高校人事档案信息化建设探析

文/杨 阳

高校人事档案信息化建设探析

文/杨 阳

在这样一个信息化时代，高校的人事档案无疑要进行信息化的建设，这既是科技发展的需要，也是对学校师生档案信息的可靠保证。为此，从事高校档案管理的工作人员自身应当强化信息化建设的责任意识，思想观念上理应有所转变，积极做好高校人事档案的数据库建设工作，完善人事档案信息管理系统，实现档案信息资源的共享。

高校的人事档案，不仅是在校教职工工作成果、人生经历及思想概况等方面的一个真实反映，而且也是个人教学质量评价、考核评选、职称评定的一个重要参考标准。因此，高校人事档案的管理工作十分重要，在档案管理现代化日益推进的今天，人事档案的信息化建设也提上了议事日程。

一、高校人事档案管理工作的主要问题

档案信息化建设是指在档案管理工作的过程中采用数据信息技术，对人事档案的信息资源进行合理的处置、分配、利用等管理服务工作。档案的信息化建设能够大大提高信息利用的快捷、高效，但有些从事人事档案信息管理的工作人员在思想上还未及时转变自己的观念，导致人事档案的信息化建设进程较为缓慢，具体表现在：第一，缺乏一套完整的业务指导体系，部分人事档案内容有所缺失，相关部门未协调一致，无法顺利开展档案信息化建设的工作；第二，有些高校的人事档案管理方法仍停留于传统的模式，缺乏创新，效率低下；第三，缺乏全方面发展的复合型人才，专业技能不够扎实，对工作的重视程度也不高；第四，人事档案服务工作者的思想较为保守，有待转变。以上是当今高校人事档案信息化建设进程中较为普遍的一些问题，应当及时得到改善、解决。

二、高校人事档案信息化建设的改进措施

积极推动高校人事档案信息化建设工作既是高校教育改革的需要，也是突破现代档案管理工作困境的唯一途径。因此，要勇于创新，深入改革，齐心协力来推动人事档案信息化建设的系统进程。

1.转变思想观念，强化人事档案信息化建设的责任意识

很明显，传统的人事档案管理工作模式早已无法满足改革的要求了。过去的管理模式的特点在于对管理工作的过度重视，而忽略了档案信息资源的利用。如今，就要彻底转变此种模式，进行开放式管理，锐意进取。作为高校的领导，要对人事档案的信息化建设重视起来，投入必备资金，以满足该信息化建设工作的需要。而人事档案管理人员要提高自身的信息建设意识，要有积极推动的心态，努力投身于对人事档案信息进行数据化、电子化的工作之中，并努力提高自己的工作技能，学会善用网络技术来做好人事档案管理的服务工作，提高工作效率。

2.建设人事档案信息库，做好扎实的基础工作

如今，高校的人事变动较为频繁，相关的人事档案材料也就越来越多，需要更新的信息也在增多。对人事档案进行信息化建设是改变此种现状的有效手段，它能确保人事变动信息的真实性，这也是档案管理的基础工作。只有做好了这项基础工作，人事管理系统才能更为完善，才有利于信息化建设工作的推动，才能提供真实、可靠的信息资源。

3.做好高校人事档案信息发布、加工、传递、存储、利用的一体化工作，搭建高效、便捷的数据化信息平台

实际中，各高校的人事档案信息管理部门应当根据各学校的工作要求，来建设人事档案信息管理系统，搭建出高效、便捷的数据化信息平台，充分利用信息资源的价值，实现档案信息发布、加工、传递及存储、利用的一体化，从而为实际需要者提供资源服务，发挥好人事档案的信息功能。

为此，需要做好以下几个基础工作：首先是要对整个学校的教职工进行实际调查，形成完整的信息资源库，提高信息流转的效率，实现随用随调。其次是高校的管理工作者要充分发挥数据库的作用，尽可能收集人员的信息资料，提高人事信息资源的利用率。最后一点就是学校要依据自身的需求，统计学校发展所需的人员数据、科教队伍及技术人才等方面的分布情况，提升人事档案管理工作的效率。

4.培育从事档案信息管理工作的复合型人才

从事档案信息管理的工作人员是实现信息化建设的核心。为此，高校应当提高对这些人员的专业技能，加大对培育资金的投入，以提升他们的工作质量和综合素质。这种复合型人才应既对科技信息技术要有较深的掌握，又要对档案管理工作较为熟悉，这样才能实现工作的高效化。对于在职管理工作人员，高校应为他们提供继续教育的机会，多开展培训活动，丰富技能知识的储存，这样才能尽快改变人才不足的现状。高校在招录人事档案管理的工作人员时，应有针对性地招聘一些精通计算机技术的专业人员，并定时培训，以培育出更多人事档案管理工作的复合型人才。

三、高校实现人事档案信息化建设的意义

各个高校开展人事档案信息化建设的工作，既能提升档案管理的工作效率，也有利于高校教育工作的有序开展。

1.能够发挥出人事档案的多元化作用

在高校中，党员干部的选拔、工作人员的调动、优秀人才的引入、相关资格的评选等等，都离不开人事档案的利用。如今，人事档案的作用范围不断在扩大，其服务功能也在不断增加。所以，要充分发挥出人事档案的多元化作用，就要积极开展资源的信息化建设，推动建设进程。

2.有助于人事档案管理工作的效率提升

人事档案的材料是经常需要更新的，如各种评选资格的获得、人员的调动、职位的变动等等，这些都基本处在一个动态的过程。这种变化的流转过程，导致了人事档案也处在一个流转、增加、删减、更新的变化过程中。因此，要应对好如此复杂的情况，实现人事档案信息化建设是最佳途径。

3.有助于高校教育的可持续发展

实现了人事档案的信息化建设，学校的人事部门在人才选聘时才能获得更加真实、全面的信息资料，才能做到真正合理、科学地选用人才。此外，有了档案信息数据，有助于学校挖掘更有潜质的教育人才，也有助于未来方针、政策的制定。

总而言之，高校实现人事档案的信息化建设极为重要。各个学校应当积极开展该项重要工作，与时俱进，勇于创新，对相关人员的人事档案进行合理的管理及利用，努力提升信息管理水平，以满足社会、学校、政策及教育的需求。

(作者单位：西安工业大学)