浅谈速记在秘书工作中的应用

柳青青

摘 要 随着社会的进步和发展，信息在信息时代的地位越来越重要，成为这个世纪快速发展的元素。速记是一名优秀的秘书应当具备的基本技能。因此，越来越多的学者对速记在秘书工作中的应用做了研究。本文笔者从速记在秘书工作中的体现以及速记在秘书工作中的作用两个方面对速记在秘书工作中的应用进行陈述。

关键词 速记 秘书工作 应用

一、引言

目前，速记在秘书工作中的应用在很多的发达国家都非常普遍。对于从事秘书工作的人员而言，速记是他们必须掌握的一项基本技能。据研究表明，美国每年的秘书从业人员大约30万人，而速记技能是他们首先也是必须拥有且熟练运用的基本职业技能。在我国的香港地区，对于秘书工作的速记要求是每分钟100字。速记作为快速记录文字语言、思维的一种科学方法，从事秘书工作的人员掌握了速记技能，书写的速度可以大幅度提升，其办事效率也将得到极大提高。有人也因此将速记比喻成为“音落书成”“追及思维的飞笔”，称速记为“现代化书写的利器”。时间就好比金钱，而效率就好比是生命，只有提高秘书工作人员的速记能力，才可以更有效地提高其工作质量以及工作效率。

二、速记在秘书工作中的体现

（一）口授记录

口授记录，即秘书工作人员对领导口授的指示与意见进行及时的记录等。众所周知，遵旨行事是秘书工作的重要特征，所以能够正确领会领导的意思是秘书工作人员实现参谋、助手作用的基础与前提，是对秘书工作人员的基本要求，对秘书工作的日常工作极为重要，也是有效提高秘书人员工作质量与效率的保障。在工作中，常常有领导把一些工作指示或者对上级的请示报告以及会议通知内容进行口述，讲话快速而且不重复。对于这种情况，秘书工作人员就可以将重要信息进行速记，而后再整理。如果秘书工作人员没有速记技能，就很容易出现工作失误。

（二）会议记录

日常会议的记录是秘书工作人员的一项基本工作，是会议过程与内容的依据和凭证，是对会议的基本状况最全面、最真实、最直接的反映。所以，秘书工作人员要切实记录好会议，为后面抒写相关材料及研究分析提供素材及有效依据。如果发言速度每分钟在120～180字，而普通文字书写的速度为每分钟40字左右，因此利用普通书写方式准确、完全地记录会议内容是不现实的。

而速记则可以准确、快速地记录会议内容。特别是当陈述者的语速较快的时候，普通记录显得捉襟见肘，只能勉为其难地记录大概意思时，速记则能有效地发挥其优势，可以准确、快速地进行记录。

（三）文稿起草

拟写文稿是一项重要的秘书工作。由于秘书工作具有较强的时效性，需要秘书工作人员有快速的写作技能。秘书在日常工作中起草各种文书，如请示、会议纪要、通告、通知等，特别是对于大型文书的起草任务，如长期规划或者工作总结等，这时候选择普通文字书写，则较费时费力，而使用速记则可以利用简单的符号进行文书起草，事半功倍。

三、速記在秘书工作中的作用

（一）提升书写与记录的速度，提高工作质量与效率

秘书工作在对领导的口授意见、来信、接打电话、收集整理资料等日常工作中，合理利用速记技能，灵活运用速记符号，就能高效、快速地将领导的意见、讲话内容、摘抄素材等准确地记录下来。秘书工作人员掌握并熟练地将速记技巧运用于工作中，在确保准确、完整记录的同时，还可以有效地提高办事效率，起到事半功倍的效果。

（二）简捷经济，迅速且及时

当前，全部为机关办公室置办现代录音设备并不现实。所以，速记技能又显示出其快速、及时、准确的优越性，而且简捷经济，因为速记不需要昂贵的辅助仪器，也不需要与之有关的保养措施及辅助工具。速记工作只需要简单的笔和纸，并无过多的其他准备，可以实时记录，走到哪儿便记录到哪儿。例如，在记录会议时，了解与调查情况的记录、摘抄材料、记写电文、陪同领导巡视等，特别是去资料与情报室、图书馆等索取领导需要的资料，且在资料不能复印，不能外借的情况下，速记技巧的优越性就更加明显，在减轻秘书工作人员的书写负担的同时，又可以实现快速及时的记录。

（三）独特的保密功能

保密性是秘书部门一项基本的工作要求。秘书在工作中使用速记技能可以起到保密的作用。哲学家洛克曾经说过：“速记这种艺术……它一则使人记下要记的东西，二则可以使人把不愿公开的事情隐藏起来。”这段话表明，如果要保守党与国家的秘密，除了利用特殊的保密方法与措施外，速记技能也可以起到保密功效。因此，速记技能也可以当作秘书工作人员的一种特有保密手段。不怕一万，只怕万一，如果真将机密文件丢失，也很难被别人破译。因此，在秘书工作中使用速记技能可以有效防止泄密。

（四）秘书工作人员可以赢得时间

在现代化管理中，从事秘书工作的工作人员需进一步扩充知识，而速记是秘书工作人员有效、快速地获得知识的重要途径。有很多的考古学家、史学家、文学家、科学家等都将速记运用到工作中。例如郭沫若，他有很多学习卡片与笔记内容都是使用速记技巧记录与书写的，可见速记技能可以帮助人们节约收集、积累资料与素材的时间，以增长更多的知识等。

（五）反制约能力较稳固

从事秘书工作的人员使用速记技巧，在排除外界的环境干扰的同时还能避免周围的条件限制。例如，在利用录音机进行会议记录时，有时候会出现某些故障。但速记却不会出现这种想象，相当稳固。

（六）培养高效率，锻炼思维

秘书工作人员伴随在领导者身边，政事繁忙，往往是复杂劳动与简单劳动的结合，速记亦如此，当运用速记技巧时，就需要脑、手、眼、耳等器官的合理协调。此时，身上的器官处于兴奋状态，即在领导者发言的瞬间用符号将有效的信息快速而及时地记录下来。所以，在速记的过程中，对秘书工作者而言，其反应能力、思维敏捷程度、追及思维的能力、捕捉语言、组合文字的本领，都在经受考验。所以，秘书工作者常常使用速记技能，可以加强对自身思维的锻炼，有利于培养追求效率与专心致志的工作作风。与此同时，还可以建立时间观、速度观等。长此以往，能够逐渐提升个人的能力素质。

四、结语

虽然秘书工作并不全部由速记技巧来完成，但不可否认的是速记本身的优点、特点为秘书工作所带来的便利。速记作为快速记录语言、文字的一种技巧，是快速书写的利器，在秘书工作中发挥着重要的作用。随着现代化建设的不断进步与发展，速记技能在秘书工作中的应用也越来越广泛，作用也越来越明显。当然，在利用速记技巧的过程中，需要将其进一步改善，并合理发展它，使速记可以成为一门相对完善的科学体系。

（作者单位为四川天一学院）

参考文献

[1] 孟晓燕.速记的前景探析[D].内蒙古师范大学青年政治学院，2011.

[2] 张广义.速记在秘书工作中的应用[J].秘书之友，1989（4）：36-37.

[3] 曾雪晴.速记与秘书工作[J].衡阳师范学院学报，2014，35（2）.endprint