档案管理数字化浅谈

文/张 旭

档案管理数字化浅谈

文/张 旭

随着我国计算机技术和信息化水平的不断提高，档案管理领域也逐渐提倡并推广数字化档案管理模式。档案管理数字化模式无论是在档案的保存、管理、编研方面都存在着很大的优势，但是也凸显了不少弊端，特别是档案管理数字化的人才不足，技术水平欠缺，以及档案管理数字化的安全问题等

档案管理数字化，为档案保管和利用工作带来了极大的便利性。本文认为，档案数字化管理相比传统档案管理存在以下几点优势。

1.响应了国家局提出的推进机关档案管理与办公自动化同步发展,适应办公自动化和电子政务建设的要求，使普及应用文档一体化管理系统，并与办公自动化和电子政务系统同步建设，使查档利用更加便捷。提高了档案的查询速度。传统实体档案的查询需要对海量的档案资源进行细致的翻查，费事费力。但是数字化档案可以在计算机上对数据库进行检索，大大缩短了查询时间。

2.档案数字化管理可以不限时间地点的约束，随时随地提供档案资料的检索和查询服务，提高了档案的利用率。

3.档案数字化可以有效实施对实体档案的保存。因为实体档案对外部环境有着严格的要求，每一次查询都可能对档案原件造成不可逆的损害，但是电子化以后，则不受查阅次数和保存时间的限制。便于存储，减少档案原件的利用率。数字化加工环节不断细化，随着档案数字化实践的开展，档案数字化加工的环节越来越科学，形成了档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、备份、数字化成果管理等环节所组成的加工流程，并且每个环节都有相应的标准和要求，加工环节的标准化是档案数字化工作的重要标志，从任务分发到各环节管理，从流程控制到质量监督都能够通过计算机进行过程管理，数字化的效率和质量得到很大提高。

一、目前档案管理数字化中存在的问题

1.档案管理数字化重视度不够

档案数字化管理是对档案管理工作实施的信息化改革，涉及的东西方方面面。包括对传统档案管理制度的完善、档案数据库的建立、相关硬件设备的购买、数字化档案安全系统的构建等。这些工作无论是在专业要求、人员配置、资金支持方面都有很大需求。但是目前各级档案部门数字化管理没有收到足够的重视，在人员配置、技能培训、资金支持上都得不到应有的支持，导致档案数字化管理工作发展缓慢。

2.档案管理人员信息化水平不足

档案进行数字化及信息化管理，必然涉及到计算机软硬件方面的内容，特别是一些扫描、存储、数字影像处理等多种信息化技术，不是仅仅掌握一些计算机技术的人员就能够胜任的。但是档案部门的工作人员在档案整理编研方面具备一定的专业水平，却不具备以上信息化技术水平，就为档案数字化管理带来了一定的障碍。而且以上信息化技术的培训和学习一是需要一定的基础，二是需要较长的周期。

3.数字档案的法律效力问题

档案作为最原始的记忆，具有一定的凭证作用和法律效力。但是随着档案数字化的实现，电子档案容易被修改，修改以后很难用现有的技术手段进行甄别，致使档案的真实性出现漏洞。另外档案的内容和载体容易分离，分离后的档案内容还涉及到保密的问题，数字化管理为档案带来了“信任危机”。

4.档案管理数字化存在安全隐患

档案数字化管理虽然有很多优势，但是在安全方面也存在很多隐患。其中较为常见的几种有：一是硬件设备的故障。硬件故障中对档案安全管理存在最大威胁的是存储设备的物理故障，例如磁道损坏、消磁等，可能造成档案的丢失。二是软件系统的故障，目前档案数字化管理都会建立相应的数据库。而数据库软件的稳定性也会影响数字化档案的安全。三是黑客与病毒侵袭。这是目前档案数字化管理中最大的威胁，会涉及档案的保密性、以及档案的真实性问题。

二、档案管理数字化问题的建议

1.提高对档案管理数字化的重视

首先要提高对档案数字化管理的重视程度。把加强档案信息基础设施建设作为各级档案部门的重要任务。购置必需的现代化信息设备，强化对档案的收集、存储、加工、传输等不同节点的工作效率。还要建立档案数字化管理的规章制度，优化档案管理部门的人员配置。从多个方面提升档案管理部门的业务能力，努力实现档案管理由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。

2.加大档案管理数字化建设的人才培训

档案的人才队伍建设是目前档案管理数字化进程的关键要素。要强化对档案管理人员的技能知识培训，致力于提高他们的业务素质水平。特别要强化在计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，培训方式可以通过走出去和请进来两种方式。还要注重对青年的档案管理人才的培养和提拔，让他们充实到档案队伍，打造复合型专业结构的高素质档案管理队伍。在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为档案数字化建设提供强有力的人才支撑。

3.加强档案的信息技术应用

面对数字档案容易发生的存储介质和档案内容易分离、档案内容易修改等“信任危机”，单凭档案管理人员的技术水平是无法杜绝的。所以就需要加强对档案的信息技术应用水平。为了保证档案的真实性和保密性，必须在档案管理中采用一系列的档案安全信息技术，来保证档案的信息安全。例如在数字化档案的访问中设置严格的身份验证和权限机制，对易于修改的数字档案采取软件和硬件相结合的加密措施。特别是应用一些能进行数据改写的特殊存储介质来保存机密档案。另外要加强对木马和病毒的防治工作，对于必要的数字档案可以采取物理隔离的方式独具网络危险。

4.做好档案数字化的安全管理

数字化档案信息安全管理对数字档案信息安全保障体系建设、维护数字化档案信息安全具有重要意义。首先要做好硬件设备安全管理的安全管理工作，根据需求选择合理的硬件设备并周期性保养。其次要完善信息安全管理制度，包括建立数字化文档管理制度和人员安全管理制度。最后要打造先进的信息安全系统。例如设置严格的访问身份验证、防病毒体系，还可以对相对机密的数据进行加密操作。在档案数字化安全管理中，要结合档案数字化信息系统的实际特点，有针对性地采取必要的安全策略，对数字化档案实施制度化管理。

总之，档案的数字化管理为档案管理工作提供了新的思路和发展方向，但是其本身也存在很多弊端和不足。我们档案管理人员要提高自身的职业水平和业务素质，加强信息化技术的学习，减少档案数字化可能带来的隐患，打造安全、高效、稳定、便捷的档案数字化管理系统。

（作者单位：延安市儿童福利院）