体检档案的信息化管理

辛强

摘 要 本文论述了电子档案相对于纸制档案，在档案管理、信息资源利用等方面的优势，并结合具体的业务实例阐释了信息化手段在体检档案管理中的应用。

关键词 档案管理 信息化 体检

近年来，随着信息技术的不断发展，许多政府或者公共部门均建立了电子政务系统，并为公民们提供了在线服务，这对数据处理的效率以及信息获取的便捷性提出了更高的要求。作为纸质档案最大的使用群体，他们不得不对档案的管理方式进行革新，这也是电子档案日渐成为主流管理模式的一大原因。在医疗领域，电子病历也已经成为个人健康档案主要的储存和应用形式，并且随着大数据时代的到來，电子档案将在档案管理模式中扮演越来越重要的角色。

一、电子档案的优势

（一）提高了档案管理工作的效率

纸质档案全部依靠人工手写记录信息，与电子录入相比速度较慢，且由于每个人的书写质量不同，会出现字迹难以辨认的情况。此外，纸质档案的保存工作量巨大，需要对不断增多的档案进行分类、排序、组卷和装订，同时还要对纸质档案进行防潮、防霉和防蛀处理。有些年代久远的纸质档案会出现纸张破损或者字迹辨认不清的情况，需要对档案进行及时的整理备份，这种誊抄工作对于档案管理人员来说也是一项巨大的工程。另外，还存在存储占用空间大、消耗纸张多的问题。在工作过程中，若外来人员想查阅纸质档案，需要亲自前往档案室并取得相关部门的授权，流程烦琐，且容易在查阅过程中造成档案原件的损坏和丢失。

随着计算机的普及，大多数人已经可以熟练地操作计算机，通过电子录入可以大大提高信息记录的效率，且电子文字格式统一，不存在信息辨识的问题。目前一间机房的面积仅相当于一间普通的档案室，却可以存储成千上万人的数据，而且计算机可以根据设定的备份策略定期自动备份，保证了体检数据的完整性、安全性和连续性，完善了档案体系的建设。另外，电子档案系统可以在后台为不同级别的用户分配不同的权限，省去了烦琐的审批手续，人们可以不受时间和地域的限制，通过互联网远程访问自己想查阅的档案信息。

（二）提高了档案信息的质量和利用率

纸质档案在书写过程中容易出现笔误或者信息需要更新的情况，此时要么重新填写档案，要么在原档案上直接修改，既耗费大量时间，也影响了档案卷面的整洁。此外，利用纸质档案进行数据统计需要反复翻阅档案原件，易造成磨损，且统计工作全部需要人工完成，工作量大、效率低下；统计工作仅能在小范围内进行，很难做到大量数据的集中整理和区域性的数据整合。

而目前电子档案的管理系统中多集成了拼写和语法的自动校验，以及对于数值型数据缺项漏项的自动报警提示，有利于数据录入人员和档案管理员及时发现问题和纠错。可以根据实际需要，设置数据更新时自动备份原文件或者在后台保留修改痕迹，这样最新版档案上虽然卷面整洁，但在必要时仍然可以调阅以往的档案版本。此外，电子档案可以做到集中存储、信息共享，可以实现海量数据的整合和统计分析，形成区域性统计报告，还可以根据用户的不同需求自定义统计条目，实现个性化统计分析。

二、体检档案的信息化管理

（一）中小学生健康体检档案管理

为更好地开展中小学生体检信息采集、存储、查询、统计、分析和反馈的工作，我们建立了学生健康体检信息管理系统，逐步实现了中小学生健康体检信息的规范化、标准化和网络化管理。应用电子健康档案后，纸质体检表均是按照电子档案录入要求设计的，对常见的疾病和阳性体征以数字代码替代，体检医生在查体过程中只需要记录相应的代码，避免了手写记录且易于辨识。体检结束后由专人以统一的格式录入体检结果，并上传至全省的学生健康体检信息管理系统。有条件的地区已经实现了体检医生在移动终端实时录入体检结果和数据的实时上传，无须再集中录入结果，节省了人力和时间。全省的学生健康体检信息管理系统数据库采取防病毒、防攻击、防篡改、防瘫痪、防泄密措施，充分保证了体检数据的安全。

体检结果上传至学生健康体检信息管理系统后，由于系统对数值型的体检数据定义了合理的赋值范围，超出该范围自动报警提示，如果因漏检造成空项则会标红提示，上级管理部门也可以通过查询功能及时发现问题，实现实时监控。系统还可以自动读取电子健康档案中各项体检指标和结果，可以一键完成学校的统计分析和报表打印，并且可以自由组合统计变量，满足不同的统计需求。此外，系统还可以根据电子健康档案中不同的体检结果，自动从后台的模板中提取信息，形成有针对性的健康指导意见。通过对中小学生身体形态、生理机能和常见疾病三个方面的二十六项指标的大数据分析，形成校级、区县级、市级以及全省年度中小学生健康状况报告，全面客观地反映了山东省中小学生体质健康和生长发育情况，为科学制定干预措施提供了依据。

（二）征兵体检档案管理

征兵体检从体检数据的采集、复检、定兵、役前教育训练和退兵等多个环节全面实现了信息化管理，有了信息化系统的辅助，可以有效减少全人工操作带来的误差，并且可以做到严格的权限管控和信息溯源，保证了征兵工作的廉洁透明。体检全程采用扫码或者录入体检编号的形式定位应征青年，所有体检数据实时录入并自动传送到体检站服务器，体检管理系统设置了统一的体征词条，减少了体检医生死记硬背体检合格标准的压力，系统还可以根据词条智能生成体检结论，节省了体检时间，规范了体检程序，提高了工作效率。同时，征兵信息化管理系统还具有校验纠错、跟踪修改痕迹等功能，可有效防止暗箱操作，进一步落实了廉洁征兵的要求。此外，通过系统的查询统计功能，还可以实时了解各岗位医生的体检进度以及对阳性体征的把握尺度，当体检负责人、主检发现某一项目当日不合格率偏高或偏低时，可及时到现场进行指导，做到过程管理，检中质控，及时实现错误纠正。每日体检结束后，还可一键生成日统计报表、累计统计报表、兵种合格报表、不合格原因分类报表等，也可根据需求自定义查询。

（三）入职体检档案管理

应用电子档案和信息化管理系统，改变了以往纸质档案带来的统计困难和信息无法共享的弊端。高校毕业体检、研究生入学体检以及入职体检的电子健康档案将实现信息互享，只要进行体检的医疗机构符合资质要求，且两次体检之间不超过规定时限，将实现体检结果互认。这不仅避免了反复体检时个别体检项目对体检者身体的伤害，也减少了医疗资源的浪费和医疗费用的支出。此外，所有体检结果上传至信息管理系统后，医疗机构、体检者和用人单位均可以进行查阅，避免了擅自修改体检数据和伪造体检表等不诚信问题，进一步保证了体检结果的真实性和体检质量。

档案的电子化不仅是档案管理的一种革新，也是工作模式的一大转变，这就需要档案管理者打破固有的思维模式，适应新流程，加快学习和研究的步伐，全面提高档案的信息化管理水平。

（作者单位为山东省体检办公室）endprint