的掌握需要对采购或销售业务流程有清晰的了解[1]，并且需要熟练掌握红字单据的处理。下面分别对采购和销售业务中的退货业务涉及的红字单据处理进行说明。

1 采购业务红字单据处理

1.1 采购业务流程

采购是企业的重要业务，通过对企业的采购业务进行管理，可以帮助企业降低采购成本，提升企业竞争力。采购业务管理流程具体可分为普通采购流程、受托代销采购流程、直运采购流程，以下结合最常见的普通采购流程进行说明。

从普通采购业务流程图1可以看出，通常从请购开始，经过采购订单、到货等一系列相互关联的串行环节完成采购业务，而退货可能出现在其中任何一个环节，红字单据通常伴随着退货业务而发生。

1.2 请购环节和采购订单环节红字单据

请购和采购订单环节，还不涉及实际的物流和资金流的变化，所以，如果在这两个环节出现退货业务，实际上也就是取消采购的意向，不会涉及到红字单据的处理。只需要在相应的单据处理中使用“关闭”功能就可以，这样既可以中止采购业务，也可以保留相应的业务痕迹。详细操作见图2。

1.3 采购到货环节红字单据

如果在采购到货后出现退货业务，由于涉及具体的物流，需要在单据上体现出来该物流的逆向变化。由于采购的物料尚未验收入库，可以直接通过采购退货单进行采购退货[2]。具体需要在采购到货环节填制采购退货单（数量需要使用负号填入，也就是会计上的红字概念），以反映采购物流的变化情况。详细操作见图3。

此外，退货还有一种情况叫拒收，这时候不需要进行其他的操作，不用退货单也不用红字入库单，直接就当作未收到就行了，属于质检的一个操作。

1.4 采购入库环节红字单据

在采购管理和库存管理集成使用的情况下，采购入库环节是在库存管理系统中完成的。若采购入库以后存在退货业务，那就必须完成采购出库操作（或称为采购退库），以及采购退货操作。

由于采购入库单来源于采购到货单，所以退货时也需要先在采购管理的到货环节填采购退货单，然后在库存管理中参照该采购退货单，填制红字采购入库单。最后在采购结算环节（可选择自动结算或者手工结算）进行红蓝字采购入库单结算[3]，以冲减退货的存货数量。详细操作见图4。

1.5 采购发票环节红字单据

如果填制采购发票以后出现退货业务，由于涉及到采购管理中的物流和资金流变化，需要在单据上面反映出来。需要先填采购退货单，在库存管理中填制红字采购入库单，在采购管理中填制红字发票，最后进行红蓝采购入库单、红蓝发票采购结算[4]。详细操作见图5。

1.6 采购结算环节红字单据

若采购结算以后出现退货。需要先填采购退货单，据以填制红字采购入库单、红字发票，进行红蓝入库单、红蓝发票结算。

2 销售业务红字单据处理

2.1 销售业务流程

销售是企业生产经营成果的实现过程，是企业经营活动的中心，提供了报价、订货、发货、开票的完整销售流程，支持普通销售（又可分为先发货后开票业务、开票直接发货业务）、委托代销、分期收款、直运、零售、销售调拨等多种类型的销售业务，并可对销售价格和信用进行实时监控。普通销售流程图见图6。

销售退货业务是指客户因货物质量、品种、数量不符合要求或者其他原因，而将已购货物退回的业务。可发生在销售业务流程的任何一个环节。

2.2 销售报价和销售订货环节红字单据

在销售报价和销售订货环节，由于业务不涉及物流和资金流变化，所以这个阶段的退货只需要在相应单据中执行关闭操作即可，不需要填制红字单据。详见图7。

2.3 销售发货环节红字单据

如果发货以后出现退货业务，需要把物流的变化反映出来。可以先填退货单，然后审核即可。详见图8。

2.4 销售出库环节

若销售出库以后出现退货业务，可以先在销售管理的发货环节填退货单，然后在库存管理中填红字销售出库单。详见图9。

2.5 销售发票环节

由于销售系统是以销售发票的审核作为应收单据生成的依据，所以，如果开具销售发票并审核以后出现退货业务。需要先在发货环节填制退货单，然后填红字销售出库单，据以填制红字销售发票。然后进行应收款退款或取消应收款债权等业务处理。详见图10。

3 结束语

综上所述，无论是采购管理还是销售管理，涉及到的退货业务都需要在对正常业务操作流程有清晰的理解基础上，分别不同情况来进行处理，基本的处理原则是：未涉及物流、资金流变化的，不需要使用红字单据，只需要关闭相关的单据即可[5]。涉及到物流、资金流变化的，则需要通过红字单据来对退货业务进行正确的处理。

参考文献（References）：

[1] 周虹.用友ERP-U8供应链业务处理流程概述[J].财会月刊，

2015.1：124-126

[2] 赵男男，单昭祥.用友ERP-U8.72供应链系统采购退货业务

详析[J].计算机时代，2016.1：98-100

[3] 龙海燕.基于用友ERP U8供应链管理系统的业务与财务数

据一致性研究[J].財会月刊，2016.1：93-97

[4] 徐磊.关于用友ERP-U8系统在仓库管理应用中的探讨[J].

铁路采购与物流，2011.10：37-38

[5] 黄辉.会计信息系统理论与实践[M].东北财经大学出版社，

2017.endprint