浅析房产档案销毁工作的可行性

智璐璐

随着城市建设的飞速发展，住房消费市场全面启动并日趋成熟，作为产权明晰与佐证的房地产档案数量也呈几何倍数增长。纸质档案的暴增，使得档案库房的馆藏能力短板也日益凸显，为有效解决这一问题，业界曾屡次提出档案销毁的提议，但是实践中，出于各方面考虑，将销毁工作列入日常工作范围的单位少之又少。

一、房产登记档案的定义、种类

房产登记档案是指登记机构在房屋产权登记活动中形成的有保存价值的各种形式的记录和各种载体的文件材料。它是房产新政管理法定职责的体现物，全面反映了权利人的房屋自然状况，是证明权利人和房屋土地之间权利关系的有效凭证。根据业务种类的不同，房产档案一般包括：产权登记档案、司法协助档案、抵押登记档案及抵押注销档案几类。在房产市场起步之初，业界普遍更关注档案的收集整理保管工作。随着房产二级市场的活跃，产生的档案激增。

以N市房地产档案馆为例，近5年来，档案年均进馆量达到了61000余份。在假设每个档案馆使用的都是空间利用率最高的电动密集架及密集架使用率为100%的情况下（实际利用率一般为80%），密集架规格为5列、4排，共20个单元格，每个单元格可以排列17盒档案，每个档案盒平均存放12份档案，则每年需要至少14排密集架，这对档案库房的存储能力提出了很高要求，导致库房空间成为当下整个房地产档案馆共同面对的难题。在此背景下，房产档案销毁再次成为房产档案界关注的重点。

二、目前关于房产档案销毁的处理办法

在所有的房产档案中，产权登记档案是其他所有档案产生和依赖的基础，基于此，其使用价值可能会一直持续直至房屋灭失，目前业界对其保存时限也基本持统一观点，即永久保存；抵押登记档案由于其未完成性，也不应列入注销范围。所以，在注销问题上有分歧的主要包括抵押注销档案和司法协助档案两类。

目前，全国各地房产档案馆在档案销毁问题上比较谨慎，抵押注销档案和协助执行已失效档案也实行永久保存，此类已失去使用价值的档案与产权登记档案等有价值的档案享受同等待遇，毫无意义地延长无效档案保管期限，白白占用档案馆有限的空间、资金和人力等，导致馆藏档案日益庞杂、臃肿，给档案馆的自身发展，馆内、馆外的档案借阅效率等都带来了很大压力。

三、房产抵押档案销毁的理论依据

目前，国内关于房产档案销毁的指导性文件较少。2014年中国房地产研究会房地产产权产籍和测量委员会出版的《房屋登记技术规程释义》一书中第5章、第3节第9条中规定：下列纸质档案可列入销毁范围：

1.抵押权登记已注销满5年；

2.查封登记已解除满5年；

3.地役权登记已注销满5年；

4.预告登记已注销满2年；

5.异议登记已注销满2年。

除此之外，还没有具体关于房产档案销毁的法規、章程等。

四、房产档案注销的可行性分析

在各类房屋登记中，最基础的业务环节是产权登记，其余业务的完成必须通过产权登记，而产权登记上延伸出来的各项业务，彼此之间独立存在，互不影响，一个业务的完成不会对另外一个业务造成现势或潜在的影响，如图1所示。在我国房产登记实行实质性审核的基础上，每一笔抵押、抵押注销或者查封登记的设立，都需要调取产权登记档案进行审核，但是每一笔平行的抵押、抵押注销或者查封业务之间没有必要联系，一个抵押或者查封的设立无需对之前的抵押和查封进行核查。这种抵押、查封登记的独立性，为抵押注销档案、查封档案的销毁提供了强有力支撑。

1.从业务办理流程来看，抵押注销和查封注销档案属于办结完成件形成的档案，而产权档案、抵押档案虽然已形成档案，但是还有可能或一定会在此基础上延伸出其他业务，属于未办结档案。已办结完成这一属性，成为上述两类注销档案销毁的有效前提条件。

2.上述档案销毁的对象是指纸质档案，前提是该类档案已经数字化。和纸质档案相比，由于数字档案存储载体的高密度性，数字档案占用空间更少。以东芝一款2.5英寸双碟结构硬盘驱动器为例，存储密度高达277.1MB/mm2，相当于平方毫米的盘面可存储上千张照片，这一点，和纸质档案存储对空间的要求是不可同日而语的。因此，在将利用率低的纸质档案数字化之后进行销毁，可以保证更多的档案馆预留空间来存放需永久保存的产权登记档案等。

3.从档案的基本属性——证据性角度而言。目前，房产档案销毁与否的争论焦点之一主要是房产档案原件销毁之后，数字档案能否代替原件作为证据使用，该数字档案是否被法律所认可。

在纸质文件时期，英、美等普通法系国家遵循“原件优先”的证据原则，据此，档案界认为纸质档案的证据性依附于纸质档案本身，档案销毁之后，其证据性也随之销毁。基于此，在档案销毁工作的问题上，无人敢迈出第一步，销毁工作陷入停滞状态。实际上，随着电子文件的盛行，近几年，国际和国内已经开始适时对适用法律进行调整。1996年，联合国国际贸易法委员会制定的《电子商务示范法》第八条提到，数据电文的“原件”不再关注载体形式，而只要求“信息须以其原始形式展现或保存”。此外，我国的《电子签名法》第五条提到，“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改”。可见，在抵押注销及查封的纸质档案销毁之后，对应的数字化档案作为证据资料在证明事实时是名正言顺的，是被法律所认可的。这一点很好地解决了档案销毁的后顾之忧。

4.从档案利用角度来讲，抵押注销档案利用率相对较低，主要原因有两点：一是对于登记部门而言，由于每笔抵押业务的抵押权人不同，生成的抵押档案互不影响，新办理一笔抵押业务时，初审和复审所核对的档案一般仅限于产权登记档案，无需调阅之前的抵押登记档案；二是对于抵押人及抵押权人而言，由于办理抵押登记时所提交的材料自己也会办理存档，所以也无需花费额外精力来登记部门调取。

对于协助执行已失效档案，其失效原因有以下三种：查封到期、已办理解封及已裁定过户。无论上述业务的执行法院是同一法院的不同案件还是不同法院的案件，都表示该文号所代表的案件已办结，由于每一个案件的独立性，再次办理协助执行时无需调阅之前的协助执行记录。

上述两类档案利用率基本为零，在数字档案已经保存的前提条件下，基本没有另行保存纸质档案的必要。

五、房产档案销毁的步骤

房产档案销毁工作主要分为两个步骤：鉴定和销毁。

1.由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人员组成鉴定小组；

2.鉴定小组应对保管期届满的档案逐件进行审查，提出存毁意见；

3.鉴定小组应指定2名以上鉴定小组人员监督销毁。监督销毁人员应根据销毁清册，对将要销毁的档案进行核对，确认无误后，方可进行销毁。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名，并应注明焚毁或打浆的销毁方式和日期。

陈品禄/责任编辑endprint