档案数字化管理体系建设问题研究

郑世文

摘 要：近年来，随着我国经济社会发展速度的不断加快和科技创新水平的快速提高，国内各领域的发展都呈现出欣欣向荣之势，尤其是我国的数字化档案管理工作也已经取得了不容忽视的成果，整个数字化管理体系已经初步形成，在此背景下，我国档案管理的工作质量和工作效率也得到了明显的改善，这一切十分让人欣慰。然而，当前我国的档案数字化管理工作尚且存在一些问题亟待解决，还有许多体系上的漏洞需要我们思考和解决。本文主要以当前我国档案数字化管理工作实际开展中經常出现的问题为依托，分析了我国电子档案文件级著录的难点以及相应的完善建议，旨在通过这些探究对我国档案数字化管理工作提供有益的帮助和指导。

关键词：档案；数字化管理；体系建设

经济社会发展速度的不断加快和科技创新水平的快速提高使我国各领域的各行各业发展都呈现出欣欣向荣之势，特别是我国的数字化档案管理工作也已经取得了不容忽视的成果，整个数字化管理体系已经初步形成，档案管理的工作质量和工作效率也得到了明显的改善，这一切十分让人欣慰。但是，繁荣的背后也存在着一些问题和不足需要我们给予正确的认识和辩证的看待。当前，深度整理工作已经逐渐成为电子档案管理活动中的不可或缺的一部分，而电子档案文件级著录也凭着其自身彰显出的独特而强大的优越性在电子档案管理工作中作用日益突出，二者都给我国电子档案管理工作的工作水平和服务效果带来了极大的影响。在此背景下，我们可以清楚地看到，想要让我国档案数字化管理水平和服务效果更上一层楼，就必须认清形势，转变思维，正确认识到电子档案深度整理工作与文件级著录工作二者对我国档案数字化管理工作的重要意义。本文将将主要分析我国电子档案文件级著录的难点，并给出了几点建议。

1 电子档案文件级著录的主要难点

1.1 著录规则具有系统性鲜明的特点

过去，我国一直采用纸质存档的方式对重要的档案进行保存，长期的实践给我国的纸质档案著录工作积累了丰富的经验，因此，我国的纸质档案著录工作水平较高，工作体系也比较完善。但是，随着科学技术的不断进步和互联网的快速发展，电子档案著录已经成为时下越来越流行的档案著录方式，而我国在电子档案著录方面则起步晚，经验十分有限。想要让我国的电子档案文件级著录工作顺利高效的展开，有关工作者正确理解档案著录规则具备的系统性特征，认清系统性对应的工作标准，在不断实践和探索的过程中补充和改进原有的标准架构。总的来说，檔案著录工作的系统性是制约我国电子档案著录工作水平提升的重要因素，当前我国电子档案管理工作经常出现的问题有很多是由于我国档案规则体系不完善引发的。

1.2 著录信息的来源存在问题

文件的背景数据及其来源对整个电子档案的著录工作有着不言而喻的重要意义。这是因为，文件来源的背景、文档的整体结构、内容格式和主要内容等信息都会在著录信息中得以体现。此外，文件利用和查找办法二者之间的关系也是电子档案著录工作的关键内容。尤其是在当今社会，文件系统和背景资料有关的数据与电子档案的相关性很强，有些情况下甚至文件系统和背景信息本身就有相当关键的作用。当前，在我国电子档案著录体系当中，相关数据、背景信息、生成者的著录工作三者的工作重复之处还比较多，对一些检索工具和著录文件总是出现重复操作一定会引起资源和功能不必要的浪费。

1.3 在格式方面的项目设置复杂程度较高

电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。

2 改善电子档案文件级现状的几点建议

2.1 搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础

有关工作者在从事电子档案文件级著录相关活动时，想要更好的提高著录工作的水平，就必须依托现代化的信息技术手段和数字技术方式，优化电子档案著录和管理工作。可以通过搭建文件级著录软件平台的方式，使接下来的的电子档案著录工作更有秩序的进行。此外，对于那些容易出现变动，易变性比较高的电子档案，还要从实际情况出发经常予优化与改进。由此可见，著录工作的灵活性非常高，想要切实的保障电子档案的应用价值和实用价值，提高档案数据资源的准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。

2.2 明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展

管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。

2.3 外包模式及管理工作的细化分析

相关工作者在从事电子档案管理工作时，要注意分解各级著录管理工作与外包模式。也就是说，工作人员不单单要严格按照相应的规则和标准对电子档案进行管理，还要努力改善服务现状，提高服务效率，优化服务水平，从而让我国的电子档案配置事业朝着更科学、更合理的方向迈进。此外，工作人员还要注意及时调配相关装备、预算和人力资源方面，选择合理的管理方式开展高效率的管理工作，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。

参考文献

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志，2014（3）.

[2]闵莉.探究档案数字化管理体系建设面临的困境及应对策略[J].卷宗，2015（9）.

[3]吴静华.浅谈我国社会保险档案的数字化管理[J].中小企业管理与科技，2013（9）.

[4]孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].黑龙江科技信息，2016（17）.