档案数字化建设与数字化档案信息的利用

张静

摘 要：档案数字化是档案管理事业发展趋势，只有提高数字化档案的利用率，解决数字化档案利用中的实际问题，才能推广普及档案数字化工作。

关键词：档案数字化；数字档案利用；策略分析

本文主要探究档案数字化建设的主要意义，当前档案信息化利用中存在的问题，以及有效的档案数字化管理策略。

1 档案数字化建设的主要意义

1.1 促进信息资料的数字化管理

档案数字化建设有助于实现信息资料的数字化管理，可以实现对各种有价值信息的全面存储和管理，对于运用大数据技术通过现有档案数据分析，从而为发展建设提供新依据和必要支撑。首先，通过计算机技术实现档案数字化管理，可以把传统的纸制档案变成数字化的信息，有助于原始档案信息的开发，有助于实现对传统纸制档案和视频图片等资料的全面管理，能够在传统档案中挖掘出更多有价值的潜在信息和内容。其次，档案数字化管理扩展了档案数据信息的来源渠道和管理方式，可以围绕企事业单位的日常运行过程自动收集各种数据信息，实现了对运行过程的全面管理，提高了档案管理的科学化水平。第三，随着数字化档案管理工作的不断推动，档案使用的效率与质量越来越高，档案服务也日趋精准，从而全面推动了档案事业和档案技术的快速发展。

1.2 全面优化数据信息处理过程

档案数字化管理全面优化了档案数据信息的处理过程，不仅减轻了档案管理人员的工作压力，而且提高了档案管理工作质量，解决了传统档案管理效率低的实际问题。首先，通过数字化的管理系统对档案进行数字化的处理操作，可以借助计算机实现对少量档案数据信息的检索，可以提高档案的使用效率。其次，通过系统化的软件来进行档案数据信息的操作，可以优化档案的使用流程，实现对档案数据信息的综合化运用，有助于提高档案数据信息应用的综合化，实现了对档案数据信息的全面优化处理，提高了档案数据存储管理效率，可以方便档案数据信息的快速使用查询。第三，档案数字化实现档案进行全面管理目标，实现传统管理方法与现代数字化管理的有效衔接，构建了更科学的档案管理系统，而且可以借助先进的设施设备实现智能化的档案管理。

2 数字化档案信息使用中的问题

2.1 数字化档案使用操作繁琐

目前影响数字化档案信息使用的主要问题在于数字化档案使用有操作的方法过于繁琐，数字化档案的智能化水平相对过底，数字化档案还不满足人们的实际使用需求。首先，数字化档案的操作程序相对复杂，未经过专业训练或懂得基本操作知识的人员很难自主运行数字化档案系统检索到有价值的信息。其次，数字化档案提供智能化服务的水平有限，现有的数字化档案系统还不能根據用户的实际使用需求和倾向进行个性化的推送服务，因此影响了档案数据信息的使用效率。第三，目前用户使用数字化档案的意识不强，没能认识到数字化档案的实际价值，缺乏对数字化档案价值开发，在传统理念影响下没能高效使用数字化档案。

2.2 数字化档案管理制度落后

现有的数字化档案管理制度还不满足档案数据信息使用的实际需要，现有数字化档案管理制度还不能有效约束档案用户的实际使用行为，导致数字化档案用户操作档案错误，不仅影响数字化档案使用的效率，而且影响数字化档案信息的安全。首先，数字化档案操作人员的信息化意识和信息化操作能力不足，没能养成良好的数字化档案的操作使用习惯，不注重对档案管理系统的有效维护，因此影响了档案数字化系统作用的发挥，极大的挤占了档案数字化空间。其次，当前档案管理人员的数字化意识不强，没能把有价值的档案信息进行数字化处理，导致数据化档案使用率不足，档案使用人员得不到真实全面的数字档案信息。第三，目前还没能实现对数字化档案用记有权限管理，导致不少涉密档案保管不严格，任意人员可以随意调取数字化档案，因此影响了数字化档案工作的效率，导致数字化档案管理中存在的漏洞。

2.3 缺乏专业的档案管理人同

缺乏专业的数字化档案管理人员，不仅不利于数字化档案的开发和利用，而且影响了档案使用人员的使用，严重的阻碍了数字化档案事业的发展。首先，当前基层单位缺乏专业的数字化档案的操作和管理人员，数字化档案建设水平滞后，现有档案管理人员不满足档案数字化建设的需要。其次，当前基层单位对档案数字化管理人员的培训不足，没能全面提高档案数字化操作人员的能力水平，导致现有的档案管理人员不能根据用户的使用需求对档案数字化管理进行必要的创新和推广。第三，缺乏科学的绩效考核方式，在现有的绩效考核体系当中没能充分的并重数字化档案使用用户的意见，导致缺乏对档案数字化建设的正确引导。

3 数字化档案信息使用建设策略

3.1 创新数字化档案管理理念

做好档案数字化管理工作，必须创新数字化档案管理理念，解决当前数字化档案管理建设的实际问题，实现数字化档案管理工作的全面创新，做到档案管理制度与方式方法的不断更新。首先，围绕现代数字化档案管理技术发展趋势，注重引进相关软硬件设施设备，解决当前档案数字化建设的硬件水平不足的实际问题，有步骤的实现数字化档案管理设备的更新。其次，加强档案管理制度理念的创新，提高档案数字化管理工作水平，树立档案管理人员信息意识，围绕着信息化的档案管理需求，不断提高档案管理人员的能力水平。第三，注重形成数字化档案建设和数字化档案信息利用的氛围，宣传数字化档案的实际价值，引起各方面对数字化档案的重视，这样才能给数字化档案建设创造良好环境。

3.2 加强档案管理软件的开发

为了落实好档案数字化工作的任务要求，必须加强数字化档案管理系统软件的开发，着力建设优良的数字化档案操作环境，切实满足档案使用的实际需要，着力为档案数字化管理提供必要保证，打牢档案数字化建设的基础。首先。加强档案数据库系统的建设，全面提高数据库系统的建设水平，着力满足数据库发展更新的需要，不断根据行业档案数据信息增加的实际需要，全面完善档案数据库系统的结构和做好数据维护工作。其次，开发高效智能的数据管理系统，有效通过软件系统满足用户的使用需求，全面提高数字档案推送和智能服务的能力水平。第三，加强网络环境的建设着务提高数字档案在网络环境下运行的能力，这样才能保证数字化档案的传递和使用价值，满足用户的实际使用需求。

3.3 做好档案管理人员的培训

全面提高档案管理人员的能力水平，解决当前数字化档案建设人才队伍不足的问题，对于提高档案数字化建设的质量，促进数字化档案信息的推广普及有重要的价值。首先，应当加强档案数字化建设人才的选拔，把有着丰富的经验和专业知识人员充实到数字化档案建设的一线岗位上来。其次，加强数字化档案管理人员专业素养培养与教育工作，全面加强业务培训，巩固档案管理人员业务能力，不断满足数字档案维护的需求。第三，加强对档案管理人员的绩效考核与监督工作，保证档案管理人员履行好数字化档案管理职责，做好具体的数字化档案管理工作。

4 結论

保证档案数字化事业的建设发展，必须创新档案数字化管理体制，完善数字化档案信息利用的管理制度，在保证数字化档案安全的基础上，全面提高数字化档案的使用效率，解决好当前数字化档案使用中的问题。

参考文献

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[2]苗壮.浅谈推进档案数字化建设的几个问题[J].东方企业文化，2014（18）.

[3]张娟，张新宏.浅析高校学生档案数字化建设工作[J].黑龙江史志，2014（22）.