事业单位档案管理升级规划探讨

高秀波

摘 要：档案主要是整理、记录能源局沼气农户信息，以便后期更好的整理与指导单位的发展。在社会的不断发展和改革开放的政策下，档案管理有了更高的要求，只有通过创新升级才能更加完善对沼气农户信息的管理，从而充分发挥能源局的作用，在档案管理中存在许多的问题，如何改善这些问题，升级档案管理规划，本文来具体分析。

关键词：能源局 沼气农户 档案管理 升级规划 探讨

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）09-00-01

一、档案管理工作中存在的问题

1.档案的管理方法落后

在档案管理中，由于对工作的不重视，较少的资金投入，影响档案管理的条件，档案所存放的房间比较简单，柜子各种各样，有时会和别的物品放置在一起，导致没有整齐性可言。简陋的房间里各种防火防潮措施不完善，保证不了档案管理的物理环境。单位管理档案方法落后，不恰当的调用方式和阅读方式造成了档案纸张在不断地阅读中发黄褪色以及字迹模糊的现象，直接关系到档案的完整性。有的由于防范不到位直接造成档案部分受损或遗失的现象，直接影响到单位的安全管理与信誉问题。

2.档案管理人员的素质问题

档案管理是一项非常严肃的政策工作，管理人员需要具备一定的专业素养，在人力上需要有一定的投入来更好的管理这些档案。但在目前大多数的事业单位里，受体制改革等因素的影响大量缩减员工数量，在档案管理方面的人员因此少之又少，许多在职管理人员在管理档案的同时还要管理其他工作，年老的档案管理者虽然只专心做这一门工作，但其思想和管理水平跟不上新时代的发展，有的员工对档案管理工作没有足够的认识，行事也只是草草了事，不利于档案的管理。

3.档案管理信息化程度低

在信息化飞速发展下，计算机对档案管理有着深刻的影响，档案管理系统的使用得到普遍化的发展。但是在计算机管理系统中，还有许多技能没有被挖掘出来，目前只是简单地将个人信息和目录进行归纳，查找档案等还是手动寻找，没有实现真正的无纸化管理。这样浪费了许多时间，不利于提高工作效率。

4.档案管理利用率低

在档案资料中有许多可行的方案可以被再次使用，虽然有很多部门已经提高档案的利用率，但是实施的效果与预想还相差很远。如在沼气用户信息中对于某些可用的沼气方案，这不仅反映了对能源的有效利用，也能帮助人们在管理的过程中发现其中的问题，并找出相应的办法去应对，为沼气能源管理工作的发展做有力的保障，管理人员在收集档案的过程中将这些有用的信息对档案进行归纳总结，并加以充分利用，这对于事业单位档案管理十分有效。

5.对档案管理没有足够的重视

档案管理不易取得明显的成绩，需要人们默默无闻的付出，有很多人认为档案的管理是抄写保管性的工作，只要不丢失和泄密就不会造成什么严重的影响，同时认为档案管理不会对公司有经济上的利益，所以许多单位在根本上不会重视档案的管理，虽然有的单位会有专人负责档案管理，但对其没有一定的财务保证，导致在工作的实施方面还是存在着多方面的缺陷，档案管理就无法在必要的时候体现自身的价值。

二、档案管理升级规划

1.提升档案管理水平，加强组织力度

时代在不断进步，档案管理的水平应该与时代同步，实现现代化的档案管理。除了将房间设备进行改善外，应该运用科学的手段去保证档案不因为外界的变化造成其本身纸质和字迹的变动。每个部门的档案管理部应该根据各单位的文献等方面对档案进行分方向管理，有规律有秩序的系统性管理档案。分清档案的先后主次，将每片沼气的情况做不同的整理，将资源做最大程度的利用。

2.提升档案管理的信息化建设水平，加大投入

计算机技术对生活有方方面面的影响，在档案管理方面也有了多方面应用，为了方便档案的读取与查找，对计算机应该有更多的认识，利用扫描仪和相机将档案的文字等资料通过计算机转换为数据模式，实现纸质与电子档案共存的模式，计算机数据库与搜寻技术的应用对档案资源共享有促进作用。计算机技术在档案管理因为技术的原因会造成存储或其他方面逻辑关系的不稳定，从而出现档案丢失的现象，严禁对待档案用户的授权，对不同级别的档案进行不同的加密，避免文件的损坏或者不法分子盗取档案信息进行非法操作。在管理中出现问题应及时的修补漏洞，建立档案管理系统自身查找和修补漏洞的功能，方便系统进行日常维护和修补。

3.对管理人员进行培训，提升素养

档案管理是一项保密性的工作，档案管理人员需要选用政治思想高、有责任性的人来担当，对他们进行定期的培训，提高他们的整理水平和自身素质。管理者必须熟悉自己的工作业务，熟练的运用计算机技术，可以在档案管理部门内建立相应的奖罚制度，丰富他们的日常生活，组内员工相互监督，重视档案管理工作，个人承担自己的业务不再一人多职。

4.加强档案服务管理工作，提高使用率

我们可以改掉以前等着别人来查找档案的工作方式，让别人变成自己，主动查找档案中有用的文献信息，在管理好自己部门档案的同时，对于不属于保密级别的档案可以与部门进行资源共享，各取所需，对人民提供可靠的沼气信息，为社会民众的能源利用事业做贡献。对于有经济价值和探索价值的文獻，可以通过有偿下载、出版书籍、杂志等方式拓宽服务的路径，实现档案信息的终身价值，为能源局的发展做贡献。

5.健全制度，加强组织与领导

各方面活动的展开都要有组织纪律，档案管理也是如此。沼气信息关系部门应该以国家相应的规章制度为依据，建立自己的规章制度，制度的建立需要合理合法，公平公正，切合实际，对员工和领导都已一定的制约作用，方便局内的管理。局里需要重视起来沼气信息档案管理工作，可以成立相应的小组，不定期的进行工作检测，及时发现工作问题并找出应对措施。档案工作一直以来得不到重视，工作远远达不到理想效果。

结语

档案管理工作需要适应现代的发展，充分利用科技化的手段去提高工作效率，其中需要对档案管理中存在的问题进行充分的了解，因地制宜，找到相应的解决措施，将档案管理不再只是对自己部门有利，要学会资源共享，服务人民，服务社会。

参考文献

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[2]程巧玲；事业单位档案管理中存在的问题及对策[J]；科技创新导报；2011年；

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