企业离厂人员档案管理现状及对策

王芬娥

企业离厂人员主要是指企业因破产、关闭、合并、转产等原因而解除或终止劳动合同的人员，还有部分是开除、辞职等原因离开企业的人员。离厂人员基本上属于失业人员，做好这部分人员的档案保管及服务工作，为他们提供保管档案、接续社会保险关系、办理退休等各项劳动事务代理服务，是维护其合法权益的切实保证。

通过笔者多年来管理原西安钢铁厂的破产档案，发现离厂人员的档案管理现状主要表现在以下两个方面。

一是部分离厂人员没有向社会办理移交个人档案，致使档案长期放置在原企业，影响办理个人养老金和退休等事宜。按规定企业与职工解除或终止劳动合同后，应很快将经过失业保险经办机构确认失业保险待遇资格，然后密封档案及有关材料送达有管辖权的劳动就业服务机构。可目前西钢公司还保管了原西安钢铁厂破产后好多离厂人员的档案，除大部分解除劳动合同的人将自己的档案转交到相关的人才中心保管外，一部分离职离厂人员因联系不上，其本人也不与企业联系，致使档案长期存放在新公司档案室。由于有的可能在外自谋职业，没有时间与企业联系，长期不办理档案移交，耽误了领取失业金甚至造成档案无法移交到就业中心。有的员工是在工作期间被开除离厂的，认为开除人员要档案没有用，却不知国家利民政策对这些人早有了新的办法，只要在企业上班超过三年的自己缴够15年的养老保险金都可以享受退休发放养老金的待遇。有的离厂失业人员不知道新政策或者不想来取档案，档案一放就是几十年，当涉及到交保险或者退休时发现工龄及工种有问题才想起自己的档案。这时候来找档案，无形中使自己的利益受到了损失。

二是接收单位对转入的离厂人员档案没有仔细核查档案材料是否齐全。近年来，到企业来寻找本人档案材料的离厂人员特别多，大多数都是要退休了发现档案材料不齐全才前来企业查找自己相关的档案材料。主要缺的档案材料是进入企业的证明和相应的工作年限，还有就是工种不符合实际。由于转出档案时间太久，加上对方有的把回执函也发了回来，所以原企业一般视同档案材料齐全转出。现在事隔十多年又说缺材料，原则上新的管理档案按规定是不查找的。但为了这部分人的利益，不管什么原因导致档案材料不全，档案人员还是竭尽全力帮其查阅。有的档案里工种体现不了的，就要从工作那年起开始查找工资表，每年至少要查两到三个月的工资表，查到后还要拿到劳动局让工作人员确认。如果按原来档案法会计凭证保管期限15年的话，好多工资表都该销毁了，好在新的企业为原厂职工着想，把上世纪80年代到现在的工资表都保存着。由于过去没有计算机管理软件，全部工资表又都是纸质的，加上时间太久，许多工资表的纸张都很薄脆，稍微揭碰就出现了破损。但是为了解决原西钢厂遗留的问题人员，档案人员每次还是为前来办理档案补全手续的人竭诚服务。

针对新的公司转型等各方面档案使用比较频繁，为了公司新的发展，也为了离厂人员的自身利益，针对目前企业出现的这种情况，笔者认为应该做好如下对策，才能既不影响离厂人员的利益，又不影响新的企业档案管理工作。

一是企业可以通过报纸电台微信等传播渠道想办法通知离厂的人员，让其在有限的时间里全部办理档案转出手续，因为原西安钢铁厂已经破产十多年了，离厂人员的档案早就应该放在就业服务机构了，早一点通过早一点转出，对失业人员来说有可能早一点找到合适的工作，减缓社会和家庭的压力，对企业来说，减轻管理档案的空间和经费，也可以把档案管理人员工作向新企业的发展对档案进行开发利用上来下功夫。近年来钢材市场的不景气导致企业在不断深化改革，向新的方向转型，档案工作也在不断创新，挖掘档案信息资源并开发利用，为企業发展提供有利的信息资源数据，让企业更好地发展下去。

二是劳动就业服务机构接收档案时，应进行核对登记，经审查无误后办理接收手续。按规定接受离厂人员档案的单位在接到档案时一定要及时查清最主要的三样档案材料。一是进企业的相关证明，比如派遣证、招工表等；二是定级转正表，也就是员工进企业后工作一段时间转正的工资定级表；三是离开企业证明，一般就是解除合同书或者企业开除文件，总之就是什么原因离开企业的。最年近来西钢公司档案室查这三样的人特别多，按理这不关离厂人员自己的事，主要是因当时接收档案单位的管理人员没有核对查实到，导致一些离厂人员退休时缺这三样东西办不了退休。劳动就业服务机构的人只要告知他们档案材料不全，这些人就纷纷跑到原企业托管的新公司寻找档案材料。来查档案的一些人认为是现在的管理档案人员的失误态度十分恶劣，其实时间过去了那么长，原来企业的档案管理人员已经退休，接替的也不一定知道当时的情况。也有接收单位的责任，如果当初失业人员的档案不全，接收单位完全可以不接受可立即返回原企业，那样原来的档案人员就会完善他们的档案。现在事隔这么多年来再回头查找过去的档案就不是那么容易，特别是过去没有经计算机管理的许多档案，加上企业在改制的过程中经过了许多机构的管理，档案人员也换了，让很快从这些原来的破产档案里找到相关材料也是有困难的。档案材料不全到底是当时原企业的档案管理人员的失误还是接收单位工作人员的失误，现在无需争论，尽快尽早找到解决离厂人员档案问题才是上策。

离厂人员是社会体系中的一部分成员，做好他们的档案工作，一方面为其的再就业和未来退休提供有利证据，另一方面维持了社会利益。因此，加强对离厂人员档案的管理，对改善民生，促进社会主义和谐健康发展具有十分重要的现实意义。

（作者单位：陕西龙钢集团西安钢铁有限公司）endprint