干部培训中职能管理与项目管理结合的有效路径

张品茹

(陕西省行政学院公共管理教研部，陕西西安 710068)

■教育经济与管理

干部培训中职能管理与项目管理结合的有效路径

张品茹

(陕西省行政学院公共管理教研部，陕西西安 710068)

面对新形势，各级党校、行政学院、干部学院等以培训在职干部为主要任务的院校应在管理模式上进行积极探索，将项目制引入到干部培训管理工作中，以“稳定的职能，柔性的边界”为原则，积极推进职能管理与项目管理相结合，建立一个合理的矩阵式项目培训管理模式，形成规范的项目管理体系和流程，通过提升干部培训管理工作的科学化水平，为进一步提高干部培训质量和实效创造必要的服务条件。

干部教育培训；职能管理；项目管理

我们国家正处在科学发展、转型发展、创新发展的关键时期。这对干部的能力素质提出了新的更高的要求，也对干部教育工作赋予了更为艰巨的任务。正是在这样的背景下，不断提高干部教育科学化水平渐被提上日程。在建立健全各项科学的管理制度的同时，将项目管理引入到干部教育管理工作中，以“稳定的职能，柔性的边界”为原则，探索试行职能管理与项目管理相结合的新模式，使管理部门自身的职能发生变革，将一些原本由职能管理部门“亲理亲为”的繁杂事务以项目管理的形式来实现更加高效的运行，管理部门可以集中精力做好日常的管理工作，从而促进干部教育质量和效率的不断提高。

一、项目管理的本质内涵

项目管理作为一种先进的管理方法引入到干部教育培训管理实践中，这是一个管理创新，其优点在于它的高效性和实用性。然而，一些干部教育培训院校在具体的实施过程中对项目管理认识模糊，将日常的职能管理与项目管理混为一谈，甚至在项目管理的名义之下进行一些零散的、经验化的操作管理。因此在干部培训管理过程中引入项目管理，有必要厘清项目管理的本质内涵。

进入21世纪，项目管理已经发展成为一门新的管理学科，并形成一种新的管理模式。项目管理不同于常规的职能管理，它有自己独特的管理对象——项目。项目是为创造某一独特的产品、服务或完成某一特定的任务所做的一次性努力。[1]可见，项目管理就是为最优实现项目目标，根据项目的自身规律，对项目整个周期的全过程实施有效地计划、组织、协调和控制的系统管理活动。在管理机构上，它采用临时性动态组织形式——项目组。简言之，项目管理就是要整合资源，明确目标，落实责任，规范管理，形成效益。在干部培训管理模式中引入项目管理，就是在满足学员需求的前提下，采用规范化的管理流程统筹兼顾人力、物力、财力及其他资源，高效、高质地完成培训项目。

在干部培训中，一些培训班可运用项目管理的方法，实施培训项目高效化。因为，培训项目是一种具有明确的培训计划、培训对象、培训主题、组织方式、操作过程以及确定的资源和时限要求的一次性培训活动，更适合进行项目管理。就项目管理的过程而言，其所涉及到的领域不再的单一的，不再是仅由一两个职能部门就能完成的；而是需要重新定义内部的组织结构、各职能部门的职能以及管理流程。在干部教育培训管理过程中，虽然每一个培训项目都有其独特性和创新性，然而多数的培训班是重复举行的，该培训项目具有重复性、相似性和规律性的特点。因此，由一个专项或临时组织负责，采用项目管理的系统理论和方法，对培训班次进行规范的计划、组织、指导和控制，以实现培训活动全过程的动态管理和培训目标的综合协调与优化。[2]

二、在干部培训中实施项目管理的可行性

在干部培训中实施项目管理对于提升培训项目质量、减少管理失误、节约管理成本、提高管理效率具有重要的意义，将项目管理理念、模式和方法引入干部培训工作中完全可行。

(一)干部培训管理工作的特点与项目管理的内涵相匹配

干部培训具有创新性、复杂性、目标性等特点，是典型的“项目”活动；同时，干部培训管理工作具有任务量大、环节多的特点，因此特别适合采用项目管理模式。目前，许多干部培训院校已经意识到这一点，开始把项目管理模式引入到管理工作之中，把一个个培训任务按性质和类型揉合为不同的“项目”，这是干部教育管理的革新，从而提高了培训管理效率。从干部培训管理工作的特点来看，它与项目管理的内涵是相匹配的。

(1)创新性。在干部培训工作中，为了使每个培训活动能够达到理想的效果，不仅要采用科学的、系统的管理模式，而且也离不开整个培训管理人员的积极主动与创造。

(2)复杂性。在干部培训工作中，需要各个部门的工作人员密切配合才能把一项任务完成。如一个重点班次的运行，需要教务处、培训部、教研部等多个部门共同合作才能完成。而实行项目管理后，每个项目只需从相关部门选调人员组成一个项目团队，通过共同协作去实现预定目标，从而完成该项目。

(3)目标性。每一个培训项目都是围绕着一定的培训目标设立的，而要实现既定的培训目标必须经过需求调研、计划实施和评估反馈等系统的管理过程。在这一过程中，每个项目组都是以量化目标为基础，通过整个团队的共同协作和努力，达到全面提升干部教育培训管理效益的目标。

(二)为提高干部培训工作的效率需要进行项目管理

就目前我国干部培训院校内部管理组织架构来看，仍沿用传统的“纵向管理+职能管理”的模式，即以岗位职能来划分部门机构，设有教务处、培训部、教研部、财务处等。一级管一级，下一级对上一级负责，整体上表现为一种纵向的层级结构。这种管理方式不仅费时费力，也严重影响任务完成的质量。职能管理与重复性相适应，而许多培训活动在一定时间段内强调要有时效性，与这种传统管理模式的低效率有着尖锐的矛盾。

职能管理模式对于工作的正常运行是必要的，但这种管理模式条块分割，内耗严重，效率低下，因而单纯的职能管理模式是无法适应当今极速变化的市场需求的。所以，干部培训院校必须进行管理上的变革，创造和引进一种新的管理模式以弥补职能管理模式中工作效率低下的问题，而项目管理的引入则能够打破传统的直线职能式组织结构[3]，提高院校的整体应变能力。对干部培训工作实施项目管理，把不同的培训班次划分为一个个项目组，围绕一定的培训目标，从需求调研、拟定计划、具体实施到评估反馈等各个环节进行全方位管理，可以使培训工作更趋合理地有序进行，也能进一步优化资源、整合流程、提高效率。

三、职能管理与项目管理的区别与联系

在干部培训管理工作中，引入项目管理模式，对培训环节和过程进行科学化与精细化管理，打破了传统的直线职能管理的组织结构，在水平工作流程中引入项目责任制，就需要进一步探索推进职能管理与项目管理相结合的新模式，为此有必要准确地把握职能管理与项目管理的区别和联系。

(一)职能管理与项目管理的区别

通过表1的比较，可以看出项目管理与日常职能管理工作存在明显的不同点。

表1 项目管理与日常职能管理的区别

(1)从决策系统的运作来看，决策系统的运作将与传统的直线职能式管理方式有很大的不同。一方面，职能部门分级布置任务，圆满完成任务后进行分级汇报、审定等工作。另一方面，项目管理则直接下达任务，在完成任务期间能够与各职能部门进行信息的直接沟通，最后将研究成果直接汇报。并且，在项目决策研究之中，通过对任务的分解可以明确在什么时间某种资源可以被利用到什么程度，从而达到对资源进行合理管理，并使资源的使用得到最优化。

(2)职能部门的工作大体分两大类：一类是重复性的工作，另一类是一次性活动。而项目管理中的项目主要是一次性的工作，这种一次性的工作都有严格的时间规定，比如如重点班次的运行、重要活动的组织等。这是因为项目管理每个项目的任务都不同，各自有其独特性。

(3)项目管理的方式是目标管理，追求的是任务完成情况和完成的质量情况；而职能管理的方式是流程管理，追求的是标准化和效率。项目任务常和日常职能工作发生冲突，并且项目负责人的项目也总是与其日常的工作产生矛盾。项目负责人应该具体考虑两部门的工作在不同阶段发展的先后顺序。并且整个项目的完成者要处理好完成项目与日常职能管理工作的关系。

(二)职能管理与项目管理的联系

职能管理与项目管理都是在原有的干部培训院校进行的，项目常与组织中同时进展的其他行政工作或子项目相互作用。尽管项目管理有许多特殊性，但是它与职能管理也有一些共性。项目是连接各职能部门的桥梁，正是通过相互交流与合作，进而协调利益相关方的工作态度和方式，从而促进管理模式的创新。

(1)项目管理的科学性与职能管理的科学性是一致的，只是在内容上有所不同。

(2)项目管理的艺术性与职能管理的艺术性也是一致的，只是在方法上有些差异。项目管理的艺术性主要体现在对于项目相关者的协调和沟通、项目团队的建设与领导等方面。

(3)实施项目管理，需要职能部门的支持和帮助。职能部门成为资源的培育者和提供者，职能部门负责人成为资源负责人。

(4)项目负责人同时又是职能部门责任人，项目负责人的确定应打破指定制的单一方式[4]，在项目组织实施的过程中由项目负责人统筹安排工作任务、部署决策研究和分配资源等。所以项目负责人的职责是双重的——既对项目结果负责，又对职能部门业务负责。成功的项目工作可以转换为日常工作的一部分，因为院校的每一个项目，大多是为了解决日常工作的主要问题，或者为了院校长期规划发展。比如，某重点班次培训项目结束后，项目组就会对本次活动进行总结，其中教学项目管理小组对教学流程进行了很好的完善，那么各职能部门尤其是教学决策部门就可以通过教学流程完成其所承担的教学任务。这就大大提高了工作效率，不但为院校节省了成本，也减少了部门的工作量。

综上所述，项目团队与职能团队同时存在，项目工作与职能工作是不能分开的，二者并不矛盾，可以协调和转换。

四、职能管理与项目管理结合的有效路径

干部培训作为一个系统工程，必须建立起科学配套、规范有序的管理体制，从而使干部培训工作运转灵活、科学高效。为了实现这一目标干部培训院校不断提高资源配置的能力和效率，增强了干部培训管理的科学性。

(一)建立一个合理的矩阵式项目培训管理模式，首先要把工作的组织机构从单纯的职能型向项目型与职能型相结合的矩阵型发展

干部培训院校在管理中普遍采用典型的纵向层级开展工作，然而这种管理体制导致工作效率低下。为此，提出矩阵式组织结构的思路，也就是将院校的组织结构按两条线组织起来。一条是纵向的职能部门，另一条是横向的项目管理，一纵一横就构成了矩阵式的结构(如图1所示)。职能部门负责日常运作和职能工作的完成，例如教师管理、课程设置、学员管理等等，而项目管理则负责完成每一个重大的培训项目。这样就形成了日常工作以职能管理为主，重点班次、重大任务以项目管理为主的管理格局。在遇到重大组织活动和重点班次的运行中，积极推进项目管理，实现“纵向职能管理+横向项目管理”两种管理相结合的、协调发展的新模式。

图1 矩阵型组织结构图

在水平工作流程中引入项目负责人的职责，从而把单一的纵向管理结构变为矩阵式管理结构。这种结构兼有职能型组织和项目型组织结构的特征，其中项目负责人同时又是职能部门责任人，他兼具双重职责不仅对项目的结果负责，又对职能部门的业务负责。项目组中的成员是从各个职能部门中挑选出来的同一个人，他在项目活动中服从调动、顾全大局、努力工作，同时也有义务完成在原职能部门中的工作。矩阵式管理结构能够借助职能式管理保障整个组织的顺利运行。各职能部门是永久性的，培训项目小组是临时性的，各职能部门负责人为项目成功提供所需的资源。通过这样的管理模式对培训项目实行高效率的规划、组织和控制，是确保培训工作顺利运作的有力保证，从而实现培训项目全过程的动态管理。

(二)在干部培训工作中建立项目管理工作流程

培训工作流程正是项目管理制与职能配置制相结合的组织构架，这为干部培训活动实现矩阵型发展提供了路径和手段。在传统职能分工的条件下，有许多职能部门起到协调的作用。这种协调机制有协调之实，而无流程之名。运用项目管理，要树立动态管理架构的理念，把项目任务作为带动职能部门协调运作的法度。由于项目任务在整个系统中的核心导向地位，项目管理就具备了流程管理的性质。图2给出了包括确定培训项目、制定培训计划、实施培训计划和分析评估培训效果等相关程序的培训工作流程，项目管理小组依据工作流程可以对相应培训班次进行管理，同时，各职能部门也必须根据工作流程完成其相应的职能任务，从而形成“纵向职能管理+横向项目管理”相结合的扁平化组织系统。

图2 培训工作流程图

在培训工作流程中，需要注意以下几点：

(1)确定培训项目。坚持既要满足培训需求，更要引领培训需求[5]，深入调研，摸准干部学习之需。

(2)制定培训计划。制定培训计划需要依据培训需求调研情况，对整个培训项目设计相应的计划，从而取得理想的培训效果。其中包括设置培训内容、改进教学方式、设计培训阶段等。

(3)实施培训项目。培训项目的顺利实施离不开多个部门的支持，这就加强了各职能部门与项目之间的协作关系。项目小组负责人根据制定好的项目管理策略与措施，调动全体小组成员进行有效的落实。一是明确每个阶段的任务，实行严格的时间与任务管理。二是明晰项目参与者的职责，调动项目人员的主动性。比如外聘教师的聘请、上课教室的协调、教学过程中的跟班等，都需要责任到人。

(4)分析培训效果。通过项目小组成员的共同努力，使得培训项目能够运行顺利。在这一过程中，需要考虑的因素会很多，这就需要总结出培训项目实施中的成功和失败经验。

(三)在干部培训工作中强化培训项目总结与考核

干部培训院校在实施培训项目制管理的过程中，一定要强化对整个项目过程的监管，把控培训关键要素[6]，注重对培训项目的总结与考核。对整个培训项目的总结与考核是项目管理的重点，总结与考核指标通常由以下四部分内容：日常管理、学员测评、专家评审和考核结果等。

培训项目的总结与考核可以从以下两个方面开展：一是对整个培训项目的质量考核。要严格建立学员评教、项目评估的管理制度，一般采用问卷调查法、访谈法和观察法等形式进行，科学有效地开展评估总结工作，使考核结果能够客观、全面地反映整个培训项目的实施情况，更好地提升培训的针对性和实效性。通常地，对培训学员、培训师资、培训工作人员展开全方位的考核与评估，形成一个多维度的，客观全面的评价体系。特别要说明的是对教学效果的评价，这是整个培训项目总结的关键，影响教学效果最突出的两个方面：课程安排和师资配备。针对课程安排，要强化项目设计，突出课程组的功能，课程前后安排衔接自然、一体。针对师资配备，在立足校内师资资源开发的基础上，还要协调建立兼职师资库，可以是专家教授、企业高管也可以是业内精英，同时还要选好校外实践实训基地，提升整个培训项目效果。通过对教学效果的总结，可以汲取失败教训，可以获取成功经验。根据考核情况，项目组要提交一份总结报告，从项目的基本情况、教学效果、师资情况、课程建设、教学组织与管理以及相关建议等方面，对整个培训项目作较为系统的总结。二是汇总整理整个培训项目资料。培训项目完成后，要尽快整理汇总相关资料。将培训项目中的所有资料分门别类进行整理归档，做好标识，最后由项目负责人审查。

综上所述，在干部教育培训管理过程中引入项目管理制，进一步提高了干部培训院校行政管理人员、教师的综合能力，有利于院校各职能部门立足于全局高度，统筹把握培训需求和进度，真正提升了干部培训管理工作科学化水平，为进一步提高培训质量和实效打下了扎实的基础。

[1] 罗英姿,徐翔．学科建设自我评估及思考[J]．高等农业教育，2001(8).

[2] 李立匣,尹礼宁,王少军.干部教育培训项目管理的实践与创新[J].继续教育, 2008(12).

[3] 宋今,李德等.干部教育培训项目管理存在的问题及对策研究 [J].广西社会主义学院学报,2015 (10).

[4] 李苗.项目管理制度在党校教育培训中的应用研究[J].新东方，2016 (10).

[5] 梅洁,杜晓成.项目管理在干部培训项目中的应用——以“武汉大学院(系)内设机构主任培训班”为例[J].继续教育, 2017 (1).

[6] 李洋.在职培训对乡村幼儿教师队伍建设的积极影响——以湖南省幼师“国培计划”项目实施为例[J].陕西学前师范教育学报,2017(4).

EffectiveWaysofCombiningFunctionalManagementandProjectManagementTogetherinCadreTraining

ZHANGPin-ru

(DepartmentofPublicAdministrationFeachingandResearch,ShaanxiAcademyofGovernance,Xi’an710068,China)

In front of the new situation, at different levels of Party schools, administration colleges and cadre schools which specialize in cadre training, should actively explore the new management mode, introduce professional project system into cadre training management, take “stable function, soft border” as a principle, energetically push the combination of functional management and project management, establish a proper management mode for project training, and thus form a normative project management system and procedure. By promoting the scientific level of cadre training management, they can create professional and necessary service for further improving the qualified cadre training.

cadre training; functional management; project management

2017-06-30;

2017-07-21

陕西省行政学院2017年度院级课题(YKT17004)

张品茹，女，河南漯河人，陕西省行政学院公共管理教研部讲师，博士，主要研究方向：成人教育,教育管理。

G462

A

2095-770X(2017)11-0121-05

http://sxxqsfxy.ijournal.cn/ch/index.aspx

10.11995/j.issn.2095-770X.2017.11.027

[责任编辑王亚婷]