办公自动化环境下医院档案管理探讨

齐瑞青

摘 要：文章分析了办公自动化本身涵义和运用特征，同时阐述了办公自动化环境下开展医院档案管理所存在的一些问题，最后结合工作实践经验，总结了一些有效地管理策略。旨在提高办公自动化在医院档案管理工作中的运用水平，从整体上保证医院档案管理工作有效性。

关键词：办公自动化；医院档案管理；问题；策略

1 分析办公自动化

1.1 自身涵义

所谓办公自动化，实质上指的是在现代化网络技术的利用下处理各种办公室事务的过程。在办公自动化技术的利用下，人们不仅能够接收和管理各种信息数据，而且还能够提高办公效率的准确性、高效性。可以这样认为办公自动化是一种依靠现代化高新设备对办公业务进行管理的手段，其改变了传统的人工管理形式，在提高医院档案管理质量的同时，还能够提升管理效率。因而在医院日常的档案管理工作中引进办公自动化管理技术非常重要，其有助于简化管理者的工作流程、减少工作量，有助于维持整个医院档案管理系统的高效、稳定。

1.2 运用特征

通过大量资料文献查阅我们认为，办公自动化技术主要的特征表现在三个方面，即灵活的存储方式、共享资源以及快速精准的业务处理能力。其中，灵活的存储方式主要指的是在办公自动化技术的运用下，能够自动将医院内所有的文档以视频或图像的形式存储到档案管理系统中，这样一来不仅简化了工作流程，减轻工作量，同时还节省了工作时间，提高了工作效率，并且以电子文档的形式代替原有的纸质文档，延长了资料保存时长；共享资源是指在办公自动化技术的运用下，原来的医院档案管理行为得到了规范，加之网络技术的应用将各科室间的信息统一起来进行管理，以此增强了信息流通能力；最后一点特征则是在网络技术利用下，信息资料能够自行进行存储，人们需要什么信息只需要通过电子软件搜索即可，这样一来省去了很多资料查找时间。

2 分析存在问题

2.1 素质水平偏低

从实践调查中我们发现，某些医院档案管理人员并没有学习新技能、掌握新设备的意识，无论是他们的技術管理手段，还是思想管理观念依然停留在“纸质管理时代”，因而来到“办公自动化”时代后，无法适应新时代档案管理需要，即表现出信息技术水平低下、自动化办公知识不足等，显然这与新时代复合型人才需求相违背，即表现出较低的素质水平。

2.2 档案资料安全性偏低

在网络技术发展的同时，盗密技术也在如火如荼的发展着，诸如：前段时间恶劣影响巨大的勒索病毒，不断发展的盗密技术使得各种电子文件的存储保密性受到怀疑，即便是医院内部已经利用了办公自动化技术，却依然避免不了电子档案被盗用、篡改等问题，这便意味着很多医院的档案资料安全管理性能偏低，这不仅会阻碍电子档案管理作用的发挥，严重者还会使医院各方的利益受到损害，因而便要求各医院需不断掌握更多的办公自动化技术，以将一个更加完善的电子化档案管理系统构建出来。

2.3 办公自动化档案管理整体水平偏低

从国内医院现阶段办公自动化在档案管理中的运用现状来看，管理水平低下是办公自动化可持续发展的主要影响因素，究其原因主要是大部分医院没有足够认识到办公自动化运用在档案管理工作中的重要性，因而表现出软件应用水平低、资金投入少以及软件开发能力不强等问题，即显现出办公自动化化管理水平低下。

2.4 管理体制不够规范

虽然从长远的发展来看，办公自动化技术在医院档案管理工作的利用，利大于弊，但是对于其中存在的一些问题不容忽视，这些问题随时有可能影响整个医院档案自动化管理系统的顺利运行。除了上述問题需要引起重视外，还应对规范性管理引起重视。但从我们了解到的情况来看，管理体制不够规范这一问题十分明显。如：办公自动化技术的运用，省去了大量人工劳力，这在一定程度上也增加了工作者的“惰性“，即只是将各种档案信息存储到档子文档中，却没有保存纸质原稿，因为他们认为电子文档是永久，保存纸质原稿不仅没有必要，还会耗费大量的时间、储存空间等。但正如我们素质，电子系统容易出现故障或被人为破坏，一旦电子档丢失，便很难再找回来，这便是管理体制不够规范造成的。

3 分析有效提升策略

3.1 科学展开培训工作

针对医院档案管理者在办公自动化环境下管理水平低下的问题，首先需要做的是提高医院档案管理水平，即提高管理者业务能力、素质水平等，而这便需要对他们进行培训。

诸如：医院需针对内部档案管理者的实际业务水平，制定详细的培训计划，并聘请专业的培训人员对各个管理者进行培训，并建立专门的考核机制，以此对培训效果进行检验，以便根据考核结果不断对培训方式进行调整与优化，从而选择管理者最乐于接受的方式提高培训热情、学习积极性。

3.2 合理展开网络监管活动

为了使医院内部的自动化档案管理工作安全性受到保证，就需要不断对网络安全监管力度进行强化，如：医院应逐步增强档案信息管理权限、防火墙的设置力度，针对档案资料重要性的不同需将档案分成不同重要等级进行管理，以此增强各档案的安全管理性能。

此外，为了放置出现档案遗失、篡改等问题，需要设置严格的访问权限，并增加密码功能，尤其是对于一些极重要的档案资料而言，必要时需增加纸质档案存储方式。

3.3 科学制定自动化管理体系

想要提升医院整个的自动化档案管理水平，就需要将一个统一且完善的自动化管理标准制定出来。

如：我院根据国家有关部门出台的自动化使用与管理规范，结合本院档案资料自动化管理实际，将一个完善的，符合使用要求的自动化档案管理体系构建出来，并要求医院内每一位档案管理者都必须熟知管理体系中涉及到的内容以及要求掌握的技能，并且在日常工作中应在管理体系严格地遵循下实施管理操作，以此保证自动化档案管理的有效性。

3.4 合理搭建自动化档案管理平台

众所周知，任何一种高新技术的应用与发展，都是从实践中总结出的经验。针对国内各医院业务规模、服务能力等的不同，在具体的自动化档案管理工作中，应当根据医院自身的实际情况进行，即规模较大的医院资金雄厚，规模较小的医院可供周转的资金较少，若不同规模的医院使用的是同一种自动化档案管理模式，显然不适宜。我们认为各医院应从实际出发，在办公自动化环境下将一个适合自身使用的网络档案管理平台搭建出来。

4 总结

综上所述，受到经济与科技的影响，办公自动化技术逐渐运用到各医院档案管理中，而文章通过对办公自动化技术相关的涵义、特征进行阐述，同时分析了医院在办公自动化环境下进行档案管理存在的问题，最后结合工作实际提出了一些有效提升策略。

参考文献

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