电子公文使用感知的影响因素分析

邢亚丽+朱菁菁

【摘 要】论文利用层次分析法，建立了以办公硬件、电子公文系统、办公人员个体为准则层并下含14项指标层的电子公文使用感知影响因素评价体系，通过计算组合权重向量和一致性检验，得出各指标在该体系中的综合排序，为企业建立或改善电子公文系统、提高办公人员对系统使用感知程度提供借鉴方案。

【Abstract】 Based on AHP， the paper establish the evaluation system of the influence factors of use perception of electronic official document， the electronic official document takes the office hardware， electronic documents system， and officer as the criterion layer， and including 14 index levels. By means of calculating the combination weight vectors and the consistency check， we work out the comprehensive sequencing of the measures index in the system， which provides reference for the enterprise in establishing or improving the electronic documents system， as well as in enhancing the office personnels using perception of the system.

【關键词】电子公文；层次分析法；影响因素

【Keywords】electronic official documents； AHP； influence factor

【中图分类号】270.7 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0116-03

1 引言

公文是行政主体行使行政权与实施行政行为的必须形式与重要依据，也是作为将来审视行政行为的可追溯性凭据[1]。随着电子办公系统的推广与普及，以计算机和网络手段处理和传输的公文──电子公文已在我国政府及企事业单位推广应用，并在行政管理中发挥着重要作用。但通过调研发现，不少电子公文的实际办公人员们对现有系统并非都积极认可，他们认为某些方面还有待于进一步完善。因此，笔者引入层次分析法（AHP），就电子公文使用感知的影响因素构建了相对完整的层次体系，在将其系统化和定量化的基础上，为电子公文系统的改进提供更为科学客观的依据。

1.1 电子公文使用感知影响因素体系的指标构建

结合笔者近年来的工作经历和相关研究，同时借助对多个企业相关人士的访谈和问卷调查，总结并归纳出共性问题，按照要素之间的支配关系划分层次，建立了电子公文使用感知的影响因素评价模型树（如图1）。其中，第一层为总目标层，即A层；第二层为准则层，即B层；第三层为指标层，即C层。

1.2 电子公文使用感知影响因素评价体系的指标权重计算

首先，应用Saaty等提出的1-9标度法，笔者先后组织30余位相关人士对图1中的各层因素进行两两比较打分，通过计算得到表1-表4的比较矩阵；其次，计算各比较矩阵的最大特征根（λmax）和最大特征向量（W）；再次，进行一致性检验；最后，在通过一致性检验的基础上，计算组合权重向量并利用权重传递原则，得到综合排序（见表5）。

2 电子公文使用感知影响因素评价体系的指标分析

2.1 准则层分析

从表1可以看出，在准则层中，电子公文系统的权重值（0.3953）最大，它略高于办公硬件的权重（0.3486）。这是因为电子公文的运转必须基于既定系统的构建，该系统功能模块是否健全、操作使用是否便捷、批转流程是否高效、界面设计是否友好、系统兼容是否强大等都会直接影响办公人员对电子公文使用的心理感知；同时，电子公文的收发、流转和办结等环节必须通过网络手段加以实现，这就需要相应的办公硬件做支撑，包括服务器性能、网速以及其他办公设备，这些硬件的配置是电子公文系统得以正常运行的先决条件，否则会在很大程度上影响办公人员对系统反应速度的直接感知，更有甚者，可能出现电子公文处理“断链”的情况。相对而言，办公人员个体的权重（0.2561）相对较小，是影响电子公文使用感知的一般因素。

2.2 指标层分析

从指标层14个因子分析出的权重结果来看，网络速度、服务器性能、办公人员的操作熟练程度、系统浏览与操作的便捷性、流程设计的高效性名列影响因素的前五位。网速的快慢直接影响电子公文的处理效率，尤其在公司内部局域网中，虽然现有网速不会影响一般文件的收发，但对于大文件（比如附件为图片的文件）而言，下载速度慢的问题则会凸显[1]。不少办公人员在等待时所产生的焦虑心情极度降低了其使用感知。

服务器性能主要涉及两点：

一是容量大小，服务器要承载大容量数据在服务器和用户磁盘之间的运输，容量过小会影响系统自身对公文操作的响应速度；

二是速度快慢，这主要取决于CPU配置和内存大小，内存越大，其运转速度越快，公文在前端使用的感知就越好。

办公人员的操作熟练程度以及系统浏览与操作的便捷性都同电子公文良好的使用感知呈明显的正相关。比如办公人员的电脑操作能力越强、对系统的熟悉程度越高，其使用感知就越好，反之，就同社会心理学中归因理论所述一样，办公人员会把自己对系统操作不熟悉的原因直接归结于系统本身或是硬件原因，认为这些外在因素影响了其操作的顺畅性。而在系统浏览与操作的便捷性方面，比如设计合理的配置模板能在既定的公文分类基础上，让办公人员快速的套红和发文。endprint

但通过调查发现，目前不少企业的系统在功能模块层级的设计上过于复杂，在公文排版上对是否方便浏览和编辑考虑不够。

流程设计的高效性一方面取决于专业公司在建立系统时的技术支持，他们会预先根据配置模板、部门权限、公文用途等设计批转流程，如果这一流程在现实运转后，不能满足实际工作需要，之后又缺乏有效的流程监控、客观的工作瓶颈分析、后续的流程优化，办公人员对该系统的使用感知就會大大降低；另一方面也取决于自身的企业文化，如果该企业官僚作风明显，行政级别划分严重，那么就会特别细化和强调权限设计，从而影响办公人员对电子公文的感知。

此外，办公人员的处理时效、系统与版本的兼容性、系统功能的健全性以及安全保密性对电子公文使用感知的形成也发挥着比较重要的作用。办公人员的处理时效，即各层级处理电子公文的时间长短，它涵盖公文收文、拟办、各层级领导批阅、公文转发落实等各环节，无论哪一层级出现处理不及时的问题时都会影响公文的处理效率。另外，需要特别提及的是系统与版本的兼容性，要保证办公人员只要使用常见的操作系统均能正常打开页面，同时，在自媒体时代，还要考虑移动办公集成对接性，即在手机等移动终端直接处理问题：一要与移动终端对接，无论其操作系统是iPhone还是Android；二要借助移动终端，比如对未及时审批或签收的公文，通过短信、微信、钉钉等方式进行更催；三要解决电子公文在移动终端不便编辑的问题。

个人使用习惯、办公设备配置情况、界面设计的友好性、办公人员对电子公文的接受程度、系统其他辅助功能等因子的权重值相对较低。

3 结语

本文在充分调查的基础上，运用层次分析法，选取办公硬件、电子公文系统、办公人员个体三个方面对电子公文使用感知的影响因素进行了系统的建模和计算，根据各因素在评价体系中的权重，将其进行整理排序[2]。根据分析发现，网络速度、服务器性能、办公人员的操作熟练程度、系统浏览与操作的便捷性、流程设计的高效性是影响电子公文使用感知的主要因素，是企业在建立或改善电子公文系统时必须充分考虑的重点内容；办公人员的处理时效、系统与版本的兼容性、系统功能的健全性以及系统自身的安全保密性也会在较大程度上影响电子公文的使用感知。

当然，各企业现有的电子公文系统，无论是作为独立的管理系统，还是与办公自动化系统（OA） 集成，因自身特点以及运行时出现的问题不同，在具体的各项指标权重判断上可能存在差异，必要时需修正计算。

【参考文献】

【1】赵屹.电子公文流程与传统公文流程的比较研究[J].档案学通讯，2010（4）：35-38.

【2】李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响 [J].科技促进发展，2012（8）： 49-53.endprint