医疗机构档案电子化管理的SWOT分析

张璐+黄圣洁

【中图分类号】R71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-6851（2017）10--01

SWOT分析是由美国旧金山大学韦里克教授提出来的，是一种综合考虑组织内部条件和外部环境的各种因素，进行系统评价，从而选择最佳经营战略的方法[1]。对医疗机构档案电子化管理而言，“S”是指根据医院档案自身情况的分析，确定实现医院档案电子化管理的内部优势；“W”是指对于医疗机构档案电子化管理建立的存在的问题和不利因素；“O”是指有利于医疗机构档案电子化管理的客观环境的出现；“T”是指出现了医疗机构档案电子化管理不利的情况，有可能威胁到医疗机构档案电子化管理和发展。医疗机构档案电子化管理的发展经历一段历史时期，目前取得了一定的成绩，然而，要实现医疗机构档案电子化管理，具有一定的优势，当然也存在不足；具有良好的外部环境，同时也充斥着许多的外部威胁。

1 医疗机构档案电子化管理的优势分析

1.1 信息的方便性

电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，使档案信息的处理极为方便，又能节省时间。档案管理者和使用者可以根据要求使用计算机对文件中的信息进行分类、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式[2]。

1.2 信息的共享性

医院的电子化档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，电子化档案的存储的多样性，比如硬盘存储、医院OA管理系统存储、医院FTP的存储，亦或者是通过云存储，这样的存储方式使得医院电子化档案信息能够实现在全院甚至是全社会的共享。

1.3 信息的复用性

医院的电子化档案的可变现及共享性，注定信息具有极大的复用性。电子档案的传播性快，所有用户所见的档案文件与原始档案文件具有一致性，档案的使用者即能所见即所得，信息的复用性好，档案复印机查阅出错的几率低。

1.4 信息传递的快捷性

电子化档案可以在网络上通过数据传输进行查阅和传递，具有比纸质档案传播更加方便、快捷和迅速，不受时间和空间的传播限制，只要有网络和数据信息传播途径，就能实现电子档案的快捷传递。

2 医疗机构档案电子化管理的劣势分析

2.1 缺乏统一标准和规范

许多医疗机构在建设档案信息化过程中往往只重视购置较好的计算机设备和信息系统，忽视电子化档案信息资源统一标准和规范化建设[3]。

2.2 档案管理人员意识问题

较多档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已轻车熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的问题，在一定程度上制约了整个档案事业的创新发展[4]。

2.3 软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差

许多档案部门虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用[2]。另外，目前市面上成熟的医疗机构档案管理的系统并不多。

2.4 数据保护存在风险

医院电子化档案具有所有电子数据库的共性问题，传播的快速性使得数据保护存在一定的风险。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墻，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全，容易导致医疗机构信息的丢失与盗用[5]。

3 医疗机构档案电子化管理的机会分析

3.1 管理过程中都存在信息载体的寿命问题

纸质档案靠纸张这个载体来延续其保存价值，而纸张寿命具有一定的局限性，经过一定的时间之后，纸张就会脱氧泛黄，而且受到保存环境的影响，对于防火、防潮、防虫等的条件要求比较高，纸质档案对于存放空间的要求较高，医院的医疗档案住院病历保存30年，门诊病历档案保存15年，很多医疗机构需要预留大量的房间作为档案室。电子档案的信息载体要求相对而言更加低，占用的现实空间也较少，网络存储的寿命更长。

3.2 在管理上可以相互转化

为实现更便捷的保存但又能最大限度的反应历史的真实面貌，纸质档案和电子档案实现了相互转化，将计算机中的部分电子文件转化为纸质文件，使之在实际应用中更具说服力，也间接反映了档案管理人员务实的职业道德精神。为现有的一些纸质档案制作电子文件和数字化副本，其主要出发点是便于改善和保护信息存储，满足异地查阅和实现资源共享。

4 医疗机构档案电子化管理的威胁分析

4.1 电子档案是信息技术的产物

信息技术在大大丰富了档案的表达形式、结构和性能的同时，也把兼容性、安全性等方面更为复杂的技术难题和漏洞赋予了电子档案及其管理上。它在给档案的制作和传输及利用上带来了极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子档案带来更多的可能。

4.2 档案管理工作的分布由相对聚集转变为分散

在电子环境中，档案的生成、处理和流转功能是嵌入各个自动化业务系统之中的，对档案的安全监控、原数据捕获等工作分散在不同的业务点上。这样，一部分责任就会由专门文件管理人员转移到业务系统中每个节点的处理人员身上，档案管理的疏漏和失误等风险就容易产生，并贯穿于整个档案形成环节中，对于后期可能造成一系列连锁反应，甚至于无法弥补。

5 医疗机构档案电子化管理的战略分析

5.1 SO策略：依靠内部优势，利用外部机会

纸质档案与电子档案应并存纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性[2]。endprint

5.2 WO策略：利用外部机会，弥补内部劣势

随着信息化的发展和计算机、扫描仪等硬件设施的优化升级和简化应用，档案管理人员在使用的时候操作性更强，使得越来越多的档案管理人员能够更好地接受电子化管理档案，档案管理人员电子化管理意识越来越高。

5.3 ST策略：利用内部优势，规避外部威胁

在当今网络黑客技术飞速发展的情况下，传统档案的安全性高过电子档案，因此在档案管理时，部分保留传统档案是必要且意义重大的。对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件，假如发生意外或特殊情况，致使电子文件赖以存在的计算机系统发生故障，因此有适当的纸质文件备份也是极为重要的[2]。

5.4 WT策略：减少内部劣势，规避外部威胁

在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存的两种档案管理和存储的方式[2]，电子化档案管理的推进不可能一蹴而就。

医院档案信息化建设是医院建设的重要组成部分，担负着存储、管理并提供利用医院党务、政务信息系统及数字化医院产生的电子文件、档案信息的职能，它是医院发展历程的真实记录，是医院生命的年轮[6]。因此，要加快档案信息资源的数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，满足信息社会对档案信息资源的需求，对于档案工作更有效的服务于政务信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要的意义[6]。

参考文献：

王强，宋立国，葛丽娟等.我院发展的SWOT分析[J].中国医药导报，2010，7（6）：147-148.

胡凤燕.档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展[J].《工程技术（文摘版）·建筑》2016年第02月09卷，154.

張尧学.关于大学英语四、六级考试改革的总体思路[J].中国高等教育，2008，（18）：26-27.

刘卫东，李文艳，刘宇.研究性学习策略的培养与英语学习能力的可持续发展[J].黑龙江高教研究.2012，（2）：137—139.

陈愉.基于新时期档案现代化管理的思考探究[J].文学界，2012（08）：383-385.

杜晓蓉.浅谈医院档案信息化管理问题[J].价值工程，2011（35）：167-168.endprint