浅析现代高校行政秘书的综合信息素质

马晓钰

摘要：高校行政文秘是高校开展行政工作和教学工作的桥梁。高校行政秘书需要处理文书、接收材料、处理人事，搜集档案文件的相关信息数据，分类整理归档院系相关资料信息等工作。随着时代的发展，现代高校对教职工的信息化处理能力提出了新的要求，可以通过培养行政秘书的信息处理意识、系统化的学习培训来创新高校行政秘书信息化工作方式，加强行政秘书信息工作的快捷性。

关键词：现代高校 行政秘书 信息处理能力

中图分类号： G647文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）21-0105-01

21世纪，飞速发展的信息技术让人们的生活产生巨大的变革，信息时代社会中的方方面面都离不开信息处理工作。对行政工作而言，信息素养成为必不可少的综合素质，高校行政秘书是高校行政管理工作的重要组成部分，高校行政秘书综合信息素质的高低将对高校的行政管理工作产生直接的影响。因此，探析现代高校行政秘书的综合信息素质，提升其信息化时代的综合素质，具有十分重要的意义。

一、现代高校行政秘书综合信息素质

高校行政秘书的工作千头万绪，无论是处理文书、安排日程、办理事务还是收集整理信息、调查研究学院工作、撰写公文、接待访客等，繁琐但又非常重要。高校行政秘书要负责部门日常行政事务的处理工作。虽然行政秘书因为所属部门的不同，工作内容不尽相同，但诸如处理文书、接收材料、处理人事这三项是高校行政秘书的基本工作，需要搜集档案文件的相关信息数据，分类整理归档院系相关资料信息，安排会议并做好会议记录，做好人事考勤工作等等。[1]

高校行政秘书的综合信息素质主要指秘书获取信息、处理信息与利用信息的能力。信息化时代，一个人处理信息能力的高低决定了其综合素质的高低，高校行政秘书的信息能力包括计算机操作能力、数据处理能力和信息开放能力。其中计算机操作能力是现代人必须掌握的基本技能，数据处理能力是能收集、整理、分析、加工数据的能力，信息开放能力则是指能结合自己的工作运用数据，设计工作中的信息处理流程，拓展与完善工作中信息系统的功能等。随着时代的进步，互联网在高校普及，不少工作由传统的纸质办公变成网络办公或者电子办公室，这对高校行政秘书的综合信息素质提出了新的要求。

二、提高现代高校行政秘书的综合信息素质途径

时代的发展对高校行政秘书的综合信息素质提出了新的要求，可以从以下几个方面来提高现代高校行政秘书的综合信息素质能力。

（1）培养信息处理意识。随着社会经济的不断发展，现代高校的信息化程度不断加深，要求行政秘书具有较强的信息化处理意识，能够运用计算机整合和处理工作中的各项数据信息，这势必要求行政秘书不光具有计算机操作能力，还要有较强的信息处理意识，对工作数据有足够的敏感性，懂得运用相关软件处理信息，这也是为什么要提高行政秘书综合信息素质的主要原因。

（2）系统化的学习培训。信息素质已经成为21世纪社会对人才的基本要求，各行各业都在朝着信息化方向发展。面对时代的要求，高校要采取一系列的措施培养和提高高校行政秘书的信息素质。首先是配套计算机等相关硬件设施，这是高校工作全面信息化的基本条件；其次，高校应当加强行政秘书的信息处理能力培训，帮助秘书尽快掌握信息化时代计算机软件的操作方法，提高秘书的信息化处理能力；最后，高校行政秘书自身也要有学习意识，学习和掌握最新的信息化设备、软件的操作方法，并在工作中能灵活运用这些软件处理相关事宜。[2]

（3）创新高校行政秘书信息化工作方式。创新是社会前进的动力，也是高校革新的灵魂。正如穆勒所说：“一切完美的事物都是创新的结果。”高校行政秘书的工作也应当在实践中创新，在创新中前进，在前进中成熟。这要求行政秘书能够运用信息化的思维去处理和看待工作中的问题，积极践行信息化处理方式，运用信息化手段发现问题和解决问题，探索现代高校行政秘书的工作新方式，创新现代高校行政秘书的工作模式。

（4）加强行政秘书信息工作的快捷性。作为国家知识、信息聚集地，高校在国家信息化进程中占有非常重要的地位，高校领导对信息的快捷性要求也越来越高。信息快捷性既要求秘书传递工作信息的时效性，又要求秘书处理工作信息方式的快捷性。高校秘书要做好信息的收集、处理工作，才能给领导的决策提供有效的服务。这要求高校行政秘书不断提高自己的综合信息素质，才能跟上时代的步伐。

三、小結

高校行政秘书的工作是高校各项教学活动顺利开展的重要一环，进入21世纪，飞速发展的信息技术对高校行政秘书的综合信息素质提出了新的要求。面对当前信息化时代的诸多挑战，高校行政秘书需要对信息能力有一个正确的认识，对工作中要求具备的信息化素质有一个正确认识，通过不断学习创新自己的工作方式，提高自身的综合信息素质，才能跟上现代高校的信息化发展步伐，为高校行政工作添砖加瓦，作出应有的贡献。

参考文献：

[1]王珊珊.浅析信息化时代高校行政秘书综合素质的培养[J].佳木斯职业学院学报，2015（7）.

[2]蔡秀亮.信息化时代高校行政秘书综合素质的培养策略[J].学园，2017（2）.

责任编辑：孙瑶endprint