声像档案在教学中的重要性

郭爱玲

摘要：声像档案是指在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并铺以文字说明的历史记录。在学校声像档案是学校档案的重要组成部分。学校应當加强声像档案管理，为教学和各方面工作服务。

关键词：教学；档案管理

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就学校的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

声像档案管理存在的问题

一、学校声像档案管理的不和谐音符

为了更科学地管理和利用声像档案，更好地服务于学校的整体和谐发展，应当对声像档案管理的不和谐问题进行理性地分析。当前，学校声像档案管理存在的主要问题是：

第一、“硬件少，制度松”阻碍了学校声像档案管理

许多学校声像档案管理设备不足，不能满足需要管理制度也很欠缺，加上大批教师没有及时全面掌握使用技术，致使有的设备闲置，没人会用难以充分发择作用，而有的设备由于存放在科室或个人手中，也不能被合理利用。最终造成一些重要资料不能及时摄录，档案也就不能完整保存。

第二、缺乏专业人员

我们学校只有一名专职摄录员和一名兼职摄录员，而且专业工龄短，专业知识技能都没有达到更高一级的水平。致使对声像档案的概念理解肤浅。误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片，录音、录像带等不需要归档保存，误以为那个部门拍的照片归那个部门，或怎么处理声像档案属于部门的私自行为。特别是随着人员变动和调整，造成声像档案的失控或流失，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

第三、制度不严，致使档案不能统一管理

不少学校声像档案管理处于无章可循的状态。我校声像档案随时形成、能随时移交的仅占四分之一；而各科室分散保管或个人保存的却站到了四分之三。档案室集中统一管理学校虽制定了一些管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

第四、意识不强，致使档案难以及时完整归档

时效性和特殊的归档要求对于声像档案来说是非常重要的。例如照片一级底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。可是，我校各科室的照片大都不能及时归档，造成多数照片、底片分家或已无底片，更没有文字说明，这样就使原本珍贵的照片，由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

第五、条件简陋，致使声像档案保存期效缩短

特殊的材质使声像档案的保管条件比纸质档案的保管要求更严格，必须设置专门的声像档案室或配备声像档案专柜，而我校却将声像档案与电子备课室共存，且存放在简陋的文书柜内，有的还与其他档案混存。由于密封条件的局限，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，影响了声像档案的长久保存和有价值的利用。

二、加强学校声像档案管理的措施

在找准声像档案管理的症结之后，应针对性地采取下列管理措施：

第一、要注重宣传、提高意识

声像档案管理工作不仅是档案主管部门的事，也是各立档单位的大事。加强对声像档案的收集、整理和管理工作，有效的保护和利用声像档案。形成自上而下重视声像档案管理的氛围。要自上而下引起重视，必须领导入手，加强对声像档案管理的宣传，要让每一位教职员工知道搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各科室乃至全学校的事。一定要争取学校主要领导的大力文持，引起全校的广泛关注，从而提高全体教职员工的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。

第二、制定制度，严格管理

制定相关制度是改变声像档案管理混乱现状的最有效的措施之一。应在各有关领导的支持和各有关科室的积极配含下，制定学校声像档案管理办法，对声像材料的形成积累、归档实行统一管理，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定，对必要分散管理的声像资料要建立相应的管理制度，强化规范管理。在此基础上，加强定期检查，确保有关制度落到实处。

第三、强化培训，加强指导

为使声像档案管理真正步入正规，学校要定期加强对档案专业人员的技术再提高培训，使其掌握有关专业知识和专业技能，为声像档案管理奠定稳实的基础。还应对所有教师及其他员工进行二级培训，加强指导，提高档案目标管理的整体水平。

第四、改善保管条件

学校对声像档案管理应做到恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。由于学校目前财力所限，要在短时间内配齐专柜或专室又不现实，所以学校要结合实际，积极创造一切条件，如声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放或使声像档案柜尽量远离光线、磁场等。对录音带和录像带应定期倒带检查，诸如这些措施的实施，也可以达到妥善保管声像档案的目的。endprint