企业档案利用的效益分析

梅瑰

摘 要：众所周知，企业档案记录着企业经营发展、职工个人信息等，对企业经营发展具有重要作用。尤其是现代激烈的市场竞争中，企业想要实现长久发展，立于不败之地，其合理的企业决策是必不可少的。而企业决策需要依靠案较多信息资源，进而涉及到企业档案的应用，确保正确决策实现经济效益最大化。对此，笔者根据实践研究，就企业档案利用的效益进行简要分析。

关键词：企业档案；利用效益；研究分析

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）18-0237-01

企业档案的利用是客观的分析企业经营状态、经济效益等，便于企业信息资源的研发和使用，确保档案利用的合理性。此外，企业档案的有效利用也能够节省较多管理成本，对工作质量与效率的提升具有重要作用，使得企业在竞争中提升综合实力，实现长存。

1 企业档案利用效益分析

1.1 企业档案利用

企业档案作为档案经营管理的重要组成部分，对企业经营发展具有重要作用。所以，还需要企业给予高度重视，科学合理利用档案，正视企业档案功能，挖掘企业档案价值，这对企业企业法管理档案的经济效益和社会效益提升具有重要作用[1]。同时，也能够帮助企业在激烈的竞争中实现长存。

企业档案利用是使用者借助计算机管理系统搜集所需档案。通过企业档案信息达到利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得到实现的过程。档案利用是多种要素的有效融合。

1.2 企业档案利用效益

第一，档案信息利用效益内涵。立足于经济学角度分析，效益是经济活动的最后标准，是投入和产生的比较。档案利用效益作为档案利用结果的要素之一，在一定程度上能够真实的展现企业对档案部门的投入与企业信息要求的满足度。企业档案部门投入越大，其产出也就越大，效益自然将得到提升。档案利用效益分为正效益、负效益。如果投入高出产出后，档案利用效益则是负数，也就是负效益。但一般情况下，人们所说的档案利用效益多为正效益。

第二，企业档案利用效益特点。首先，多功能性。多功能表示一个档案具有多种作用影响。企业通过产品档案能够不断的延伸产品属性为新产品的研发提供借鉴。此外，也能够融入到市场中展开技术转让与投入。企业档案记录着企业一切经营活动信息，是企业资源的重要部分[2]。不过，档案管理部门并不能够直接的创造价值，需要借助档案资料信息实现价值创造。因此，其效益有一定的间接性。多数企业档案归档主要为便于后续参考应用。所以，基于此点看档案利用效益具有延伸性。档案利用效益的长期性是档案的利用可以在较长时间中得到收益，效益作用和使用年限的转变延续方式共存。档案储存价值的长效性也是档案利用效益长期性的前提。

2 企业档案信息利用效益机理

2.1 档案利用效益因素

第一，企业档案利用投入。想要做好档案利用与作用的发挥，还需要企业档案在使用中有一定的投入。做好预算档案使用投入，这对企业档案效益的提升具有重要作用。企业档案利用投入也是档案生产和使用阶段的资金投入，例如：档案生成费用、管理费用等。笔者认为：企业档案利用管理费用投入包含人力、软硬件投入。企业档案利用系统要求确保科学合理，硬件和软件作为企业档案利用的重要支撑，是搭建企业档案利用的垫脚石。不过，其人员投入也是不可或缺的。第二，企业档案利用产出。针对企业档案产出，其直接产出为档案，随后是档案对企业效益的作用[3]。企业档案资源对经济效益与社会效益具有较大影响。企业档案资源为部门所用，部门的效益产生也涵盖着档案利用的产出，其效益为企业档案部门提供档案信息的使用而完成的。

2.2 档案利用特征

第一，成本投入少。企业档案能够重复使用，其使用无需任何费用投入。由其投入也仅是在打印、邮寄上的较少支出。档案的重复使用也不能对原档案造成损失，具有保值效果，其作用价值度在使用中得以展现。例如：水利工程中的设计方案、地质勘查数据记录等档案信息可以应用在铁路工程中。其使用无需较多人力、物力、财力投入，只要将档案信息打印即可。

第二，无局限性与共享性。企业档案利用可以划分为当前利用与历史利用阶段。当前利用企业档案应用较多，并被广泛应用在生产经营管理中。历史利用阶段主要应用在素材分析为企业管理提供参考[4]。其利用时间没有限制，使用次数也没有限制。其共享性特点主要为信息资源实现了连接，应用范围更广、让企业档案资源实现了共享。

2.3 档案利用效益体现

第一，社会效益体现。社会效益主要为管理、文化、军事、生产等创造出的劳动成果为社会所共享，促进社会进步、推动社会经济发展。档案利用的社会效益也体现在社会效益出发衡量档案使用工作效率和收益。第二，经济效益主要是劳动消耗和成果的比较。企业档案能够推动企业经济效益的提升，其使用企业档案节省了人力、物力投入，能够直接帮助企业实现经济效益最大化。

3 提升企业档案利用效益方法

3.1 构建企业利用反馈机制

第一，被动搜集方法。首先，用户在使用企业档案前需要进行登记，把用户个人信息以及利用信息填写在登记表中。登记信息包含利用企业档案数量、时间、目的、形式，以及档案使用后的影响效果，例如：经济效益、社会效益等。第二，主动搜集方法[5]。首先，可以通过调查问卷形式。企业档案管理部门结合具体状况进行问卷调查。其次，走访调查。结合档案使用登记所反映的信息，进行重点用户访问。最后，网络调查。利用計算机网络进行网上信息反馈，进而掌握用户的使用状态与档案部门服务效果。

3.2 企业档案信息用户信息心理--行为分析

用户的档案信息需求具有复杂性特点，综合分析研究用户信息心理---行为，寻找其规律成为提升企业方案信利用效益的有效方法。endprint

用户信息心理是用户信息的搜集、需求、使用等心理。用户信息心理过程是不断变化的，可以通过心理学中认知--情感--意识过程理解，三者之间具有交互性、连接性，凸显了固有的内在规律性。信息影响用户，用户就会生成吸收反映。通常状态下，信息对用户的影响突出表现为改变用户思维：影响用户知识是结构、引导用户进行正确决策、引导用户行为等。用户能够在信息影响下创造更多信息进而得到效益收获，将其应用在企业管理中具有重要作用。

3.3 提升档案信息人才素养

第一，提升职业道德素养。档案管理人员需要做好保护、管理档案的责任，保证档案完整性与安全，保证档案真实性与信息的持续性，为用户提供档案信息。此外，培养职工职业精神、爱岗敬业精神，提升保密意识，特别是企业档案的管理对企业发展具有重要作用[6]。档案职工也要保护企业历史发展记忆的真实感、连续性。第二，业务水平。随着科学技术的进步，信息技术得到了广泛应用。将其应用在企业档案管理中，能够提升档案管理效率与质量。对此，还需要企业提升职工业务水平与能力。提升职工信息意识与分析处理能力，在众多档案数据中进行信息整合与管理。第三，提升理论知识素养。档案管理人员不仅要掌握相关专业知识，例如：管理学、技术学等，也要注重现代档案信息服务的知识水平提升，例如：档案传播、电子文件管理等。不断挖掘档案资源，增加档案使用效益。

4 结语

综合分析，档案利用是凸显档案價值特点与经济效益的重要内容。企业经营发展中必须依靠企业档案的利用，才能实现企业经济效益的提升。

参考文献

[1]董志敏.基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].绿色环保建材，2017，（02）：23-24.

[2]覃日珍.企业档案管理的网络信息化及开发利用分析[J].通讯世界，2017，（07）：86-87.

[3]吴艳新，祁瑞峰，耿红霞，刘畅，陶永宏，李小慧.开发利用科技档案为企业创造经济效益[J].露天采矿技术，2016，（05）：63-64.

[4]孟凡秀.科技档案利用在企业中的价值[J].城建档案，2016，（04）：29-30.

[5]张蓉.提高石油企业档案信息利用效益分析[J].陕西档案，2016，（02）：101-102.

[6]杜鹃.探析科技档案在建筑企业生产经营中的作用[J].办公室业务，2016，（12）：72-73.endprint