基于国家临床重点专科建设项目自评分析科室档案管理现状

李卉　文博

摘要：指出了武汉同济医院于7月23日启动了2012年到2016年度国家临床重点专科建设项目自评工作。针对自评平台填报时间紧、材料广、任务重、要求高，从而反映出科室档案管理中存在组织不健全、数据分散、信息化程度低的问题，提出了在全院范围内加强档案管理的文化建设，建立相应制度和体系，提升电子化程度，并不断发掘档案信息的应用潜能的改进措施，为医院决策提供依据。

关键词：档案管理；国家临床重点专科医院；管理

中图分类号：G271

文献标识码：A文章编号：16749944（2017）18023203

1研究背景

2005年，卫生部医政司开始考虑国家临床重点专科评估与建设；2008年，国务院批复卫生部的“三定方案”中，在医政司职责中明确了“指导医院临床重点专科建设”的内容；2009年，陈竺部长在全国医政工作会议上，要求开展国家临床重点专科评估工作；2010年3月，卫生部下发了《国家临床重点专科评估试点工作的通知》，公布了《国家临床重点专科评估管理办法（试行）》，正式启动了消化内科、骨科和妇产科的试点工作，并印发了评估标准。至此，国家临床重点专科建设与评估框架基本建立＼[1＼]。

武汉同济医院急诊医学科于2012年成为国家临床重点专科建设单位，目前是华中地区急危重症救治基地重要的组成部分，是湖北省重症医学质量控制中心主委单位，湖北省医学会重症医学分会领导单位，是湖北省ICU专科护士培训基地。每年接受大量从周边省市转入的危重患者，参与了多项国内重症医学诊疗指南的制定，承担周边省市大量进修医护人员的培训工作，具有较大的专业影响力。

2國家临床重点专科自评的填写特点

国家临床重点专科建设项目自评于7月28日正式启动，历时两周，持续到8月13日结束填报，由科室指定专员登录专门的信息上报系统填报评估所需的各专科信息，后由国家专家通过网上评估系统，查看各专科已填报上传提交的自评报告及上传的附件材料，对各医院专科进行在线评估。并抽取部分建设项目单位开展现场评估。其特点可归纳为以下几个方面。

2.1填报的时间紧迫

从接到通知到试填结束为一周的时间，正式填报为两周的时间，填报的时间有些紧迫，填写内容不完善。

2.2收集材料任务量大，要求高

自评内容涉及5个一级指标，14个二级指标，40个三级指标。从临床到人力到财产设备到科研到教学等诸多方面。所需要的材料需要从科研处、医务、统计、后勤处、财务科等数10个部门进行收集。所需数据的年份跨度时间长，涉及2012～2016年共5年的数据。

2.3要求有充分的证据支持

每个项目均需要将支持材料作为附件上传，要求有充足的证据来支撑材料，以便达到评估的要求。

2.4格式要求较高

格式必须为图片（如JPG格式），图片格式的要求：大小不能超过2MB。

2.5试填期间，系统更新频繁

设置试填写期间系统会根据需要对合适和内容不断调整，需要针对系统的变化迅速准确的做出相应，以达到自评的需要。

3科室档案管理现状

3.1组织机制不健全

医院涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关检查考核措施，医院科室档案管理机制不够健全，职责不明确。科室档案没有统一的管理标准和模式，缺乏必要的督导管理，在质量控制方面得不到保障。目前，急诊医学教研室分设了3位秘书，分别管理教学、质控和科研等全科其他事项。在日常工作中各自收集各自工作范围内的数据，科室数据没有进行统一的汇总和整理。在遇到迎检和评估工作时，通常由不同的秘书进行主导和整理，从而导致收集的科室数据存在分类不清、内容缺失、格式混乱、随意性强等情况，十分不利于资料查找。

3.2数据分散

随着医院精细化管理的不断深入和学科的分化，医院出于行政管理的考虑，分设了许多职能部门，除了常规设立的人事、医务、科研、统计、教学和档案等职能部门之外，同济医院还设立了手术总监部、医院感染管理科、质量控制委员会等部门。这些职能部门向科室收集工作范围内的相关数据，并进行归纳、整理、总结和储存。在科室需要时，将相关内容按照各自的格式提供给科室。

科室医务工作人员在临床、科研和教学工作中，产生的过程数据和结果数据没有及时反馈到科室，在科室统一收集时，医务人员提供的数据存在格式不统一，内容缺失，证据缺失等情况。

3.3信息化程度低

近年来，随着科学技术的进步，计算机和网络技术在医院管理中得到广泛运用，但却很少应用于科室档案管理中。导致科室档案管理技术手段落后，主要以建立文件夹来管理，多半还停留在手工和半手工状态，没有一个很好的数据管理平台，制约了科室档案事业的蓬勃发展。

如在本次十二五国家重点专科建设项目自评报告填报过程中，许多资料数据缺失不全，导致无法及时提供给专科建设项目的填报专员，需要向各相关部门讨要，如项目资金使用情况需财务和后勤提供，专科建设类需要统计科提供，技术突破与创新需要医务处提供，发表的论文情况需要科研处提供等等，严重降低了填报的工作效率＼[2＼]。

4改进措施

4.1建设和强化科室档案管理的文化

以科室档案价值为取向，形成重视档案收集、整理和利用的氛围，将科室档案管理纳入医院文化建设。在医院文化管理的整体规划下，完善科室档案管理职能，赋予医院科室档案新的内容和使命。通过文化氛围的建设，逐步破除因信息收集不及时而导致的信息孤岛状况，消减信息产生后滞留甚至遗失的情况，要求科室的每一个成员成为主动的概念、知识和数据的提供者，然后通过收集归档、整理归纳，提炼上升，最终服务于医院文化建设，长期发挥它的作用＼[3＼]。endprint

4.2建立健全医院档案管理体系

医院应当建立档案管理的立体构建：首先，由院级领导牵头建立“医院档案管理委员会”，主要职责为对全院的档案管理工作进行规范，制定工作制度、划定工作内容、拟定工作实施细则和考核标准；其次，设置档案管理科，负责院级档案的整理归档，同时对科室的档案管理工作进行定期培训、指导，并负责建立监督和考核管理办法；第三，确定科主任为科室档案管理第一责任人，每个科室需要配备专职或兼职人员从事科室档案规整管理工作。

4.3建立档案管理制度

医院应当自上而下建立起统一的档案管理制度，推进档案工作的标准化，建立统一档案的收集和归档方法、程序、时效等内容，定期整理分类归档、备份储存。避免由于科室人员的工作调整或计算机软硬件更新或老化等原因导致的档案丢失，确保档案资料的完整性＼[4＼]。建立档案的检查、评估和考核体系，并将考核结果与科室负责人和相关人员绩效挂钩。

4.4落实全院统一的电子化档案管理系统

建立全院统一的电子化档案管理系统，支持对纸质及多媒体等多种信息载体的档案进行数字化处理和转换。实现档案资源数字化采集、规范的管理和准确的检索。通过医院内网平台，实现档案信息资源在不同部门和不同临床科室之间的共享，从而提高了信息的流转速度和利用效率，也为医院和科室的决策提供充足的信息资源。最后也是最重要的，建立灾难恢复系统，进行定期的更新和备份维护，保障档案资源的安全性和可靠性＼[5＼]。

4.5拓展科室档案信息资源，充分挖掘科室档案信息潜能

档案信息资源的开发利用是档案管理的主要目的，应不断拓展科室档案信息资源，创新性地挖掘科室档案信息潜能，提高其使用价值。例如通过汇总分析科室医疗缺失信息资料，可从中归纳出缺失原因、涉及人员等，进而制定针对性的规避措施；汇总分析医疗不良事件，可分析其产生的原因，进而提前做好与措施，防患于未然；汇总分析急危重症抢救资料，可为提高抢救成功率寻找突破口；汇总比较医护人员职业能力资料信息，可为每一个体的绩效考核、晋升评优、外出深造等提供有说服力的依据等等。另外，完好的科室档案信息在发生医患纠纷时，能在举证或提供证据时，将起着极其重要的作用＼[6＼]。

参考文献：

[1]

王羽. 加强国家临床重点专科建设持续提高全国医疗服务能力＼[J＼]. 中国医院，2013（1）：1～5.

＼[2＼]郝培来. 医院科室档案管理创新＼[J＼]. 中华医学，2010，23（6）：426～427.

＼[3＼]吳晓琪。医院档案与医院文化建设＼[J＼].江苏卫生，2002，1（6）：44～45.

＼[4＼]王媛. 浅谈医院电子化档案管理中存在的问题与对策＼[J＼]. 兰台世界，2013（s3）：58-58.

＼[5＼]李珍香. 浅析医院档案电子化管理＼[J＼]. 现代医药，2010，5（4）：370-371.

＼[6＼]伏冬梅. 医院科室档案管理浅见＼[J＼]. 现代经济信息，2016（14）.

Based on the Status of Archives Management of Self - evaluation Departments of National Clinical Key Specialty Projects

Li Hui， Wen Bo

（Tongji Medical College of Hust Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430030， China）

Abstract： Wuhan Tongji Hospital launched the national clinical key specialty construction project self-assessment in

July 23rd 2017. Self-assessment in the platform has tight filling time， wide materials， heavy tasks and high requirements， thus reflecting the problems of imperfect organization， scattered data and low level of informatization in the management of file management. It is suggested that the cultural construction of archives management should be strengthened in the whole hospital， the corresponding system should be established， the degree of electronicization should be improved， and the latent potentialities of archives information should be explored to provide the basis for hospital decision.

Key words： file management； national clinical； key specialty； hospital managementendprint