新形势下的档案管理信息化对传统模式的影响初析

吴珍

【摘 要】随着经济的不断发展和社会的积极进步，档案管理信息化趋势明显，各个领域对档案管理的要求也越来越严格。因此，档案管理工作必须适应新的形势，加快信息化脚步，才能在新的经济形势下扮演积极的角色。

【关键词】信息化；档案管理；服务

我国正以高效运转的信息化步伐发展，推进各项产业的不断进步与技术的革新。传统档案信息服务面临信息化的普及应用，严重对比出其落后与缓慢的发展趋势，与当代这个信息化的社会不入流，阻碍社会的进步。面临信息化的挑战，传统的档案信息服务也逐渐改革创新，向信息化发展趋势迈进。

一、社会实践环境的改变对传统档案信息服务理念、意识的挑战

档案工作来源于社会需求，服务于社会需求。传统社会本身的封闭性与档案工作最初产生的原因，才使传统的档案信息服务具有的单向性，即对上的“资政”作用，使得档案信息服务在理念上带有“民可使知之，不可使由之”的色彩，这种狭窄的服务范围与传统社会对信息需求的薄弱相适应，所以传统的档案信息服务在传统社会仍然能够得到发展并实现其应有价值。

市场经济赋予社会行为主体较充分的自由使社会发展日益多元化与个性化，社会实践领域拓宽，新的工作领域、工作方式的出现，使档案信息需求主体发生变化，即除了政府部门和历史研究部门外，教育与科研工作者、各类经营者、公众也可能是出于猎奇的心理踏入档案馆的大门，希望借助一定的现代化设施，如缩微机、计算机网络等，来获取更为详尽的第一手材料，希望能够置身于快捷和舒适的服务环境中和广大民众成为重要的档案信息利用群体。这表明源于社会并服务于社会的档案工作真正向公众回归，日益成为社会公共服务事业，传统的狭窄的服务理念需要拓宽，并发生转变。

信息化的发展得到我国社会及人类的认可与应用，不断被普及使用。信息化不断促进各项经济、技术、工艺、设备的不断更新，信息化进度不断加深，给社会进步提供先进的科学与技术。信息化这一快速发展的同时，给档案信息带来了一定的影响，给予档案信息已进步的经验积累。档案信息服务在信息化不断发展过程中应该进行改革与创新，将新技术与新设备进行研发与使用，同时保证信息化发展理念的有效传播，使档案信息部门人员能够充分意识到信息化发展的重要意义，并给予档案信息的发展以支持，促进传统档案信息的创新与进步，以适应信息化社会的发展。

二、信息文明要求的公平、自由给档案信息服务制度带来新的要求

信息的共享性与自由传递性对传统档案信息服务制度的挑战。传统档案信息服务的基本理念是“资政”，传统档案管理工作基本上属于档案实体管理，采用封闭或半封闭的管理方式，档案信息服务采取的是等客上门的被動服务。档案信息服务制度中也没有考察、反馈制度，档案信息服务部门不关心具体的利用效果，不存在与外界的沟通；在服务制度上，也不注重利用者的参与，这给利用者带来不便的同时，也影响了档案信息服务效果；在编研中，档案信息服务部门习惯将借阅等服务活动同编研等活动割裂开，由档案部门判断而不是利用者的需求决定编研的具体内容。这就是看堆守摊思想指导下形成的档案服务工作，即只有服务工作的“外形”，却没有服务理念的“核心”作支撑。

在信息化进程逐渐扩大的情况下，档案信息服务收到一定的冲击，在公平与自由方面提出了更高的要求。在信息的获取过程中，档案信息必须进行数量的严格控制。信息的传播对于社会的发展有着重要的意义。因此，为了保证档案快速运行与信息化的高效发展，必须提高信息的获取速度及获取的范围。

传统的档案信息服务由于受到农业社会保守文化心态的束缚与维护统治者的利益的目的，采取了保守的公开信息服务客体的做法，即使为了适应工业化发展的需要对传统档案信息服务模式试图进行调整，使档案信息服务在方式、设备等“硬件”上发生变化，如：档案部门利用网络技术建立网站。但是，由于落后服务理念的固守，使档案公开数量仍受到严格限制，并不能提供给利用者大量档案信息，为了适应社会环境需要而建立的绝大多数档案网站扮演的不是信息传播的角色，而是档案宣传者的角色。换言之，目前社会大众在网上难以直接看到自己所需的档案信息，所接触到的一般只是有关档案部门、档案信息、档案信息利用相关情形的介绍。

在信息化的基础上，社会及人们对于信息化的依赖逐渐加深，在档案信息服务中，对于信息的自由性与平等性的信息服务特点的要求越来越大，破事档案信息服务必须充实自身，进行自身特征的改变，提升信息服务的质量与服务范围。同时，档案信息服务还必须进行法律法规的严格控制，加强说对于人员的管理与控制。

三、社会服务信息化要求服务的高效率与高质量对档案信息服务方式的挑战

社会服务信息化从狭义上讲，通常指的是社会服务方式的信息化，它包括社会服务手段的信息化和社会服务方法的信息化。从广义的角度来讲，它还包括社会服务主体的信息化、社会服务客体的信息化和社会服务内容的信息化。社会服务主体的信息化牵涉范围较广，包括社会服务行业的网络化、社会服务组织的信息化以及社会服务人员的知识化等。社会服务客体的信息化实质上就是社会生活主体的信息化和知识化。社会服务方式的信息化则是社会服务手段和运作过程的信息化，它包括采用信息技术、网络技术等为社会服务客体提供服务及其整个信息化的作业过程。目前，社会服务信息化在很大程度上就是指社会服务方式的信息化。可以说，社会服务方式的信息化是社会服务信息化的中心内容。

在信息技术不发达阶段。档案部门为社会提供实体性档案信息服务（档案原件、复制品及档案文献汇编）是可行的。随着社会信息化程度的提高与服务信息化的发展，新技术、新材料使档案信息的存在方式得以改变，这使传统档案信息的借阅、复印等服务方式不能适应现阶段的利用需求。

【参考文献】

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[2] 都蕾，陈瑞晶.探讨办公室档案管理中的不足及对策[J]. 赤子（上中旬）. 2016（22）endprint