侨批档案整理方法探讨

文 / 聂勇浩 陈童

侨批档案整理方法探讨

文 / 聂勇浩 陈童

文章以参与广东省档案馆两次侨批档案整理的实践为基础，结合对三家侨批档案保管机构的实证调研，归纳了侨批档案整理的流程及原则。其中，分类与档号编制是关键的尚未充分研究的环节。文章综合运用侨批档案的载体形式、内容、地域来源等多重联系，构建了分类体系。

侨批档案；整理

一、引言

“侨批”起源于清代，盛于19世纪中叶，是当时海外华侨在金融邮政机构尚未建立的情况下，向家乡眷属寄送汇款暨家书、传达信息的凭证，以“银信合一”为基本特征，为闽粤琼三省特有。与侨批或侨批业活动相关的原始记录，在内容上除了家庭事务，还广泛涉及侨居国和迁出地的政治、经济、文化、交通乃至国际关系等领域，是真实记录侨胞们昔日生活的珍贵档案。2013年，侨批档案成功入选《世界记忆名录》，成为广东首个世界记忆名录项目。[1]

广东省是著名侨乡，华侨在与家人的联系中产生了大量的侨批档案，主要集中在潮汕、梅州和江门五邑三地。2014年7月和2015年初广东省档案馆分别接收了梅州市客家侨批收藏家魏金华以及潮汕民间档案文献征集员李楷瀚捐赠的侨批档案。由于此前省馆馆藏的侨批档案以各地汇集的电子文档为主，对侨批档案实物的整理尚属初步接触，缺乏相应的整理标准，加上侨批档案与普通档案文献有许多不同之处，因而在整理过程中遇到很多困难。

收集来的侨批档案如不加以整理，就无法有效保管利用，更不能充分发挥其蕴含的价值。[2]目前有关侨批档案整理的文献主要涉及著录。邵仰东[3]就探讨了侨批文献著录的原则及8个著录项目，即列字编号、收批地址、收批人、批款、寄批人信息、写批日期、内信、邮路。汕头大学图书馆的杨剑[4]、杨明华[5]等也分析并完善了侨批文献的著录要素，探讨了侨批元数据的著录规范，为开展侨批数据库建设工作提供了基础。

研究者结合两次整理的实践经验，经与广东省档案馆收集整理部专家多次交流，并前往汕头大学图书馆、潮汕历史文化研究中心、潮汕侨批文物馆三地进行调研和访谈，在借鉴各地整理侨批档案不同方法的基础上，归纳了侨批档案的整理流程并且提炼了四条整理原则，进而重点对侨批档案整理中的档案分类与档号编制进行了探讨，供致力于侨批档案保护和研究的机构、收藏家、学者参考。

二、侨批档案的整理原则和整理流程

（一）何谓侨批档案

传统意义上侨批档案即指侨批。因此，有些文献基本沿用侨批的定义代替侨批档案的定义。事实上，侨批档案的范围更加宽泛。除了侨批，还包括有众多票据、证件、印章和装具等类型的档案。

“侨批”目前尚未有统一定义，但多数意见认为：它是华侨华人通过民间渠道及后来的金融邮政机构寄给家乡眷属的书信和汇款单的合称，又称“银信”。其中民间渠道指水客及侨批局，金融邮政机构指邮局、银行。侨批业发展经历有三个阶段，分别是水客递送、批局经营、归口银行。“水客”俗称“南洋客”，是经常往来于国内外、专为侨胞递送侨批或物件的人。他们本身也是华侨，从事以收解批款为主的特殊职业。19世纪30年代以后，随着海外华侨和侨批件日益增加，尤其是大宗批件的出现，水客承接业务的做法已不能适应新的需求。于是一个由民间自发兴起、专门办理侨批业务的私营金融机构——侨批局迅速发展起来，成为侨批业主力。它主要负责将侨批送到海外侨胞在家乡的眷属手里，同时将眷属的回批带给海外侨胞[6]。在东南亚各国，侨批局有不同的称谓。泰国称之为银信局；新加坡、马来西亚一带称之为批信局；越南、柬埔寨称之为侨批局。之后侨批的递送逐步发展为侨批局借助邮政进行。1979年，侨批业归口中国银行统一管理，侨批宣告完成了自己的历史使命。

可见，“侨批档案”并不仅限于侨批，水客、侨批局、银行等机构在侨批的传递和侨批业的发展中同样留下了众多有价值的原生信息。在广东省档案馆整理的侨批档案中，除了侨批，还有水客出入境使用的通行证、侨批员的从业执照、侨批局的汇票、侨批装具等。因此，侨批档案的整理远比单一整理侨批文献要复杂。侨批档案的含义更接近于华侨华人或机构在寄送侨批、从事侨批业相关的实践活动中形成的具有原始记录性的固化信息。

（二）侨批档案的整理原则

1.尊重原有整理基础。广东省档案馆收集的侨批档案大多由集邮家或收藏家捐赠，已有一定的整理基础。因而，我们在整理时需要对原有基础予以充分重视，认真分析它的逻辑及利弊，将其合理部分保留下来，不要轻易全盘否定。例如，集邮界在早期的侨批收集、整理和研究方面做了大量工作，所以在整理过程中可以保留许多集邮界使用的工具和方法，如灵活使用护邮袋、集邮册等。另外，侨批档案的收集者通常以家庭为单位进行收集，其寄批地与收批地相同，流水号归档时尽量将一个家庭的侨批集中在一起整理，更能体现侨批之间的联系与时代变化，这同样需要尊重原有的整理基础。

2.尊重档案有机联系。档案的有机联系是在档案产生和处理过程中形成的内部关系，主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。在侨批档案的整理中，多角度探索侨批档案间的有机联系是做好侨批档案分类的重要依据。除了要找出档案间最紧密的联系，还要尽量从多个维度上探索如何全面保持联系。因此，侨批档案需要建立多层次的分类体系。只有摸索出侨批档案间的有机联系，做好分类工作，才能将无序的侨批档案系统化，为后续档案整理和利用创造良好条件。

3.注重联合，携手整理。侨批档案是一个新兴档案类型，内容涉及到华侨史、金融史、邮政史、中外交流史等学科领域。侨批档案的整理过程也是一个考证研究侨批的过程。这要求整理人员熟悉各个时期的批款货币名称，了解货币种类时代变迁，熟悉寄批地地址名称的变化以及当地的文化用语习惯。除了专业的档案整理经验、整理人员还需要具备丰富的历史文化素养，掌握侨批以及侨批业的相关知识。单靠一人之力，整理侨批档案会非常困难。而要摆脱自身的专业局限，就需要集合各方面的人才，邀请历史学、语言学的专家一起参与整理和研究。此外，我们还可以将一些档案整理环节外包给专业人士和有成熟经验的机构。只有跨界联合，携手整理，发挥各自所长，才能高效和专业地完成档案整理工作。

4.整理与利用并重。侨批档案的整理归根结底是为了利用。在档案整理时，我们需要提前考虑如何提供利用服务。这需要做好侨批档案的数字化工作，建设侨批档案数据库。一些珍贵的侨批档案也可以提前做好记录，整理完毕即可直接挑选出来作为展览的内容。

（三）侨批档案的整理流程

在档案管理的诸环节中，收集是起点，提供利用是目的，而整理则是承上启下的关键所在。[7]侨批档案的整理流程可归纳为除尘与简易修复、分类与档号编制、数字化与著录、装册与入库归档四个环节，尤为重要的是解决档案分类与著录的问题。对于侨批档案的著录，目前已有相关研究成果可供借鉴；而对于侨批档案分类的研究目前仍比较欠缺。

1.除尘与简易修复。侨批档案的形成时间集中在19世纪前期至20世纪70年代末，最近的侨批档案都有近30年历史，久远的甚至已有上百年历史。同时侨批档案起源、流传、收藏于民间，普通民众缺乏相应的档案收藏与保护意识，原始保存环境非常恶劣。收集来的侨批档案灰尘较多，尤其是纸质类档案多有虫蛀甚至脆化破损，考虑到档案长期保存的要求，除尘与简易修复是十分必要的。纸质类的侨批档案需先用毛刷除尘，再用熨斗熨平褶皱，并装入裁剪合适的护邮袋以进行保护。对于一些侨批文物，如侨批印章、侨批装具等，则用干毛巾擦拭。

2.分类与档号编制。侨批档案的分类就是根据侨批档案在某一方面某一特征的异同，按一定的体系加以区别，把彼此相同的档案（或信息）集中在一起，成为一个有条理的整体，以便于后续保管和利用。这个分类体系需要体现档案材料之间在来源、时间、内容、形式、地域等方面的有机联系。研究者将侨批档案的分类体系划分为三级。第一级按载体划分为纸质类、照片类、实物类；第二级按内容将纸质类档案区分为侨批类、票据类、证件类，实物类则分为印章类、装具类；第三级在第二级的基础上综合考虑地域联系进一步细分。档号编制也相应参照体系分类编号法进行编制。

3.数字化和著录。数字化是保存和利用侨批档案的重要途径。侨批档案形成年代久远，纸质易损，原件不便于直接提供查阅。所以，数字化并建立数据库也是侨批档案整理中不可或缺的一环。汕头大学图书馆2010年就成立了《侨批元数据规范及著录规则研究》课题组，除了将侨批进行分辨率600dpi的数字化扫描，还设计了侨批元数据方案，完成《侨批元数据著录规则》，成功建设一个有五万封侨批、可供网络检索、能揭示侨批文献外在特征及内涵的侨批文献数据库。[5]其它机构在整理侨批档案时，数字化环节可以外包，也可以自行开展。对于实现数字化的纸质档案，可参考上述《侨批元数据著录规则》进行著录，其余类型的侨批档案则需完成档号、责任者（档案的所有者）、题名、来源地、时间、类别（纸质、照片、实物）等元素的著录。

4.装册与入库归档。完成著录工作后，纸质和照片载体的侨批档案可按不同类别装入相应活页集邮册，根据档案大小灵活选择不同行数的活页内芯，组合成册；装册完成后，还需在集邮册上贴上典藏标签，标注档案类别、册号、起止件（顺序）号，例如，马来西亚寄往潮安的侨批第22册，则标注为侨批—马来寄潮安（22），001-123件。最后，所有侨批档案移至冷冻杀虫库消毒后归档，档案整理工作结束。

三、侨批档案的分类与档号编制

侨批档案数量众多、种类复杂，除了侨批文献，还包括票根、汇票、汇款解条、带货清单、水客及侨批员的从业执照、出入境各类证件、名片、侨批印章、侨批装具以及照片等。侨批档案的分类就是依据档案在内容、形式、地域来源等方面的有机联系，按照一定的分类体系，将其有序化的过程。整理人员需要挖掘档案间的有机联系并权衡它们分类体系中的优先级。

根据侨批档案在载体、内容、地域来源等方面的有机联系，它们的类体系可以分为三级。档案最显见的外部特征即载体形态的不同是第一级分类的依据，从而区分出纸质、照片与实物三类，体现侨批档案在形式上的联系。第二级分类考虑内容联系，将纸质类档案进一步分为侨批类、票据类、证件类，实物类进一步细分为印章类、装具类。第三级分类根据不同类别档案的地域特点再行分类，并将地域来源的信息作为档号编制的重要成分。

（一）侨批类档案

侨批类档案包括来批（批封与内信）、回批、补批、催批。寄批人寄给收批人的来批一般留下批封和内信；收批人收到侨批后回复给寄批人的信件称为回批。这是一个批期的完整过程。补批是出现特殊原因时，寄批人在完成一封批书后再另纸补写的侨批；催批是指收批人发给侨批局或侨批局之间互发的催询侨批到达情况的批信。这两种侨批一般比较少见。[3]在对侨批类档案进一步分类时，借鉴汕头大学图书馆对侨批文献的分类方法，首先考虑侨批的地域来源联系，尊重侨批的源头即侨批的产生地；此外，也不能忽视一封侨批的背后有一个传递的过程，因为侨批的地域来源实则包括了寄批地与收批地，二者缺一不可，形成一个完整的邮路。以寄批地和收批地来区分侨批，不仅可以体现不同国家不同地区的侨批，而且便于后续收集进馆侨批的补充整理以保持连贯性。

侨批的其它联系，如时间、家族等，对少量侨批分类时或许占有优势，但考虑到侨批散件源源不断且数量众多，若依据时间或家族联系进行分类，不仅耗时长而且不可持续，容易造成混乱。因此，侨批类档案的档号编制如下：QP（侨批拼音首字母）+寄批地（采用国际通用2位国别英文简称）+收批地（县及县以上行政区划代码取后四位数字）+流水号（5位），例如，一封从新加坡寄往汕头澄海的侨批，可编号为QP-SG0515-00001。

（二）票据类档案

票据类档案需要综合考虑内容和地域来源联系做进一步分类。首先，按内容不同，票据可进一步细分为票根、汇票、汇款解条、带货清单。分类标引时可用阿拉伯数字1、2、3、4分别代表上述四种票据。票根是寄批局收到侨批和批款后开给寄批人的收据。汇票（或称汇款单）是寄批人大额汇款时所得的票据，一种由寄批局开具汇票夹于侨批信内，侨眷可凭汇票前往国内所指定的代理机构取款；另一种则是通过银行汇款，银行开具的汇单[8]。汇款解条是侨眷凭汇票取款时国内信局出具的收据。带货清单则是水客或者侨批员在递送侨批时记录每一批侨批的清单。由于这些票据与侨批的产生、传递密不可分，地域联系（即寄批地与收批地）自然也构成区分它们的重要特征。所以，票据类档案的档号编制如下：PJ（票据拼音首字母）+票据类别代码+寄批地（采用国际通用2位国别英文简称）+收批地（县及县以上行政区划代码取后四位数字）+流水号（4位），例如，一件从泰国寄往梅县的汇票，可编号为PJ-2-TH1421-0001。

（三）证件类档案

证件类档案同样需要按内容、地域来源进一步细分。就内容而言，证件有执照类（水客或者侨批员的从业证或从业执照，侨批局的营业执照等）、出入境证件类（水客或侨批员出国或回国证明书、出入境通行证等）、名片（水客、侨批员、侨批局名片）。在分类标引时，可用阿拉伯数字1、2、3分别代表这三类。证件类档案的地域来源也有共性，就是证件所有者的籍贯或者所在地。这样，地域联系就构成证件类档案下一层分类的依据。因此，证件类档案的档号编制如下：ZJ（证件拼音首字母）+证件类别代码+籍贯（市行政区划代码取后四位数字）+流水号（4位），例如，一件梅州籍水客从业执照，可编号为ZJ-1-1400-0001。

（四）印章类档案

印章类档案主要分为护封印、吉祥印、商号印、书柬印、地名印。在分类标引时，用阿拉伯数字1、2、3、4、5分别代表这五类。护封印，以正方形为主，盖在批封背面上、下封口及中间接缝处，防止他人私拆。吉祥印，以长方形为主，盖在批封正面的右下角和左下角，也叫对角章，常用“如意”、“吉星”等。商号印，包括水客带印、批局印以及兼营批信业的商号、商铺用印。书柬印，以无边框长方形为主，盖在侨批封的正背面，证明此封经由本商号转送。[9]因此，印章类档案的档号编制如下：YZ（印章拼音首字母）+印章类别代码+流水号（4位），例如，一枚商号印章，可编号为YZ-3-0001。

（五）装具类与照片类档案

装具类和照片类档案数量较少，都不再继续细分。装具类档案的档号由WWZJ（文物装具拼音首字母）和流水号（4位）组成，照片类档案的档号由ZP（照片拼音首字母）和流水号（4位）组成。

（六）分类体系小结

以上侨批档案的三级分类体系与档号编制，如表1所示。

表1 侨批档案的分类与档号编制

以上分类体系重点考虑了侨批档案间在载体、内容和地域来源上的联系，而没有过多考虑它们在形成者的联系。对于这一问题，研究者认为，只要能尊重档案的自然形成规律，便于保管和利用，任何一种有机联系都有可能成为档案的首要分类标准。就侨批档案的分类而言，首先，需要考虑到侨批档案的形成者来源非常多，除了各地的华侨家庭，还有水客、侨批员以及侨批局等。其次，侨批档案的收集来源众多，涉及不同地区、不同村民，而且多为数量极少的散件，若只考虑到形成者来源，按照家族去分类，众多的散件毫无家族可言，将无法继续整理。再次，考虑到现有信息技术的运用，档案数字化与著录可以解决查找利用关联档案的难题。只要侨批档案的关键信息元素在著录环节得以体现，那么在检索和利用时，彼此相关联的家族、机构、同一时期的侨批档案，都可以通过关键词检索得出。因此，在实体分类时，形成者家族来源或者时间来源的重要性就远不及形式、内容用途以及地域来源之间的联系。

四、结语

侨批档案是民间特色鲜明的原生态档案，内容丰富、记载完备，具有很好的收藏和学术研究价值。基于自身实践和相关调研，研究者总结了侨批档案整理的流程，提炼了四条整理原则，并且重点探讨了侨批档案的分类与档号编制，挖掘并权衡侨批档案之间的有机联系以构建侨批档案的分类体系。

档案学是一门实践性很强的学科，理论研究的最终落脚点还是实践。对侨批档案整理方法的探讨离不开档案整理的理论。只有灵活运用这些理论，借鉴已有的整理经验和方法，在实践中不断完善理论，才能做好整理工作。侨批档案种类丰富，数量庞大，研究者参与整理的只是众多侨批档案瑰宝中的很小部分。笔者深知，所总结的整理流程和探讨的分类方法尚存有局限，诚愿越来越多的专家学者参与到侨批档案的整理中来，探讨并完善侨批档案的整理方法，实现侨批档案的利用价值。

本文为国家社会科学研究基金项目“基于公私伙伴关系的公益性信息服务组织与运行机制研究”（项目批准号：13CTQ016）的研究成果。

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1005-9652（2017）01-0049-05

（责任编辑：虞志坚）

聂勇浩（1979-），男，湖南浏阳人，中山大学资讯管理学院副教授，博士。

陈童（1992-），女，江苏南通人，悉尼大学商学院，硕士研究生。