浅析云计算技术在高校数字化档案管理中的应用

王姝姝

摘 要：云计算技术是一种新兴的数据计算和存储技术，将资料上传至云端服务器，从而享受云计算成本低廉、不受空间限制的特点，以及其强大的运算能力和传输速度给档案管理工作带来的好处。同时也要注意云传输过程中的保密工作和终端硬件的保养，防止传输过程中出现资料毁坏。本文通过对几个详细的例子进行解析，进而分析出云计算技术在高校档案管理中的应用方式。

关键词：云计算 档案管理 数字化

引 言

随着大数据、云计算技术的兴起，云计算技术也运用到了各行各业之中去。在高校的档案管理过程中引入云计算技术将档案管理数字化，能够将档案管理方式變得更加现代化，从而提高档案管理的便利性和效率。

一、云计算技术概念与特点

（一）概念

云计算技术是一种将计算过程分布于互联网上的一种计算方法[1]。所谓的云计算是运用连在同一个服务器上的计算机群进行计算。通过将计算机联系在一起，从而提高运算速度，突破传统计算机硬件上的桎梏，从而提升计算速度。具体操作流程是利用终端计算机将资料上传到云端服务器，通过所有连接该服务器的计算机共同承担计算负载，在计算完成之后将计算结果存储到云端服务器之中。这时任何一台终端机便可随时下载其内容，做到数据的云端共享。在此程度之上消除了传统的数据存储上的局限于空间方面的问题。只要在任何一台能够连接于云端服务的终端机上都能够下载到之前存储过的数据。

（二）特点

1.云计算技术成本相对低廉

云计算技术在存储过程中相对于传统的纸质档案而言成本低廉。不论是在管理维护费用上还是管理难度上都是云技术更加优秀。

2.云计算技术不受空间限制

云计算一大特点就是数据的浏览和下载不受空间的影响，只要手头有一台能够登录云端服务器的终端，不论是笔记本电脑也好手机也好都能够随时获得储存在云端服务器里的数据，这也弥补了传统档案管理过程中出现的档案寻找困难和空间上的局限性[2]。云计算应用于高校的数字化档案管理手段之中，使得随时随地进行档案的阅览和管理成为了可能。

3.云计算技术传输速度极快

云计算的传输速度有着网络传输的所有特点，而其传输速度也是十分迅速的。在有相关条件的高校里通过架设专用服务器，能够让信息以极快的速度在校内架设的终端之间快速传递，不仅使档案管理过程更加的简便，还使传输的资料变为了不仅限于文字和图像的多媒体资料。运用高速传输的特征，将云端档案应用于校内教学等方面，能够有效地提高教学质量，提升校方管理质量。

4.云计算技术计算能力强大

云计算技术的计算能力十分突出。在运用云端的所有计算机进行联合运算的过程中，不仅便于资料的统一，还能够让主服务器的负载降低，分散到各个终端上，提高计算能力。与传统的单个计算机进行计算的方式相比，计算速度与整理速度都大幅增加。能够有效提高高校的档案管理整理速度，提升校方的档案管理效率。

二、高校档案管理存在的问题

（一）纸质档案不易管理

传统的档案管理方式是利用纸媒介来对档案进行储存，纸媒介十分容易出现受潮、虫蛀、发霉等情况。纸媒介的维护与管理十分地不方便，且寻找过程十分地费时费力。有些学校虽然引进了数字化设备，但是数字设备一般将档案存储在本机内存之内，这些档案受到硬件的限制，一旦内存受损，整个档案就全都损坏了，也有将档案存贮至硬盘里后保管起来的方法，然而这些硬盘也会遭受纸媒介档案的同样的困扰。

将数据上传到云端服务器上，有专业的低温机房，有员工对其进行专业的维护，只要服务器主机部分还在接受维护，在服务器中存储的信息就几乎是半永久地保存在服务器内。只要是传输过程不受干扰，其数据的完整性是有保证的。

（二）传统档案管理资料简单

传统的档案资料一般仅仅包括图像和文字。在使用云端服务器作为储存对象的储存方式时，可以将音频、视频、图表、图片、文字等一并上传到云服务器中，使传统的资料不再仅限于少量的文字佐以图片的单一形式，而是将档案多媒体化，使档案更加丰富，使需要查询档案的用户能够更加便捷地获取大量的信息。

（三）高校的档案安全性不足

在高校的档案管理方面，一般都是在档案室上挂上一把锁就完事儿了。这种档案的管理方式不仅不科学，也十分地不安全。不论是校内档案还是学生的档案，安保措施和保密性都受到质疑。一旦有别有用心的人进入档案管理设施，从中窃取信息，那么不仅造成的损失和影响对于校方而言十分地严重，也是一种对学生不负责任的行为。

三、云计算技术在高校数字化档案管理中的应用

（一）运用云计算存储方式节约档案管理成本示例

在将云计算服务导入高校档案管理过程中，将高校的数字档案数据传输至云端服务器后，只需对服务器的管理者按时上缴一定的维护费用，服务器的管理者便能够替代校方的管理人员进行数据的维护和服务器的维护。而上缴的费用可能仅是传统的维护费用的几分之一。从而达到节省经费，提高档案管理效率的目的。

（二）跨空间下载所需档案示例

在进行档案调取的过程中，运用校内铺设的光纤以及wifi信号连上网络，将密码输入校内设置的网关和VPN等防御软件后，便能够利用任何终端登录学校自有或租设的专用服务器上进行资料的下载或修改，省去了在档案管理室翻找的麻烦，使得档案的管理跨越空间的限制。

（三）云计算高速传输技术示例

在上课过程中，教师不必再在上课之前进行课件的寻找和教学档案的布置，通过高速的校园网线路在学校的服务器内下载存储过的课件和资料，避免了因为携带的实体硬件损坏或丢失而导致教学进度延后的问题出现。在学生档案管理方面也能够高速地传输大量的学生信息，高速的校内专用网络甚至能够达到10G/s的巨量传输速度，对于数据量十分大的学生档案而言十分高效。

结束语

将云计算方式导入高校的档案管理过程中充满了挑战。但是世界上没有绝对万无一失的技术，即使如此方便的云技术仍然有着无法解决的网络断线之后出现的传输文档损坏、传输过程中信息容易被拦截，以及服务器硬件的温度和干湿度环境需要进行人工的细致调控等暂时无法解决的问题。只有在云计算方式上不断地创新和改善，同时将高校的档案管理方式进一步强化，才能将云计算完美地应用于高校的档案管理工作之中。

参考文献：

[1] 杨剑云.将“云计算”技术引入高校档案管理的思考[J].黑龙江档案，2016（02）：64.

[2] 严瑛，王卓平.云计算技术在教学档案管理中的应用探索[J].兰台世界，2015（23）：94-96.