信息化背景下如何改进书店档案管理工作

王莉丽

摘 要：随着经济的快速发展，档案管理带来了巨大的压力和前所未有的机遇。因此，探究信息化背景下如何改进书店档案管理工作具有重要的意义。本文详细探讨了信息化背景下如何改进书店档案管理工作，旨在改进书店档案管理。

关键词：信息化背景下；书店；档案管理

目前信息技术的应用早已渗透到生产生活的各个角落，为如今各项人类的社会活动提供了扎实的技术支撑，在无形之中使得社会运行方式发生了翻天覆地的变化。档案是人类社会进步到一定阶段后诞生的，所以也一定会在后期的社会发

展中隨着社会的变化，通过自身形成、传递等自身运动而产生根本性的变化。在信息化的浪潮下，人们并不是简单地改变档案载体形式以及管理方法，而是站在更高的层面上，对信息技术的发展规律进行研究，基于此对管理理念和方法进行全面的革新。企业的管理工作覆盖范围十分广泛，信息化建设即为其中之一。在如今信息时代背景下，过去的档案管理模式的缺陷日益暴露出来，不能为数字化档案管理提供足够的支持，电子档案已经成为档案最主要的存在形式，因为这种发展方向和管理工作面对的挑战更加严峻。这种新的机遇和挑战要求档案管理工作将重点转为怎样从文件、图纸之类的记录中提取有价值的信息，并将其提供给相应的部门和人员。因此，信息化背景下如何改进提高书店档案管理工作具有重要的意义。

1 加大投入，强化软硬件基础设施建设

要搞好书店档案信息化建设，就需舍得投入人力、物力、财力，配置与书店档案信息化相适应的软硬件设施。当前，各级书店档案部门的财力主要来源于书店自身，这就要求书店档案部门要积极争取单位领导的重视和支持，为书店档案信息化建设创造必要的条件，提供必要的软硬件设施保障，以保证这项工作的顺利开展。其中软硬件设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥书店档案信息化的整体效益，加快更新改造的步伐。

2 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

3 完善信息系统，适应电子档案管理的需要

要实现书店档案信息化，就必须结合当前信息技术和计算机系统综合分析与应用的实际，建立有效的书店电子文档管理计算机信息系统。首先，要合理地利用计算机技术，在计算机条件之下进行书店文件档案的管理和控制流程，使之适应书店电子档案管理的需要；其次，依据当前现代化的实际情况综合进行分析，提高计算机系统软件功能的设计方案和设计作用，保证工作中计算机软件系统能够满足当前书店电子档案管理的要求。

4 要加大投入，增配软、硬件设施

档案管理在未来发展的主要目标是信息化，在档案管理方面逐渐趋向数字化和网络化已经成为大势所趋。档案信息化建设不可或缺的基本条件是基础设施建设和软件以及硬件基础设施，同时也是档案信息资源开发利用以及应用信息技术的前提，档案信息网络是其核心内容。同时也是档案信息传送、交换等的必要方法，是档案信息资源开发和网络建设的技术前提和保证。要投入一定的财力增配软件和硬件设施，使其与档案管理现代化相匹配，加快档案信息化建设效率。

5 提高人员素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案管理中需要有人来实现操作和控制，信息化在一定程度上可以滿足档案管理的需求，但是由于其信息化性质使得其在管理的过程中容易出现各种由于审阅问题而出现的缺陷问题。书店档案管理人员必须具备多元化知识才能够在当前工作中满足当前书店档案管理工作发展的要求。现代化知识将成为每一个书店档案管理人员工作中学习掌握的重点，通过对各种相关知识的学习，才能不断提高书店档案管理人员的素质。因此，建立具有现代化科学技术水平的书店档案管理队伍是当前工作的重点。书店档案管理人员必须具有多元化的知识结构，建立复合型人才群体和梯队型人才结构，这样才能更好地做好书店档案管理工作。

6 结束语

综上所述，信息化背景下如何改进书店档案管理工作对书店档案管理的发展具有重要的作用。因此，必须进一步提高和完善信息化背景下如何改进书店档案管理工作的措施，只有这样才能促进书店档案管理的发展。

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