自动化办公系统的设计与实现

徐 森，曹丽丽,2，徐秀芳

（1. 盐城工学院 信息工程学院，江苏 盐城 224051；2. 江苏省盐城中学 信息技术教研组，江苏 盐城 224005）

自动化办公系统的设计与实现

徐 森1，曹丽丽1,2，徐秀芳1

（1. 盐城工学院 信息工程学院，江苏 盐城 224051；2. 江苏省盐城中学 信息技术教研组，江苏 盐城 224005）

当前，信息技术和互联网技术在快速发展，但许多企业在接收和处理信息方面依然比较缓慢。自动化办公系统是针对当前这一现实要求提出的可行有效的方案。系统实现了登录、日程安排、公文、请假外出、公告、个人信息、消息和用户管理八个模块功能。各模块之间协同工作，很好的实现了网络化办公的过程，不仅提高了企业的办事效率、减少了人员工作量，而且提高了企业内部信息交流、共享、流转处理。

自动化办公；PHP；MySQL；浏览器/服务器

0 引言

当前，信息技术和互联网技术在快速发展，但许多企业在接收和处理信息方面依然比较缓慢。过去的办公模式和处理信息的方法，不能达到信息快速、准确的处理要求，不足够让企业在众多竞争者中脱颖而出，因此建立一个集成化的网络办公环境已经被越来越多的企业所重视[1-10]。

现阶段，企业在发展中要面对的首要问题就是从过去的办公方式向自动化办公方式转变，从而来提高信息处理速度，提高企业的办事效率，来应对竞争激烈的市场。自动化办公系统可以和一个企业的业务紧密相连，实现了企业内部信息交流、共享和流转处理，实现文件运转全面电子化；提高了办公效率、减少了员工工作量；实现了电子留痕、网上跟踪、即办即归档、方便查询，通过电子化记录，使得一些统计、分类工作更加可行、方便，从而使企业更具竞争力。

1 系统分析

本系统主要实现的功能模块如下：（1）系统登录模块；（2）日程安排模块；（3）公文管理模块；（4）请假管理模块；（5）公告管理模块；（6）个人信息管理模块；（7）消息管理模块；（8）用户管理模块。用户管理模块包括员工登记管理及用户权限分配。

系统的业务流程图如图1所示：用户输入账号和密码登录系统，系统对输入的账号和密码进行验证，账号和密码都正确则跳转至主页，否则给出提示“账号或密码不正确”，重新跳转回到登录界面。进入首页界面后，可以进行日程、公文、请假、公告、个人和消息的管理。如果是管理员身份，还有部门、员工、权限和系统的管理。

图1 系统业务流程图Fig.1 System business process diagram

2 系统设计

2.1 系统功能设计

本系统功能结构图如图2所示。

图2 系统功能结构图Fig.2 System function structure diagram

2.2 数据库设计

根据对系统各功能所做的用户需求分析和模块设计，规划出在本系统中使用的数据库实体分别为日程安排、发文、收文、公告、员工和权限共6个实体。现逐一对各个实体进行详细的介绍说明：（1）日程安排实体。日程安排实体里面主要保存了包括编号、标题、内容、地点、参与人员、开始日期、结束日期这7个属性，编号作为实体里面的唯一主键。（2）发文实体。发文实体是用来储存发文内容的主要信息。发文实体主要保存编号、发文字号、标题、附件、关联附件、发文单位、办理期限、主送、创建时间、更新时间10个属性。编号作为唯一主键。（3）收文实体。收文实体是用来储存收文内容的主要信息。收文实体里面主要保存了包括编号、收文日期、来文单位、拟办日期、正文附件、关联附件、文件名、拟办意见、创建时间、更新时间这10个属性。编号作为该实体里面的唯一主键。（4）公告实体。公告实体是用来储存公告内容的主要信息。公告实体主要保存了编号、公告编号、标题、内容、用户名称、创建时间、附件7个实体。编号作为唯一主键。（5）员工实体。员工实体是系统的直接使用者，储存了员工登记的主要信息。员工实体包括了编号、员工代码、员工姓名、密码、部门、职位、职级、性别、生日、邮箱、负责业务、办公室电话、移动电话13个属性。编号作为唯一主键。（6）权限实体。权限实体包括编号、名称、备注、创建时间、更新时间5个属性。编号作为唯一主键。

2.3 系统详细设计

系统登录模块主要使用判断语句，将用户登录时输入的账号和密码与员工登记表中的数据进行比较，如果账号、密码正确则跳转至主页，否则系统将提示错误并返回登录界面，用户将不能进入此系统。这种登录方式保证了系统的安全性。

日程安排可以实现用户对日程的制定和查询。有三种日程查看方式，包括按周查看，按月查看和直接查看所有日程。按月查询将整月的日程呈现在日历上；按周查看方便用户查看近期的日程；直接查看一项将所有制定的日程安排都罗列出来，如果需要查看特定的日程，可以通过搜索直接查看。用户可以自己新建日程安排，按所给要求填写好标题、开始时间、地点、参与人员和正文内容，最后点击保存即可。

公文管理模块是用于处理企业日常工作中的一系列公文，这个功能主要通过收文发文功能来实现。用户登陆系统，收发管理、审核公文，实现不同的公文流转。用户可以进行发文拟稿，查看已经提交的发文和被退回的发文。收文功能下可以查看所有收到的公文，并分类待阅示和已阅示，待办理和已办结的公文，待审核和已审核，待指派和已指派的公文。

发文需要员工进行发文拟稿，输入主送类别、发文单位、标题、主送、附件、协办部门等信息，点击提交，发文会提交给上级领导。上级领导在发文一栏待审核的发文中可以看到员工提交的发文稿，输入审批意见，点击提交，审批表会提交到主要领导人那边进行再次审核。审批完成的发文直接打印或者根据发文内容执行计划。若用户提交的发文有问题或填写有误，则领导在审批时会选择退回，被退回的发文会回到提交用户那边，用户可以在被退回的发文一项进行查看，修改后点击重新提交，再次进行审批。

具有收文登记权限的用户登录系统后，进入收文模块，呈现给用户的是一个属于该用户的收文列表。选择收文登记，输入文种、文件名、拟办意见、办理/收阅部门、附件等信息，点击提交，收文会提交给上级领导。上级领导在收文一栏待审核的发文中可以看到员工提交的发文稿，输入审批意见，点击提交，审批表会提交到主要领导人那边进行再次审核。

请假管理模块主要是提供给员工使用的请假流程。员工撰写公文，填写好主要内容，内容有标题、开始时间、临时代理人、类型、请假多少天、结束时间、请假事由和附件。填完信息后点击提交，由部门领导审批，领导批准后请假完成。

公告管理模块用于公司内部和外部一些重要信息的通知。由管理员负责管理，公司员工和领导可以搜索和查询。在公告管理中，有新建公告、公告查询、外部公告和内部事务。用户在新建公告时，选择发布外部公告或者内部事务，然后填写好公告内容包括标题、附件等。用户可以对正文内容的文字进行编辑，改变字体、颜色或样式。

管理员发出的公告，可以查看已签收人员，对有错误的公告可以进行修改，不需要的公告可以进行删除。当公告发布的比较多一时间来不及看，但需要首先看一个公告时，用户可以根据公告的详细信息进行高级搜索，这样可以节省不少查找时间。

在消息管理模块下，用户可以查看其他用户发来的消息，可以进行回复或删除操作。用户可以新建消息，输入收信人、正文内容或添加附件进行消息的发送。

个人信息管理模块主要是用户个人的一些基本操作，主要包括个人日程的制定和查询、记录和查看代办事项、添加和查看联系人、个人资料的修改、密码修改五个子功能。

3 系统测试

系统在整个开发过程中进行了多方面测试，包括白盒测试，从程序内部检查系统的各个需求是否实现，并进行了单元测试，对系统进行分组测试以及联调。系统开发完成后，利用墨盒测试法进行了集成测试。最后，对系统进行了性能测试和压力测试，以确保系统能够正常的运行。目前，系统经测试后，运行稳定，情况良好。

4 结束语

自动化办公系统可以应用于各种中小型企业或单位，方便了企业内部信息的传递、交流和共享，保证了企业内获取数据的真实性、准确性，企业内部员工可以远程办公，不受地域的限制。该自动化办公系统完成了登录管理、日程管理、公文管理、请假管理、公告管理、个人信息管理、消息管理和用户管理八大功能模块。包括公文的收发、审核；日程的制定、查询；个人信息的修改、查询；用户的添加、修改和删除、用户的权限分配等。各模块之间协同工作，很好的实现了网络化办公的过程，提高了企业内部信息交流、共享、流转处理，节省了许多业务办理的时间，减少了人员工作量，提高了员工的工作效率。该系统操作简单，具有较好的稳定性，但是仍然有一些不足之处，今后还要继续完善。随着信息技术的发展更新，必将实现更多的实用功能，为企业提供更好的服务。

[1] 张建新. 网络自动化办公系统分析与设计[J]. 科技资讯,2010, 27(17): 22-22.

[2] 常学洲, 朱之红. 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J]. 软件, 2014(2): 93-94.

[3] 许荣泉. 基于PHP技术的中小企业办公系统的设计与实现[D]. 四川: 西华大学, 2010.

[4] 刘蒙蒙. 网络办公自动化系统的设计与实现[D]. 山东: 济南大学, 2014.

[5] 李亚男. 办公自动化系统设计与实现[D]. 四川: 电子科技大学, 2011.

[6] 王娜娜. 基于PHP技术的办公自动化系统的设计与实现[J].科技视界, 2012,15(36): 36-38.

[7] 李建新. 网络条件下的办公室自动化建设[J]. 软件, 2013,34(1): 98-99.

[8] 王威. MySQL数据库源代码分析及存储引擎的设计[D].南京: 南京邮电大学, 2012.

[9] 王圆圆. 自动化办公系统在企业科学管理中的重要性分析[J]. 信息与电脑, 2010, 11(10): 27.

[10] 陈萌. 计算机软件在实现当前企业办公自动化管理上的应用[J]. 软件, 2013(11): 103-103.

Research and Design of Office Automation System

XU Sen1, CAO Li-li1,2, XU Xiu-fang1
(1. School of Information Engineering, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China;2. Jiangsu Province Yancheng Middle School, Yancheng Jiangsu 224005)

At present, information technology and Internet technology develop rapidly, but many companies in the reception and processing of information are still relatively slow. Office automation system is a feasible and effective solution to the current requirements of this reality. Achieve login, schedule management, document management, leave management, announcement management, System to achieve the login, schedule, documents, leave to go out, announcements, personal information, information and user management functions of the eight modules.The modules work together very good realization of the office network, not only improve the company′s efficiency,reduce staff workload, but also improve the enterprise internal information exchange, sharing and transfer.

: Real estate information supermarket; B/S; Sales; Tenement

TP391.41

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2017.10.008

本文著录格式：徐森，曹丽丽，徐秀芳. 自动化办公系统的设计与实现[J]. 软件，2017，38（10）：47-49

国家自然科学基金(61105057)；江苏省政策引导类计划(产学研合作)-前瞻性联合研究资助项目(BY2016065-01)

徐森(1983-)，男，博士，副教授，研究方向：智能信息处理、数据挖掘。

曹丽丽，女，江苏省盐城中学教师，研究方向：智能信息处理。