城建档案管理过程中的问题与解决对策

郑亚平

摘 要：城建档案属于档案范畴，是人在不断改进城市发展中形成的智慧的结晶，具有非常重要的科技价值。在城市的建造过程中，可以有效利用城建档案创造出经济效益，也可以节省一定的人力和物力。随着城市化进程的加快，城建档案的保管也关系着国家的公共安全，得到了国家的重视。城建档案现在已经成为中国特色社会主义建设的重要组成部分。城建档案工作在整体上反映了城建发展的水平，涉及到了城建的方方面面，贯穿了整个城市建设的细节。

关键词：城建档案；管理；问题与对策

城建档案工作在整体上反映了城市建设发展的水平，从全局上统筹了城市的发展，在微观上也解决了很多细节的问题，城建档案的管理工作涉及到每个细节，涵盖了城市建设的每一个环节。随着社会的不断发展，新型的工作手段也在不断产生，城建档案管理工作也在紧跟社会主义的新农村建设，同时面临着新的挑战。在这种更高的工作要求下，城建档案管理过程中也出现了很多问题和不足，城建档案制度也在不断健全，城建档案的综合素质不一样，并且其服务的手段也有待提高。

一、城建档案的概况

城建档案属于科学技术档案的重要组成部分，是城市进行规划、施工和管理等活动中形成的可以进行保存的图标、文字、模型、影片等文件材料的总称，也是城市建设发展的记录。城市建设方面的档案包括历史沿革、人口、资源、地形等方面的資料。城市规划方面的档案则包括总体规划、分区规划和详细规划的方法、图表和模型等。国土整治规划方面的档案则包括国土整治研究实施方案、整治规划依据材料以及科研分析材料等。工业建筑工程方面的档案则是包括工厂、矿山以及工业输送等。城建档案中也包括工程设计方面、施工以及科研技术等档案材料的档案，工程设计方面包括各项工程设计和市政方面的设计的技术科研成果等文件材料等。施工技术方面的档案包括各种施工工艺和实验的技术文件材料等。建筑材料及城建工业企业自动化的档案，包括特殊材料和一些尖端产品的一些技术文件。

二、城市建设的社会需求分析

随着经济的不断发展，城市建设的进程不断地加快，城建档案的数量也在不断地增多，越来越多的人们认识到城建档案的重要性，对城建档案的需求也变大，让城市的街道更加合理，小区建设更加完善。

首先是城建档案利用群体越来越多层次化。在之前的城建档案的查阅中，一般查阅的主体是建设单位和施工单位。但是随着人们的档案意识的加强以及档案在城建中起的重要的作用，更多的有关的群体开始注意到城建档案的重要性，这其中也包含着律师、小区的业主委员会以及购房者等群体。所以随着人们的不断关注，城建档案已经成为了人民大众密切关注的信息资源，服务到人们的生活中。

第二，城建档案逐渐呈现出多样性。随着社会经济的不断发展，人们的生活也日益丰富，人们对精神层面的追求也越来越高，人们对于周围的居住环境也会更多的关注。城市建设档案已经成为一个流行趋势，为各式各样的人所用。

第三，城建档案查询的方式也呈现出了多元化的形式。之前都是纸质档案，人们翻阅不方便，但是随着科学技术的发展，信息技术的不断改革，在现在的城建档案中一般采用的是科技化、简易化和高效化的查询方式，为人们提供便利。

第四，城建档案所需人才的素质需要提高。随着人们的服务意识的加强，现在的城建档案管理中，需要的不仅仅是服务人员的态度，更在乎的是更快更准确的服务质量，所以这就对专业人员的素质提出了一定的要求。要求城建档案的工作人员不仅能够迅速找到人们所要的档案，也要能够更主动地为人们服务，更有效地促进城建档案的资源体系构建。

三、城建档案中存在的问题

（一）档案利用意识不强

在现在的城市建设过程中，城建档案跟其他档案不同，是伴随着城市的发展产生的。档案信息的价值是在利用的过程中实现的。如果社会上存在档案意识的话，就会有很多人会利用这些档案信息。如果社会上对城建档案的认识不高，人们不理解什么是城建档案，就不会去运用这个。我国城建档案的发展从无到有，经历过十几年的发展，每个省市也都建立了自己的城建档案馆，在档案管理人员方面，也都有了专业的管理人士，在城建档案不断完善的过程中，也取得了一系列成果，逐渐在人们心目中形成了一种利用城建档案的意识，也逐渐增加了对城建档案的需求，最终逐渐形成了社会的普遍认识。所以城建档案的利用影响着城建档案的意识。

此外，也有一些其他的原因制约着城建档案意识的形成。一是人们档案法的意识比较淡薄，虽然有关的档案法和档案条例已经颁布，但是很少涉及到法律诉讼的问题，这也直接造成了在实际的工作中不能很好执行，并且执法不力的现象。二是城建档案工作中，本身就存在着比较封闭的管理方法，跟外界造成了隔绝，让城建档案成为了内部的概念，而不是被社会所认知。

（二）城建档案不完整

城建档案馆的馆藏资源现在具有城市性和专业性，城建档案是城市发展的产物，也是城市发展的见证者。在城建档案中，有各种各样的设计、施工文件形成的文件材料，这些与建设中的工作是密不可分的，但是在这些城建档案的管理中，由于其复杂性，也直接影响了城建档案的馆藏质量，其根本原因则是：1.过分追求馆藏的数量，在进行收藏的时候，不论是什么项目不经归纳直接收藏，这样造成了人力和物力的浪费；2.搜集城建档案的时候比较被动，使得城建档案搜集的不及时，延误了进馆的时间，造成了一定的损失，使得档案中出现了无法补齐的现象；3.遗漏和丢失档案，有的工作人员的专业素质不太高，所以缺乏相应的档案意识，在档案的管理过程中，没有明确的目标，导致了档案的遗漏和缺失；4.重要工程项目档案的接收不及时，在现实的城建档案构建中，除了要一般的建设工程外，还要有电力、通信以及城市安全等相关的重要工程项目的限制，造成了城建档案不能及时地进行进馆。

（三）城建档案的制度不健全

虽然已经出台有关的档案法律法规，但是在实际的操作过程中依然存在一些问题：首先是城建档案的管理制度不健全，导致了很多专业人员缺乏行政执法权力，在管理的过程中无法形成一个管理体系，无法对工作人员进行业务上的指导，导致了各部门的人员没有办法进行有效的贯通。其次是城建档案的法律体系并不完全，有关的部门做不到有法必依、执法必严、违法必究。所以在执行的过程中，很多人员也没有完全执行自己的工作职责。endprint

（四）城建档案工作人员的综合素质不高

在城建档案中，首先是工作人員的专业素质要强，包括有关部门的编研工作，城建档案在归档过程中需要汇编，但是在实践的过程中，对于这些的形式都比较单一，综合性不强，这也就直接表明了工作人员的专业素质不高。其次，工作人员的服务意识和服务手段比较差，也限制了城建档案的组员共享。

除此之外，城建馆的相对滞后，信息公开与档案保密之间的矛盾也是在城建档案管理中比较常见的问题。信息化的相对落后，没有能够更好地实现有关资源的信息共享，导致了城建档案的利用率比较低。

四、城建档案过程中所出现问题的对策分析

（一）加强宣传，增强人们的档案意识

在城建档案的管理过程中，想要人们进一步了解城建档案的重要性，扩大城建档案的影响力，就要加强宣传，让人们能够认识到城建档案的意义。首先要能够完善档案法，将人们的档案管理意识上升到法律意识，营造依法治档的氛围。其次要能够根据社会的需要，合理开发利用城建档案信息资源，让更多的人从中受惠，促使人们主动利用城建档案。最后，通过各种手段的宣传，提高人们对城建档案的认识。

（二）加强“专业化”指导，强化人们的归档意识

人们在平时的生活中，有时候对一些专业性的知识不明白，可能无法有效确保城建档案的完整性和准确性。所以要能够制定搜集、整理和审核验收相应的标准，让城建工作者热爱自己的本职工作，夯实专业人员的专业知识。并且能够对有关人员进行专业知识的培训，提高专业人员的能力。

（三）加强档案法的建设，完善相关的监督机制

随着城建档案的不断发展，需要相关的立法文件作为法律依据。首先，要能够健全城建档案的管理体制，便于城建档案法规的执行。第二，要能够普及城建档案法律意识，提高人们的认识，增强人们的自觉性。主要的方针则是以检查监督为主，处罚为辅，加强城建档案管理中的监督工作，加大城建档案的法律宣传意识，也普及城建档案法律的意识。第三，要能够完善城建档案法规体系，制定具体的执行明细，并能够顺利落实。第四，健全城建档案法的法律监督体系，要能够做到有法必依、执法必严、违法必究，逐步强化城建档案的权威性。

（四）增强城建档案人员的综合素质

城建档案有关人员的综合素质直接决定了城建档案工作的效率和质量，所以要能够及时提高有关人员的综合素质。首先，要能够提供文献服务的同时，也能够提供非文献服务，有效指导城建档案利用者的利用过程，及时传递有关的知识给利用者，为利用者提供有关的咨询服务。其次，要能够化被动提供为主动提供，通过多种手段满足利用者的需求，为城建档案利用者查找档案、解决问题。再次，馆内利用和外部利用有效结合，馆内利用服务主要是保密机制，同时要能够对有关人员进行培训，提高人员的综合素质和专业素质，将相关的城建档案进行编研，实现编研工作的社会化、宣传手段多样化以及编研方式社会合作化，并出版发行。此外，也要能够运用信息平台，有效实现资源的共享，也保护了档案的隐秘性。

除此之外，还要能够提升城建档案的社会服务功能，落实档案馆工作，开放城建档案馆，深度开发城建档案资源，满足社会的需要。同时，也要能够正确面对信息公开和档案保密之间的关系，确保城建档案合理地被利用，并能够建立多种渠道，建立有效的安全监督机制，使得城建档案更加的集成化和最优化，有效地提高城建工作的效率。

参考文献：

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[4]葛丽君.目前城建档案管理工作存在的问题及对策研究[J].科技信息，2008，（36）：381.

作者单位：

内蒙古呼和浩特市城建档案馆endprint