临床科室办公用品量化管理实践

——颜 晗 徐茂云 于莉莉 崔晓宁

临床科室办公用品量化管理实践

——颜 晗 徐茂云*于莉莉 崔晓宁

目的规范临床科室办公用品管理，提高使用效率。方法分析临床科室办公用品管理中存在的主要问题，利用散点图和线性回归方法，建立收容量和办公用品使用金额的线性回归方程，以此确定各科室的量化标准，推行量化管理。结果2013年、2014年和2015年的收容量同比分别增加5.20%、3.26%和-13.34%，办公用品使用金额分别下降22.13%、1.42%和18.11%。结论办公用品管理日趋规范，使用量逐年下降，取得了明显效果。

临床科室；办公用品；量化管理

First-author's address General Hospital of Ji'nan Military Command, Ji’nan, Shandong,250031, China

本研究所指办公用品为科室日常所用的办公文具、文件管理用品、纸制品以及部分生活用品等(不包括电脑、打印机、传真机等价值较高的机械类办公用品)。其具有价值低、数量大、家庭与办公通用、易浪费等特点，较难进行成本控制[1]。山东省某医院为规范办公用品管理，合理控制费用开支，采用散点图和线性回归的统计学方法，建立了量化管理标准，加强了对临床科室办公用品的管理，取得了一定成效。

1 存在问题

1.1多头管理，职能交叉

医院各类办公用品由多个部门管理，信息科负责计算机、传真机等机械类办公用品管理，该类用品价值较高，管理较规范，不在此研究范围内。医院采购供应中心主要负责相关办公用品的购买、存储和发放，是主要管理单位。各类医疗表格由病案室负责印制和发放，财务科负责部分办公文具的管理，如笔、墨水、信笺、信纸、信封、笔记本等；由采供中心和营房科负责办公桌椅等物品的管理。各个管理部门没有明确的职责界定，存在职能重叠情况。

1.2重复购置，库存成本高

通过对各仓库库存物品进行登记统计，发现主要存在两个问题：一是不同仓库管理的物品有重叠，其中有两个仓库重复的品种多达33种，造成库存成本过大。二是品种过多，远超办公所需。如彩色卡纸、手电筒、餐巾纸、各种型号电池等，甚至电子体重秤、电热水壶等，很多临床科室都有请领记录。上述物品多属于生活用品，本不应该作为办公用品供应科室使用[2]。

1.3管理松散，控制不力

需要办公用品时，由科室填写申请单，科室主任签字后到相应仓库领取。各仓库每月初将上月办公用品消耗情况报经济管理科，经济管理科核算时等额扣除科室成本。未列入常规库存的特殊办公用品，由科室提出申请，机关部门审批后，由相关部门购买后发放。在办公用品的使用上，除扣除成本和特殊用品的审批外，在数量、品种、去向等方面均未采取监督措施，哪类物品由哪个部门审批，也没有明确的界定。

图1 收容量与办公用品散点图

表1办公用品与收容量的直线回归系数(系数a)

模型非标准化系数B标准误差标准系数试用版tSig.(常量)5704.2184957.8681.1510.259收容22.2512.9290.8077.5960.000

2 办公用品量化管理措施

2.1规范办公用品品种

为加强临床科室办公用品的管理，减少浪费，节约运营成本，医院对办公用品的采供现状进行了调研分析，将病案室、财务科、物资采购中心管理的仓库进行整合，统一由物资供应中心管理。同时，对办公用品的品种进行了筛选，确定了基本供应目录，取消了彩色卡纸、手电筒、电子体重秤、电热水壶等30多个临床科室很少使用的品种。对于个别特殊的物品，本着即用即供的原则，经论证后由物资采购中心负责采购。此外，医院取消了目录内办公用品的行政审批，实行科室主任负责制，目录外一律由采购中心主任审批。对目录外办公用品的使用和去向，医务部每季度进行追踪检查，将使用量较大的纳入目录管理，违规使用的立即停止并进行经济处罚。

2.2分析影响办公用品使用的关键性因素

临床科室办公用品是用于保障患者诊疗服务的消耗性物品，其用量具有一定的规律性。本研究通过专家咨询法，初步确定了可能影响办公用品使用量的因素，如门诊量、收容量、住院费用、住院患者总占床日等。为确定关键性影响因素，调取了2013年度各临床科室的门诊量、收容量、住院费用、住院患者总占床日等诊疗数据，并制作办公用品使用金额散点图，判断相关性。结果显示，门诊量、住院费用等因素与办公用品的消耗未见明显相关性，而收容量与办公用品的消耗具有线性趋势(图1)，据此拟合直线回归方程，方程式为：办公用品=5 704.218+22.251×收容量，P≤0.01，说明建立的方程式具有统计学意义(表1)。可见，影响办公用品使用量的主要因素为科室收容量，并且具有线性相关性。

2.3制定办公用品管理的量化标准

为科学合理地确定临床科室办公用品管理的目标值，本研究利用方程式回顾性计算各科室2013年度办公用品消耗量的测算值，对比测算值和实际消耗情况，将科室区分为两类，分别制定2014年度办公用品量化标准。一类是实际消耗量超出测算值的科室。依据回归方程和预计收容量，计算出各科室办公用品的下年度预测值，以测算值为量化标准。另一类是实际消耗量低于测算值的科室。量化标准以上年度办公用品消耗为基础，按收容量同比例增加或减少。在确定2015年度使用标准时，再以2014年度科室办公用品使用金额重新拟合回归方程，确定下年度量化管理标准，以此类推逐年确定管理标准。

2.4加强重点科室的监督管理

根据每年各科室办公用品的实际消耗量，确立监管重点科室。将实际消耗量超出量化标准的科室作为重点管理对象。如2013年有18个科室实际消耗量超出量化标准，对其办公用品使用情况进行回顾性调查，追踪相对贵重、消耗量大的物品去向，职能部门与科室共同分析存在问题，制定整改措施。同时，根据量化标准，物资供应中心仓库按季度为每个科室设立动态预警线，消耗量一旦超出，及时通知，督促科室加强成本控制[3-4]。医院还建立了多项奖惩措施，对超过控制标准的科室进行通报、院周会讲评等，对存在挪用、明显浪费等突出问题的科室进行经济处罚。

3 效果分析

3.1办公用品采购更加理性

以往办公用品的采购品种、采购数量是由采购中心根据经验确定，随意增加品种、扩大供应范围的现象时有发生，缺乏监督制约机制[5-6]。实行量化管理后，医院整合了职能重叠的仓库，避免了办公用品的重复采购和库存积压，采购中心根据办公用品供应目录和确定的使用标准采购，减少了盲目性和随意性，针对性和计划性更强，检查监督也有了客观依据，无端采购行为得到了有效制约。

表2各年度临床科室办公用品的回归方程

年度回归方程常数量同比(%)系数同比(%)20143792.327+16.482×收容量-33.52-25.9320153169.975+15.746×收容量-16.41-4.4620162938.468+14.873×收容量-7.30-5.54

表3各年度临床科室收容量与办公用品的使用金额

年度收容量同比(%)使用金额同比(%)20145.20-22.1320153.26-1.422016-13.34-18.11

3.2办公用品使用更加合理

通过实施量化管理，各临床科室对自身是否存在浪费以及浪费的程度有了清晰地认识，使得科室加强办公用品管理的自觉性增强，形成了注重节约的良好氛围，办公用品浪费明显下降。各年度办公用品的回归方程和使用金额表见表2和表3。

从表2可以看出，2014年开始对临床科室的办公用品实行量化管理以后，利用使用金额拟制回归方程的常数量和系数明显缩小，分别下降了33.52%和25.93%，2015年和2016年的拟制回归方程的常数和系数也逐年缩小。说明在收容量同等的情况下，办公用品的消耗量呈逐年下降趋势，但下降幅度逐年减小。

表3显示，2014年和2015年度在收容量同比均增加的情况下，办公用品使用金额却有明显下降，尤其是2014年度下降幅度比较大，主要有两个原因：一是限制了一些非办公必须品的供应；二是2014年是实行量化管理的第1年，各科室节约空间比较大。2016年医院收容量和使用金额均下降，但使用金额下降幅度更大。

3.3办公用品管理更加规范

医院以量化管理为主要手段，提升了临床科室办公用品管理的科学性。在采供方面，为明确责任、方便监督，医院撤销合并了功能重叠的部门，简化了采购供应环节。医院定期对办公用品采购的品类、库存量、账物一致性等进行检查，发现问题立即追责。这有效遏制了虚假记账、代领、冒领以及超范围供应等现象。在使用方面，由于科室点多面广，单纯依靠管理部门监督检查，效率低、效果差。医院针对临床科室办公用品使用的特点和规律，采用量化管理的方法，通过科室之间的横向对比分析，强化科室自控成本的自觉性和积极性，也体现了“以人为本”的管理理念[7-8]。总体而言，对办公用品形成了一套完整的管理回路，取得了显著成效。

4 小结

近年来，随着医院规模的不断扩大，医院成本控制工作成为难点问题。长期以来，医院高度重视高值耗材、高值药品等物资的管理，管理模式已日臻成熟[9]。但办公用品、医用试剂、低值耗材等，因其价格低、使用量大等特点，没有形成规范的管理模式。山东省某医院针对办公用品管理的无序状态，确立了以临床科室为突破口的思路，采用科学的统计学方法，建立了以量化管理为主要内容的管理制度，实现了办公用品的规范化与科学化管理，对降低医院运营成本，提高工作效率具有重要意义。

[1] 曾道君．乡镇卫生院物资管理存在的问题及对策[J].中国农村卫生事业管理，2005，25(9)：70.

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[3] 杨晓燕，李秀萍.综合量化考评在医院科室考评中的作用与体会[J].中国卫生质量管理,2012,19(2)：56-57.

[4] 李来春,张轶杰,孟庆岩，等.基于量化指标的科主任考核体系构建[J].中国卫生质量管理，2016，23(2)：97-100.

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[8] 李桂莲,朱春林,王 炼.探讨绩效考核在门诊护理管理中的应用效果[J].江苏卫生事业管理,2014，25(5)：8-9.

[9] 王 强.医用材料精细化管理探讨[J].中国医学装备,2016,13(5)：133-135.

Objective To standardize the management of office supplies in clinical departments, and improve the use efficiency.Methods The main problems of the management of office supplies in clinical departments were analyzed, and the scatter plot and linear regression method were used to establish a linear regression equation between the hospitalization capacity and the cost of office supplies to determine the quantitative criteria for each department, and apply the quantitative management.Results The hospitalization capacity in 2013, 2014 and 2015 increased by 3.26%, 5.20% and -13.34% annually, and the cost of office supplies decreased by 22.13%, 1.42% and 18.11%. Conclusion The management of office supplies had been gradually standardized, and the usage had decreased year by year with obvious effectiveness.

Clinical Department;Office Supplies;Lean Management

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.41

颜晗徐茂云*于莉莉崔晓宁

徐茂云济南军区总医院 山东 济南 250031

ThePracticeofQuantitativeManagementofOfficeSuppliesinClinicalDepartments/YANHan,XUMaoyun,YULili,etal.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):129-131

徐茂云：济南军区总医院质量管理科主任

E-mail：xmy1974@126.com

2016-12-08

修回日期：2017-03-06

责任编辑：姚涛