浅谈企业物资供应过程控制

兰碧青

【摘要】随着国家和社会的发展，企业物资供应过程出现了一些问题。强调企业物资供应过程控制是对物资供应工作的统筹管理，同时也是对供应风险的识别、控制和化解。本篇文章主要提出了建立物资供应过程控制体系，通过市场分析、进度控制、质量控制、物流控制、供应商动态考核、处理突发事件的应急预案、增强队伍素质等措施，来加强企业物资的供应过程。

【关键词】企业物资 供应过程 措施

0前言

我们都清楚，企业管理的一个重要环节是企业物资供应，企业物资供应在企业生产建设中起着非常重要的作用。因为物资供应的好坏直接影响到企业的产品质量、生产成本和时效性等各个方面。市场竞争逐渐激烈，因此企业物资采购面临的市场压力也越来越大。所以，我们要加强对物资供应过程控制，规避市场采购风险。

1全过程控制的原则

对物资供应的计划、采购、执行三个阶段，包括需求计划提出、供应商选择、合同签订、质量控制、进度控制、物流控制等环节实行全过程控制。

2企业物资供应过程控制的意义

企业物资供应过程是指从物资采购计划的制定、供应商选择、采购决策、加工制造、运输、质量检验、入库、保管、发料使用的全过程。企业物资供应过程控制是为安全经济地保证企业物资供应而进行的一系列计划、组织与协调活动，是企业物资管理的重要组成部分。企业物资供应过程控制不仅仅是催交催运，而是对物资供应工作的统筹管理，是对供应风险的识别、防范、控制和化解的工作，也是对企业内外部资源实施整合的一项工作，没有强有力的过程控制，恐怕很多计划要落空，很多关键设备材料就要推迟交货，很多物资质量得不到保证，企业生产建设也不可能顺利进行。

保证企业运输安全、稳定所需的物资涉及的专业多、品种多。企业物资供应的好坏直接关系到企业的正常运营、生产成本、时效性等，一旦供应脱节，可能造成生产建设的中断，给企业生产建设造成的危害巨大。企业物资供应的目标是以最低的总成本最优的服务为企业提供物资和服务。因此，安全经济保证物资供应，满足生产建设物资的需要是企业物资供应的第一要务。物资供应过程控制的目标是确保物资需求能够得到及时有效的满足。做好物资供应过程控制工作，就是要确保合同能够按期、按质、按量的履行，从而提高企业物资供应统筹能力，提高风险控制能力，提高资源整合能力。

3企业物资供应过程中存在的问题

传统的企业物资采购业务偏重于商务，重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上，忽视了对物资供应过程的了解、掌握和控制，致使物资供应工作处于疲于应付的被动局面。企业物资供应过程中最常见问题主要表现在如下几个方面：

（1）缺乏对供应市场的分析与研究。企业物资供应人员疲于应付具体事务性工作，缺乏对市场的调查、研究、分析，难以把握市场脉搏，市场分析比较浅薄，事后分析多、事前事中市场分析少，市场分析实用性、针对性差，很难发挥其对采购的指导作用。

（2）缺乏对采购价格的掌控能力。企业物资供应人员缺乏对产品价格的主要构成、生产工艺、制造成本等的深入了解，在价格谈判中难以掌握主动权；缺乏对产品全生命周期价值的分析，忽视产品使用成本和维护成本的研究，难以实现产品总成本最低。

（3）缺乏对供应商关系的认识。对供应商分析研究不够，只在准入资质审查把关方面下功夫，对供应商的真正实力如技术水平、装备生产水平、财务状况等了解不够；没有建立相对稳定的供需关系，供应商数量过多，结构不合理，未建立一支主力供应商队伍，供应渠道不稳定，与供应商合作双赢的关系未建立。

（4）迟交、滞期交货现象非常普遍。对供应商真正的履约能力不是很清楚，采购方为买而买，供应商为卖而卖，缺乏合作，采购商和供应商之间不能进行有效沟通，互相封锁供应商信息、生产情况和市场行情；企业物资部门对合同履行重视不够，缺乏对合同的动态管理。

（5）质量控制事后把关，质量问题频发。企业物资部门质量控制还停留在事后的产品入库检验上，事前预防、事中控制力度不够，包括外協、选材、制造过程，都难于控制；采购一方很难参与供应商的生产组织和有关质量控制活动，生产进度、质量控制互不通气，相互的工作是不透明的。质量判定均在货到现场后验收作出，一旦出现质量问题，影响生产建设进度；在问题处理时供需双方互不信任、不合作，使采购方组织处理难度加大。

（6）缺乏对物资运输的管理。企业物资供应部门习惯于采取供应商送货上门的运输方式，对物流成本不掌握；由于将运输的主动权完全交给了供应商，放弃了对运输环节的控制，运输环节延期交货现象屡见不鲜。

（7）资金流不畅，造成货款支付不及时，加深了供需双方的矛盾。

3企业物资供应过程控制的主要措施

在当前市场激烈竞争的环境下，企业充分认识到加强物资供应过程控制的重要性，通过采取以下措施对质量、交货期、价格、服务等方面的问题进行处理与防范。

（1）建立物资供应过程控制体系。企业物资采购部门要从完善采购制度，规范采购基础工作人手，优化业务流程、细化控制节点按照事前控制、事中监督、事后评价的管理模式，建立计划监督检查、供应商渠道监督、采购执行落实、合同签订评审、合同履行管理、质量检验把关的物资供应过程控制体系，强化对请购、审批、采购、验收、付款等环节的控制，确保物资供应过程始终处于受控状态。

（2）做好供应市场的研究和分析。物资资源是企业生产经营的基础，价格反映资源的稀缺程度；在物资供应过程中，资源、价格相互关联，供应商关心的是销售价格，而采购方不仅关心采购价格，更关心资源获得，以最优的成本提高物资资源的获取和控制能力；采购部门的工作重点应放在市场的调查分析与预测、了解供需状况、协调供应商与用户之间的合作关系上，防止采购价格与市场价格发生重大偏离，造成供应链的中断；通过供应市场的研究和分析，密切关注国际和国内市场行情，把握好目标物资所处的市场环境，了解市场供求变动情况和价格变化规律，充分利用市场来调节资源配置，使企业物资资源得到有效的保障。endprint

（3）把好物资采购质量关。物资采购质量的好坏，会直接影响企业产品和工程建设的质量。因此，把好物资采购质量关，一要建立一个健全的采购管理机制，严格规范采购部门的采购行为，一方面在物资供应来源上采购部门要根据企业发展需要建立起多元化、多源头的采购体系。只有这样才能“货比百家择优选择”，才能够保证采购物资的质量和稳定二另一方面物资采购部门还应该承担起物资采购方案的统筹规划、供应链上下游的信息传递职能。只有这样，才能够实现节约机动资金的目的。二要明确物资采购部门职能。为了使得物资采购的决策具有高效性必须要明确物资采购部门的职能、明确划分职责。三要物资采购部门确认供应商是否有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需的设备和工艺能力；四要要严密采购文件，1、建立技术文件集中审查。组织各专业、多部门（分公司）工程技术人员以及工队参加的技术集中审查，明确物资质量及技术要求，共同确定“*”和“△”条款，对潜在供应商的技术能力、设备状况等进行分析，对于各项技术要求应在技术协议中准确表达，包括执行的标准或技术条件，质量验收标准，抽样检验方法及判定原则，不合格品的处理办法，质量问题的责任和权限，关键质量特性的控制，产品质量问题的仲裁和索赔，产品的标识、包装、运输与交付等。在物资采购时，采购部门将物资技术评审确定的物资采购技术要求等评审结果，作为物资采购决策的依据和指导，为物资供应质量提供技术支撑，确保物资采购的及时性、准确性。2、建立招标文件集中会审。组织相关专业人员、使用单位，集中会审定稿，合理确定投标人资格要求；五要加强物资入厂前的检验，重要设备和关键材料实施监造，组织专业人员进行质量巡检，到生产厂检查设备、材料制造情况和监造人员工作情况，保证物资出厂质量；六要把好物资入库验收关，物资入库验收采取自检、抽检、联合检验、委托检验等方式，有效控制物资的入库质量。五要定期召开物资供应例会和物资质量分析会议，为保证使用单位反馈问题能够及时落实、解决，每月组织召开使用单位、物资供应中心、物资设备部及相关部室层面的物资供应管理例会及物资质量分析会，将物资采购质量讲评和问题答复作为一项重点内容，评价产品质量满意度考核情况、跟踪质量问题处理结果、分类制定质量控制措施，提高物资使用质量性能。六要加强重点物資集中管理。对各使用单位反映的物资供应质量重点问题实行重点管理，开展物资使用过程质量跟踪，实行重点物资质量目录监管。对采购入库和现场使用易出现质量问题的机车配件、监控配件、轨料等物资进行重点治理，明确责任部门，督促检查落实。

（4）把好合同管理关。规范合同，既是严格物资供应管理的重要手段，也是物资供应过程控制的重要法律依据。签订合同前，合同管理部门应严格评定供应商信用等级；合同签订后，要及时跟踪合同的履约情况，建立合同异常情况报告制度，未按合同期交货的，要填写《合同未按期交货异常情况报告》，将信息反馈，与供应商进行沟通、协调，督促其尽快交货，并按合同约定做好索赔工作。

（5）加强物资进度控制。物资进度控制是物资供应过程控制的一项重要内容，物资进度是影响交货期的重要因素。因此，企业物资部门要加强需求计划管理，提前介入需求环节，及早锁定资源。关键设备和材料合同条款应明确制造进度和关键控制点明确约定供应商每月反馈制造进度、返还设计资料的时间、延迟交货和延迟返还资料的违约处罚措施等，加强关键设备材料催交，掌握制造进度，确保按期交货。

（6）加强物流控制。物流控制是物资供应过程控制的一个重要环节，在选择供应商时要充分考虑其物流条件是否受控，把物流条件作为综合评审条件之一，明确采购合同约定的交货方式、付款等条款有利于物流过程控制；做好催交催运工作，通过电话、传真、电子邮件、坐催等方式进行催交催运，将其运输情况与供应商考核挂钩。

（7）建设高效的供应商网络。企业采购核心工作是供应商的选择，供应商的选择好坏直接影响物资供应的质量、价格、交货期及售后服务，建设高效的供应商网络在物资供应过程控制中尤为重要。一要按照“市场准入、动态管理、定期考评、优胜劣汰”的原则，建立科学、量化标准，规范采购渠道管理；二要实行供应商准入资格预审制和目录制，对新增供应商进行实地现场考察，对其资质、业绩、生产能力、技术力量、设备状况、经营状况、财务状况、质量体系、企业信誉、产品的质量、价格、交货以及服务状况等方面全面审核，从而提高准入门槛，保证资源市场内供应商的质量；三要对供应商实行动态管理，建立供应商诚信评价体系，实行年审制，加强供应商在供应过程的记录，实时对不合格供应商进行调整。

（8）制定处理突发事件的应急预案。在物资供应过程中难免会发生一些偶发性事件，对重点设备和重要物资的采购，需预先制订应急预案，以减少甚至避免损失。

（9）提高物资人员的专业素质和增强物资人员的责任心。

一要提高物资人员的质量意识。针对企业的质量保证体系组织好培训，不断强化与完善采购、仓储、配送等供应人员的理论知识，树立以物资供应工作中的质量控制为手段，提供优质原材料为生产部门服务的质量观念。二要提高物资人员的专业技术水平。计划员要具备较强的统筹安排、库存管理、网上采购的能力，能够按照各类标准和操作程序工作；能够适应电子商务采购发展大趋势的要求，用先进的、科学的技术手段开展工作，从而增强工作的主动性、务实性、创造性，提高驾驭物资供应过程控制的能力。三要制定相应的物资人员业务素质培训计划。四要按照“谁采购、谁负责”、“谁使用、谁反馈”的原则，对质量验收、现场抽查和使用单位反映的物资质量问题实行问责制，严查不合格物资的采购、使用程序，通过调离岗位等相应的处理方式，传递压力，进一步增强采购人员、操作使用人员的物资质量意识和工作责任心。五可设置专门的物资质量监控机构。机构人员主要是由专业的技术人员或相关专业人员组成。企业可根据自身情况确定其机构规模大小。

4结语

综上所述，促进物资管理水平提升的有效手段是过程控制，过程控制是实现物资安全、及时供应的有效措施。大家都认为，管理具有普遍性，因此，过程控制的理念也可以拓展应用到其他领域，从而推进管理方式方法的变革，实现各项工作的有效管控，提高管理效能。endprint