浅谈如何提升办公室档案文书管理工作

严劲芬

【摘要】经济社会高速发展为信息化时代到来奠定了物质基础，对于办公档案管理的要求也越来越高，如何能够真正有效地提高办公档案工作，是每个行政管理单位办公优化的全新课题。本文针对目前办公档案管理工作的优化和提升提出了意见，希望可以在未来的工作中得到改进。

【关键词】办公室；档案文书管理；提升

办公室档案文书管理代表着行政管理单位整体信息汇总能力和管理能力，通过内部的上下沟通，进行协调作用。日常工作中，只有不断提升行政部门内部管理能力，才能使办公室文档管理水平不断提高，为行政部门的长期稳定发展提供长远的作用。

一、针对文档管理所存在的相关问题

（一）档案管理内容缺乏创新性。现今社会，很多单位从根本上没有重视档案文书管理，因为平时工作比较繁忙，所以很多单位的领导还是以传统的管理方式进行档案文书管理。相关负责人员缺乏专业管理创新常识，没有档案管理和保护意识，这种情况下造成行政单位对于档案文书利用率不高的情况发生。

（二）档案管理方式落后。很多单位对于档案管理的监管制度落后，多数的档案管理人员都是兼职，缺乏對档案文书管理的责任心，行政单位对于这块工作的投入不大，管理资金有限，无法更好的整理和开发档案文书。

（三）不重视档案文书管理工作。很多单位没有专门深入开发档案管理，所以没有意识到文书管理的重要作用，档案文书管理工作又是一个需要细致、耐心、时间的工作，而且不易出成绩，所以很多员工对这种工作的积极性不高。单位领导对档案管理不重视，所以也没有对负责员工进行专业的档案管理培训，员工也因为领导不重视档案工作而不积极工作，即使努力工作，也得不到领导重视和肯定，待遇也没有其他岗位好，所以很多员工常常疏于管理档案文书。

二、具体提高档案管理的方法

（一）制定合理的管理制度。对于行政单位来说，档案文书管理是非常重要的，需要相关领导的重视才能得到良好的发展，发挥其重要作用。为了能够更好地发展档案文件的作用，就必须制定严谨的规章制度。没有规矩不成方圆，只有制定严谨制度才能督促员工在正常轨道范围内进行工作，不会越雷池。树立严格的职业操守，确保档案文件管理工作正常運行。

（二）加强档案文件管理人的工作能力。档案文件管理工作是一项极细致和专业的工作，需要负责的工作人员具有良好的职业操守和专业能力。档案管理人员的工作能力和专业素养直接影响档案文件整体的归纳和整理水平，所以，各行政单位应该加强对档案文书管理人员的专业培训，加强思想教育，利用专业人才对档案文件进行管理，确定负责人。通过专业人才的整理归纳达到对档案文件合理保存和利用。

（三）从根本上重视档案文件管理。要想从根本上提高档案文件管理能力，就必须从观念上加强重视，提高工作人员对于档案文件管理工作进行深刻理解，鼓励员工积极参与专业学习，增强理论和实践知识，深刻明白档案文件管理的重要意义，领导也要加强对档案文件管理工作的重视，认真的帮助员工树立正确的工作意识。

（四）领导的鼓励促进员工进步。领导的正面激励能够很容易调动员工积极性，因为档案文件管理工作的工作内容决定档案文件管理工作很难做出明显工作成果，所以员工就很难全身心投入到档案文件管理工作中，而领导的鼓励作用就很突出了，领导需要不断鼓励员工，对于档案文件管理工作的员工工作要予以肯定，要提高员工的福利，确保员工能够安心工作。并且也要树立竞争责任制，要积极招聘一些专业性档案管理人才，努力地提高档案文件管理工作的硬件设施，让员工懂得利用现代化的档案文件管理手段更改原有的传统式管理，优化办公环境，增加员工归属感，从而增强了员工积极性，提升了员工的工作动力。

（五）增加档案管理利用率。作为行政管理部门，应该鼓励员工积极合理的利用档案文书，增加员工开发项目，积极查阅原有档案文件作为科研基础，促进档案文件管理制度的正常运行，增强档案信息的重视程度，有效促进了办公室档案文件管理能力的提高。

三、结束语

行政管理单位正常良好的发展就必须对档案文件加以重视。只有良好合理的管理档案文件才能使企业在健康有序的情况下发展，要合理规范档案文件管理制度，明确档案文件负责人，加大资金投入，加大对文件管理重视，强化档案文件借阅人员的责任和文件保护措施，从各个方面认真的开发档案文件管理水平，为企业现代化管理档案文件做出应有贡献。

【参考文献】

[1]韦华.浅谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].卷宗，2016（9）：24-25.

[2]董小莉.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016（7）：91.

[3]白宇红，侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2012（3）：113+115.

[4]周宏.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].管理观察，2013（29）：179-180.

[5]朴秀兰.谈如何提升办公室文书档案管理工作[J].办公室业务，2013（15）：13.