高校图书馆采编工作流程的比较研究

林映红

关键词：传统采编加工流程；非常规采编加工流程；采编工作

摘 要：传统采编加工流程与非常规采编加工流程在流程、出错概率、操作空间、人力、灵活性、运作成本等方面都有所不同。通过比较可知，非常规采编加工流程具有流程简化、省工、省力、出错概率少、节省空间、操作灵活、降低运作成本、加快新书上架速度等优点，该方法已被图书馆界与外包公司所采纳与利用。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2017）10-0030-03

采编工作流程是指这项工作从开始到完成的一系列顺序而连续的运作过程，是依据工作内容性质以及完成任务的要求而设计的操作过程和方式^[1]。它是一项系统烦琐的工作，科学的工作流程能提高工作效率。目前，图书馆采编工作流程主要有两种（见图1、图2）：一是传统的采编加工流程。二是非常规的采编加工流程。非常规加工流程简化了传统加工流程的环节，它使整理好的图书直接进入分编环节，将计算机验收工作相继融入编目流程中，扭转了过去分编加工被动等待的局面，加大了图书加工工作的灵活性^[2]。

1 传统采编与非常规采编工作流程的比较

从图1、图2可知，传统采编加工七个环节完成的工作量，非常规采编加工五个环节就可以完成，笔者现以广东石油化工学院图书馆的采编工作为例进行比较。

1.1 完全相同的环节

①第一个环节拆包相同，在两种流程中都排首位，操作简单，不做阐述。②最后一个环节检查图书、制作新书移交清单及新书移交相同，都是先检查一遍书单，查看实物与电脑上的数据是否一致，以确保统计数量的准确，检查完毕后按条码顺序整理好书单，用表格分别制作中文、英文图书移交清单并打印。统计各书室图书数量，填写新书移交单，通知书库人员接收新书，最后新书移交书库。这两个环节完全相同。

1.2 基本相同的环节

1.2.1 编目环节基本相同。以江苏汇文OPAC V5.5这个系统的操作为例。①传统采编加工流程采用的是新书编目的方法，先将新书用计算机验收好，贴好条码摆放在书架上，再到书架上抽样本图书出来，按顺序放到书车上，取一车分编一车。开始编目，进入汇文编目系统，点击新书编目，再点击交接批次，选中交接批次，定位到MARC浏览窗口，编辑所需要的MARC，存盘；然后打开业务窗口，增加索书号复本，审校存盘，打印书标，编目完毕。②非常规采编加工流程是直接把图书（没有经过计算机验收和贴条码的图书）拉过来，进入汇文编目系统，检索图书，对书目数据进行查重，选中MARC进行复制新增，接着完善MARC的编目并存盘，设定回溯状态，打开业务窗口，增加索书号复本，分配条码，审校存盘，编目完毕^[3]。非常规采编加工流程是把传统编目中计算机验收融入编目之中，省略了计算机验收这一环节，增多了编目环节的内容。编目环节中MARC的编目、审校存盘、打印书标、著录完的图书按照条形码号顺序排放等小环节是相同的。

1.2.2 粘贴书标基本相同。两种流程都是将书标（图书标签）贴在书脊上，离书底部2～3厘米处，每本图书粘贴书标的位置要一致，并在贴好的书标上面加贴一层保护膜，然后加盖馆藏章、书室章、附光盘章等。一边加工一边将图书按馆藏地点分开，样本与复本分开，图书按照条码顺序由上到下或从左到右摆放，附光盘的图书单独放，并把光盘装盒。再装流通一库图书的RFID电子标签及注册，其余书库的图书贴普通磁条。最后，检查一遍加工好的图书，登记好每车书的条码号、种数、册数以及光盘数，并用小纸条写上该批书的批次、车次、书室、册数，夹在对应的每批书的第一本书上，再摆上架，等待入书库。以上的粘贴书标、盖馆藏章、贴磁条、装RFID电子标签及注册这些环节在两种采编加工流程中是相同的。不同的是非常规采编加工流程把贴条码与粘贴书标合并成一个环节，删减了贴完条码按顺序上架这一环节，这相当于少搬一次书、少上一次书架。

1.3 手工验收大部分环节相同

①核对清单、验收图书。查看图书的书名、册数、价格是否与清单一致，同时查看新书是否缺页、模糊不清、污损、盗版、与馆藏重、复本过多、与教学内容及水平相符、所附光盘破损、与馆藏原则相符。②整理图书。先把同一套书放在一起，属于同一多卷集的图书放在一起，同一批的外文图书放在一起，再由专业教师验收编目。以上的①②环节是完全相同的。③样书与复本分开摆放。在每种图书中取一本出来当样本，并在样本书背面右下角用铅笔写上该种书的复本量，将一批样书放到书车上做验收用，其余的复本留在桌上，等样本书验收回来一起贴条码。傳统采编加工流程有这一环节，非常规采编加工流程没有。

2 采编工作流程的分析

2.1 流程方面

2.1.1 传统采编加工流程的优缺点。①优点：分工有专长，能充分发挥各环节工作人员的特长，专做本岗工作，容易精通，也较轻松。比如拆包、手工验收、计算机验收、贴条码、编目、书标粘贴由专人负责，各尽所能。②缺点：流程多、重复劳动。如：手工验收时样书与复本分开摆放，粘贴条形码时合并，编目时只抽样本，粘贴书标时复本与样本书又合并，加工完成后又要分开；再如：粘贴条形码独立成节，粘贴完条形码后按条形码顺序上架，方便抽样书编目，编目完再找到对应的多本，再一起粘贴书标，这样搬来搬去，浪费劳动力，影响效率。

2.1.2 非常规采编加工流程的优缺点。①优点：流程简化，操作灵活。计算机验收融入编目，采访模块不用打开，删减了账目核对、财产登记、送编这些小节，编目不再受计算机验收速度的限制。手工验收时样书与复本不必分开摆放，不必在样本书的背面写该种书的数量，这样不仅少写了一组数字、少对了一组数，而且不需要去堆满书的桌子上找复本。粘贴条形码与粘贴书标合并，粘贴条码往后移，不独立成节，不需要按条形码的顺序上架，因为按条码顺序上架，是为了方便取样书编目。但非常规采编加工是直接拿新书去编目，编目前新书没贴条码，不必上架，这样不仅少搬一次书，而且减少了编目的出错率。②缺点：加工人员必须是全能手，对于验收、编目、贴条码、贴书标、盖章、电子标签的注册等工作需要精通，如果加工人员素质差，此方法将不能达到预期效果。endprint

2.2 工作量方面

粗略统计，在非常规采编工作流程中每一册书可少拿5次：分别是样本复本分开1次、取书进行验收1次、进行计算机验收1次、验收完放回原处1次、按条码顺序上架1次。少了计算机验收的操作，就少上了1次书架。

2.3 出错概率方面

非常规采编工作流程在手工验收时删减了样本与复本分開这一小节，就不需要在样本书的背面写该种书的数量，也就不会出现写错复本数量的情况。非常规采编工作流程将粘贴条码往后移，删减了按照条码顺序上架这一小节，就不会出现放错条码顺序的情况，也就不会出现取错样书、放错馆藏地的情况。

2.4 操作空间方面

非常规采编工作流程把计算机验收融入编目这一环节，这样编目系统中没有了计算机验收的相关数据，就能节省出一些存储信息空间。粘贴条形码往后移，就减少了按照条码顺序上架这一小节，也就可以节省出一些中转书架、中转书架所占的位置。

2.5 操作方面

传统采编工作流程的分工界线清楚，验收人员专门验收，编目人员专门编目，加工人员专门加工。它是一项系统的流水性作业，必须完成上一工作环节，才能继续下一工作环节，下一工作环节承担上一工作环节的质量检查。如果验收人员的验收、粘贴条码、移送数据不及时，就会造成编目人员停工。反过来，如果编目速度跟不上验收速度，就会造成验收人员停工。验收与编目相互制约，不够灵活。在非常规采编工作流程中，编目的速度不再受验收速度的限制，只需经过简单的手工验收，就可直接进行编目，编目与验收也不再相互制约，可同时进行。验收与编目已融合成一个环节，验收人员、编目人员、加工人员可以相互帮忙，操作比较灵活，减少了消耗，提高了效率。

2.6 运作成本方面

采编工作流程的运作成本包括工具费（计算机）、用具费（电脑桌、中转书架、办公用品）、人工费、加工场地费等。非常规采编工作流程把计算机验收、贴完条码上架、样书与复本分开及合并、在样书上写复本数等环节都删减了，这样就节省了这些环节所需的工具、用具、人工，进而降低了运作成本。

2.7 新书上架速度方面

按广东石油化工学院图书馆原定工作量（验收：每人每天87种×每种3册=261册，编目：每人每天58种×3册=174册）进行计算，用传统采编工作流程分编5，220册图书，安排2个人验收、3个人编目，用10天才能完成；采用非常规采编工作流程方式，验收人员也一起编目，6天就能做完，比采用传统采编工作流程方式要快4天，所以采用非常规采编工作流程能加快新书上架的速度。

综上，传统采编工作流程环节相对较多，存在重复劳动，影响了编目效率；非常规采编工作流程精简了工作环节，操作灵活，提高了工作效率，降低了运作成本。

3 结语

非常规采编工作流程是在传统采编工作流程基础上发展起来的，它是传统采编工作流程的精简版，它的发展是一个不断思考、尝试、探索、优化的过程^[4]，对其进行研究能为采编工作提供有益借鉴。图书馆可根据工作特点和需求，不断进行采编流程的优化重组，设计出更符合实际需要的采编工作流程，真正做到高效运作。

参考文献：

[1] 孙更新.文献信息编目[M].武汉：武汉大学出版社，2007：557-558.

[2] 彭锐，邓珊妮.新时期高校图书馆的图书验收工作：以湖南工业大学图书馆为例[J].图书馆建设，2009（4）：14-15.

[3]江苏汇文.汇文视频教程[EB/OL].http：//210.38.245.165：8080/manual/video.php？type=BM.

[4] 张秀兰，潘丹.我国文献编目规则的历史沿革[J].图书馆论坛，2016（10）：1-9.endprint